社会保险业务电子档案常见问题与解决方案

摘 要： 随着天津市社会保险经办系统的升级，社会保险业务进入电子经办时期。而随着电子经办生成的社会保险电子业务档案，也出现了新的档案问题。本文从实际工作经验出发，对社会保险业务电子档案出现的问题进行了分析，并对解决问题提出合理化建议。

关键词： 社会保险、电子档案、常见问题、整改方案

【中图分类号】F842.61     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）17-0296-01

为提升档案影像质量，便于影像查询利用，维护档案凭证价值，档案馆对金保二期系统上线后产生的业务档案影像进行验收，验收发现各类问题，其形成原因既有系统因素，也有操作人员失误。现将出现问题进行盘点梳理，并分析其原因与改进手段。

1 案卷问题类型

1.1 影像模糊

初步分析造成该问题的原因为材料处于运动状态时进行高拍操作。反映出经办人员责任意识不强，工作不够认真细致，没有关注高拍影像的质量。在档案整理过程中，专、兼职档案管理人员两步查验也未认真履行职责，对档案影像的质量把关不严。

1.2 影像缺失

（1）主表缺失：

造成该问题的原因初步分析有以下四种情况：一是打印主表不成功时，经办人员未尝试多次打印;二是系统故障，经办人员在尝试反复打印后依然无法打印出主表;三是主表在转化影像前遗失;四是拍摄影像时遗漏主表，在后期专、兼职档案管理人员两步查验时也未能仔细检查，对档案影像的留存未能引起高度重视。

（2）附件缺失：

在预验收时发现存在有二级目录但无相应影像的情况。经初步分析，造成该问题的原因一是附件在转化影像前遗失;二是拍摄影像时遗漏附件，在后期专、兼职档案管理人员两步查验时也未能仔细检查;三是业务经办不合规，在参保对象未能提供要件的情况下，依然办结业务。

1.3 影像信息与著录信息不符

造成该问题的原因主要是业务材料未能拍摄在正确的电子条目下。反映出经办人员疏忽大意，同时，在档案整理后续的自查自验时也未认真履行职责，及时纠正。

1.4 一件内有多件内容

经初步分析，造成该问题的原因为使用中速扫描仪不当，自查自验不严谨。

在使用中速扫描仪时，机器只识别出第一件主表的条码，后面一件或几件的条码未能精准识别，造成系统默认后几件材料为第一件主表后的附件，在系统中显示为一件。中扫时未能核对影像扫描是否无误，条码挂接是否准确，在后续的自查自验时也未能发现该问题，及时改正。

实体案卷信息与系统著录项内容不一致，将正确纸质档案重新高拍或补扫后归档，原错误影像由于系统设置原因不能删除，形成一件内有多件内容。

2 案卷问题解决措施

2.1 影像缺失/影像模糊

此类问题案卷且为双套留存的，由分中心利用影像特殊处理功能对问题所对应的纸质案卷进行补拍，将新生成的电子影像挂接到该案卷电子条目处。

影像缺失问题分以下两种情况讨论。一、由于集中扫描过程中，扫描仪由于未能成功识别导致将多件影像视为一件，从而导致部分条目只有著录信息无影像信息，该类问题案卷经回退后由分中心通过影像特殊处理模块，对影像缺失件进行补扫、补拍处理即可完成修改。二、、由于影像重复上传导致的影像缺失问题，一张影像，如果经高拍上传后又通过集中扫描重复上传，就会导致该件影像无法显示。

2.2 影像信息与著录信息不符

此類问题的案卷，由分中心进行核实，如纸质案卷与电子条目信息一致，但和电子影像信息不一致，由分中心利用影像特殊处理功能对纸质案卷进行补拍，将新生成的电子影像挂接到电子条目处;如纸质案卷与电子影像信息一致，但和电子条目信息不一致，由分中心利用影像特殊处理功能重新定件，将该件加入此案卷，并重打该卷改卷封皮、目录和备考表。

此类问题属于必须由分中心进行修改的问题。含有该问题的问题案卷回退至分中心后，分中心将问题件与纸质案卷对应的纸质件进行比对，通过影像特殊处理模块将与著录信息对应的纸质件补拍，并将影像保存至对应条目中，即可完成修改。

2.3 一件内有多件内容

此问题经与实体案卷核对如确定存在影像信息为著录到案卷目录内，则将此案卷回退至各分中心，由分中心利用影像特殊处理功能，将多余影像对应的纸质案卷进行补拍，将新生成的电子影像挂接到对应的条目处。

此类问题分以下两种情况讨论。一、由于补拍，补扫后旧影像无法删除而形成的多件问题。这种情况是由于分中心对存在影像问题的问题件进行补扫、补拍后，由于系统中无法删除原始影像从而导致影像件数多于著录信息件数。针对这类情况，只要该件内的影像信息与该件内著录信息相符，即可不视作问题案卷。二、由于集中扫描过程中，扫描仪由于未能成功识别导致将多件影像视为一件，形成一个条目内包含多件影像的问题案卷，该问题需比对著录信息与影像，如该件内含有与著录信息对应的影像，即可不做修改;若该件内的影像全部无法与著录信息对应，则应将改卷回退，分中心通过影像特殊处理模块对影像进行补扫、补拍处理即可完成修改。

2.4 建议解决措施

（1）影像参与业务经办审核。

在一些特定业务经办过程中（如限时办结和通知办结的业务），可将电子影像传递给业务审核部门进行审核，待审核信息（如业务审核办结）反馈后，将电子文件做办结确认。电子影像直接参与业务经办、审核过程中，不仅能提高经办效率，减少经办风险，同时能保证电子影像质量。

（2）电子印章应用。

在业务主表中使用电子印章。电子印章无论在安全性方面，效率方面或是管理方面都优于传统的物理印章。具有安全性高，可加速协同办公效率，管理方便等优势。如充分运用到前台业务经办中会在保证主表档案要素齐全的基础上，更好地提升前台经办效率，更好地服务参保单位。

（3）凭证电子化

人社系统相关部门、其他行政审批部门直接传递的或可以共享信息，如电子身份证，电子社保卡、劳动合同分区花名册、工伤鉴定结论等。可直接作为业务经办中审核要件，并建议只留存电子文件。

（4）在线上传经办审核要件。

充分利用互联网的便捷性，在一些业务中参保单位或部门通过特定信息系统接口传递的电子数据、经办审核要件，直接作为社会保险业务审核依据，且由数据来源单位或部门负责对数据准确性进行解释的，无需将电子数据再转换为纸质材料。

参考文献

[1] 王丹.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2019，15（05）：34-35.

作者简介：刘亚奥，助理馆员。