水利工程档案管理中的问题及对策

王倩倩

摘 要： 水利档案是水利活动的原始记录，是水利事业的宝贵财富。做好水利档案信息资源利用服务工作的目的就是全面实现其价值，更好地服务于社会。本文分析了档案管理中存在的普遍问题，并提出了改进措施，为今后档案管理工作提供参考。

关键词： 水利工程;档案;管理

【中图分类号】C931.3     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）17-0294-02

水利档案记载了水利的发展历程，记录着历代水利人治水的成功与失败。水利档案将历来的治水经验呈现给人们，避免了后人在开发利用水资源中走弯路。新世纪以来，我国水利发展进入了一个新的时代，水利发展依然占据重要地位，也面临着重大机遇和挑战。在经济发展的新形势下，水利工作要突破旧格局，水利档案工作也要注重开发利用，在工作的深度和广度上有进一步的发展。

1 我国水利档案开发与利用中存在的问题

1.1 馆际关系不协调

利各单位档案馆归各单位领导。由于地域的限制，加以技术、经费等原因的制约，馆际间各自为战，虽然偶有培训，却没有形成一个有效的档案信息交流系统平台，培训时间短，问题交流少，培训结束后，大家的联系减少甚至不联系，这对馆际间业务工作的展开有一定的影响。馆际间合作主要依靠学术交流、业务指导，但由于资金、地域等的限制，到外省市和兄弟县水利档案馆学习的机会也各有差异。地区发展迅速、单位效益好的，就可以多去考察、学习，拓宽眼界，而条件不够的，则机会较少甚至没有，造成水利档案馆向两极发展。

1.2 档案机构设置不健全

按档案法规定，一个单位的档案工作，可以设立专门机构，也可以设专职档案人员。有些机构虽规模大，内部也设立了很多机构，但也只是在将档案员设在办公室内;有的单位将档案室设在办公室内，并不单独成立档案室。有的水利档案为图方便在各处室自行保管，没有集中交归档案室，造成利用时无从查询。

1.3 服务方式单一

水利档案的服务方式一直以“你来我查”的馆内服务为主。信息的提供也以內部为主，虽然编目检索等基础工作做得不少，但却没有与利用有机结合，功能性较差，使用范围窄。群众对水利档案馆内资源了解的少，有时查询资料与档案储存信息内容不符，很难找到自己需要的文档资料。在编研工作上没有突出地位，档案部门的信息仍存在分散、缺少系统整理的问题。对水利档案的二次加工、三次加工的信息产品极其少，没有将水利档案转变为书本图册等形式向社会传播，也没有较多地通过广播、电视等媒体向社会主动传递档案信息。

1.4 水利档案信息建设不够完善

对于一些专业的软件，如水质监测系统、水资源管理系统等不能同步进行，系统上对水利档案管理工作相对不健全，缺乏统一的管理模式，对于电子档案概念的建立是比较模糊的，更强调的是纸质档案的建立，这使得整个档案信息建设处在一个失衡的状态。另外，水利档案的储存与信息不够集中、基础工作做的不扎实。水利档案平时无人管理，用时到处翻找的状况严重，无法进行系统的编研工作，尤其是一些重要技术资料可能流失在个人手中，使用时查无下落，严重影响了技术档案资料的完整性、档案的积累和水利工作效率的提高，影响对水利档案的开发与利用。

1.5 馆藏工作不合理

在馆藏工作中有着以下三方面问题：一是库藏结构不合理，偏宏观，反映一般性工作较多，而微观的、专业性的档案太少;反映上级机关活动、指示性、方针政策性的档案多，反映下级机关单位活动的档案偏少;纸质档案偏多，其他载体的档案偏少，不利于档案的长期保存。二是库藏档案文件清理有待优化，同一全宗内的重复文件保存情况偏多;保存价值低或已经失去保存价值的，或经鉴定需要销毁的文件仍存在。三是完整性不够，某些全宗内的档案由于各种主观与客观因素的影响没有收集齐全。

2 完善我国水利档案开发与利用的对策

2.1 水利档案馆与社会之间要实现双向参与

水利单位是服务单位，其目的就是为社会提供服务功能，为社会经济建设服务，因此应该与社会互动起来，实现双向参与。水利档案馆资源丰富，是社会人士了解水利信息的最佳场所。水里档案馆还具有服务教育功能，全球变暖、沙尘雾霾天气等恶劣环境越加严重，急切要求人们增强保护环境意识，节约水资源，注重水土保持。让人们走进水利档案馆了解水利，了解水，鼓励青少年学习水利知识，为祖国未来的水利建设打造坚实基础。

2.2 促进水利档案管理机构高效化

实现管理机构的高效化，就是要充分发挥档案部门的工作效率，科学管理档案。整个水利档案系统，在服从党的方针路线，学习党的十八大会议精神的前提下，建立水利档案事业的总体目标和近期目标，各省、市、地、县所属的档案部门确定具体目标。在总目标的指导下，各水利部门的具体目标通过制定具体计划进行落实，最后落实到水利档案工作人员。任务明确后，还必须使整个系统的每个单元明晰自己的职责，即建立目标责任制。目标责任制的建立有利于工作质量的提高，开创水利档案工作的新局面。

2.3 应用现代技术提高开发利用水利档案技能

可充分利用网络覆盖面广、信息量大的优势，将馆藏慨况、档案管理情况等信息放到互联网上，当然网上档案数据库和网上利用者的查阅都需要档案工作人员的适当的管理工作。缩微技术的发展为水利档案的保存提供了很大便利。档案室可以利用缩微设备将收藏的重要档案的影像摄入缩微胶卷。如果是特超缩微的话可以缩小到成千上万倍。经过这种技术处理的档案，其体积小、成本低、携带方便、查阅快捷，同时保存期长，既可以解决档案体积不断膨胀带来的难题，又能使档案从保管、整理、编目为主转变为以档案信息管理为主。近年来，缩微技术和网络技术的进步，将水利档案缩微胶卷和计算机相结合，使得档案的存贮、检索、还原复制等更加方便。以缩微胶卷代替原件提供利用，减少了对原件的磨损，增加了原件的保存寿命。

2.4 水利档案实现全面计算机管理

信息系统的健全也是高效化所必不可少的。水利档案部门的信息不够健全，相对来说，纵向的信息系统全面，而横向的信息系统不够完善，由于保密、不外借等原因，水利档案系统内部与外部的有关部门之间很少往来甚至不来往。信息的不流通，阻碍了档案人员的思维与创新，对工作效率有不小的影响。只有健全信息系统，增加纵向和横向的沟通联系，进一步健全调查研究，建立馆际之间、省际间的相关档案与档案工作情况的发展，及时对所掌握的信息加工、整理，为水利事业的发展提供查考凭证。

2.5 实现管理方法科学化

水利档案管理方法科学化，就是不能只简单的进行宣传教育，而是要将法治运用到管理中，综合运用经济、宣传教育等方法。我国水利档案工作中，虽然制定过一系列的规章制度来加以规范，但却多数流于形式，比较薄弱。水利档案工作的组织形式以及信息等的沟通都需要法律条文来固定。这些问题只有通过制定和贯彻以档案法为中心的一系列法规、法令、条例、章程等来实施管理。只有加强法制，水利档案工作才有法可依，有章可循，才能自动发挥职能，保持整個系统的稳定，从而促进水利档案的发展。

2.6 提高水利档案管理人员的福利待遇

福利待遇不是工资待遇，是保障一个单位工作人员各项权利的一种制度安排。新公共服务理论指出，社会组织要为本单位职工提供良好的福利待遇而建立完善的福利制度，完善的福利制度，不但能调动员工的积极性，同时也能够提高员工对于本单位的归属感，体现人文建设，形成良好的向心力和凝聚力。制定档案工作奖励制度，通过对档案管理工作的考核制定奖励等级，对档案管理岗位进行分级，施行岗位晋升制度，并对不同等级的岗位设置相应等级的福利待遇，通过提高福利待遇来调动水利档案管理人员的积极性。

3 结束语

总之，水利档案的开发与利用是一个庞大的系统工程，同时也是一项需要长期坚持下去的工作。目前水利档案的信息化利用仅仅在初期水平，没有发挥其最大价值。水利档案要发展就必须要有所突破，水利档案的开发与利用，对整个社会体系建设都有利。将现代化的信息技术使用到档案的日常管理之中，借此来完善档案的管理和提高档案管理水平。要从这些方面将档案的收集、保管和利用工作做好，让水利档案的能够科学化和规范化，档案管理工作也能够向更高的层次发展，更好的为社会公众服务。

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