浅谈管理职能的流程创建

（华北油田公司培训中心（渤海石油职业学院），河北 任丘 062550）

引言：传统的职能管理是以体系文件或法律法规为依据进行规范化操作。将可重复的管理业务活动分解为一系列标准化和次序化的任务，执行部门在办理一个审批事项时，需要跑多个部门进行签字、盖章，办事效率低下。

一、职能管理向流程管理转变的必要性

由管理层来监督执行部门有效地完成既定任务，这种科层式的组织结构反映了生产社会化过程中，短缺的市场环境下追求大量产品生产的实际，近年来，过去以供给为导向的市场已转变为以需求为导向的市场，所以企业面对以消费者为主导的市场环境的今天，流程管理必将成为主导的管理方式。因为职能管理是一种纵向的管理模式，造成上层管理理念或指令在传递、执行过程中反馈缓慢甚至走样；其次职能划分时常出现空白或重叠；又或是职能部门因过分纠结部门利益而产生信息壁垒。所有这些问题造成了管理职能不能有效发挥。

二、流程管理的方法原理

流程管理是一种横向贯通、多部门密切协作的管理方式，旨在通过业务管理信息化，破除部门壁垒，建立起包括行政审批、人力资源管理、财务审批、物资采购等流程在内的，分类清晰、界面分明、权责匹配、相互融合的在线运行模式，进而实现管理业务的高效运转。

通过创建管理流程，建立标准的工作程序，让员工规范地进行作业，减少不必要的重复性动作，从而提高工作效率；并且减少不必要的人力物力消耗，缩短业务的周期，从而降低运营成本；同时流程推送过程加强了团队之间的协作，避免流程的每个节点出现互相推诿等现象，降低运行风险。

三、管理流程的创建

创建任何一项管理流程，都应以相关的法律法规或所属部门的体系规章为依据，缺乏以制度作支撑的管理流程，如同娇艳的花朵一般，很难长久的生存下去，最终会在众多的管理中销声匿迹，因此，创建管理流程，制度是根基，在这个基础上，进行流程梳理，并借助一系列技术手段创建业务流程，让管理制度落地。经过多年的实践，认为通过以下步骤创建起来的管理流程是有效的。

第一步，明确流程所对应的相关管理制度。因为流程最终是为制度服务的，在各个管理线条上，都会有相应的管理制度，制度的适用范围对应着流程的适用范围，制度的管理边界对应着流程的管理边界。没有明确的管理制度的情况下，进行流程创建是没有意义的。所以在识别流程信息时要尽量做到准确详尽，但是，也要避免因枝节过多而产生不必要的工作环节。

第二步，确定流程的输出。创建一个流程，首先要做的是什么？是要考虑这个流程是用来解决什么问题的，然后确定这个流程是属于决策流程还是执行流程，或者是决策执行流程，有了明确的流程输出，也就有了明确的流程管理目标。

第三步，确定流程的输入。输入是流程的前置环节，是在启动流程之前，需要提前完成的准备工作。比如，你要提交一个物资采购申请，就需要事先弄清楚采购物品的型号数量单价等。又比如，要提交一个用章申请，你需要事先提交用章的事由或附件。流程输入的内容是流程处理人或决策人执行操作的依据，把所有需要的信息编入流程，最后得到一个完整的流程申请表单。

第四步，确定流程的处理过程。流程从发起到结束所有环节，都是预设好的，可以是一个环也可以是多个环节，各环节之间，存在有序和依存关系。而且每个环节又对应一个具体的岗位或职务，以及工作授权，而规定这些操作环节的依据，就是相关体系文件和法律法规制度。

第五步，流程办公自动化。各类申请表单或流程图设计完成以后，下面就是要利用互联网和编程技术，将已成型的表单或流程图添加到流程模板中，经过试运行顺畅后，就完成了流程由线下到线上的转变，从而实现流程管理的无纸化、自动化、移动化。一个做好的线上流程图，如下图：

四、流程运行反馈

线上流程运行为管理者提供清晰而真实的决策数据，高效推进质量体系建设，有效保障了机关职能部门管理的有序规范运行，使管理得到快速提升。但是在执行过程中，也出现了一些问题，比如：流程设计过程中流程承担部门为了分担责任，使流程过于复杂化，造成运行的不通畅不便捷。只注重结果而不注重过程的流程不是好的流程。

五、结语

创建适用的管理流程，使部门间的管理职责更加清晰、明确，能够提升员工的主人翁意识，增强员工的工作责任感，提高员工的的业务执行力，丰富管理者的管理方式，为整个企业的发展提供强有力的高效率支持。

创建管理流程，更能够倒逼职能部门要根据市场变化，不断优化内部流程管理，进行流程再造，分析流程中的关键节点，促使管理者们抓住瞬息万变的市场机遇，不断开拓创新、迭代管理理念，掌握信息科学技术，从而保持企业旺盛的生命力。