图书资料档案信息化管理的优势探析构建

欧海龙

摘要：当今社会飞速发展，尤其是大数据，云计算等的出现，给人们的信息管理模式提供了一个新的发展方向。图书资料档案信息化管理，应用信息化管理方式是一种必然趋势。它能够实现图书资料档案管理的全面发展和资源共享，打造更全面的知识系统，为更多的人提供更加快捷、优质的服务。本文深入研究了图书档案信息化管理的三个优势，体现了图书档案信息化管理的必要性。

关键词：图书馆;档案管理;信息化;优势

中图分类号：G251;G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）05-0080-01

Abstract：The rapid development of today's society，especially the emergence of big data and cloud computing，provides a new development direction for people's information management model. It is an inevitable trend to apply informatization management methods to the information management of library materials and files. It can realize the comprehensive development and resource sharing of library materials and file management，create a more comprehensive knowledge system，and provide more rapid and high-quality services for more people. This article deeply studies the three advantages of the information management of books and archives，which reflects the necessity of the information management of books and archives.

Key words：library;archive management;informatization;advantages

在如今的信息化時代，图书资料档案的信息化管理顺应时代发展的潮流，能够大大提升图书资料管理的效率。图书资料档案的信息化管理有利于转变传统图书管理、归档和管理的方式，更加及时，快速和全面的获取相关档案的内容。信息化管理有着传统管理方式不具备的各种条件，有很多优势。

1 有利于提高管理水平

图书资料档案信息化管理能够提升图书馆的管理水平。在信息时代的高速发展，图书馆作为存储、交流、传播、管理信息知识的重要载体和信息媒介，对于加快信息知识的传播应用具有重要作用。图书档案信息化管理能够提升图书馆的管理水平，主要表现在以下几个方面。

首先，图书资料信息化管理，在一定程度上优化了图书馆的人员结构，细化了成员在工作中的分工。这样员工有更加明确了工作责任与工作方向。在以往的图书馆管理系统中，往往一位工作人员负责多种职责，不仅增加了他们繁重的任务，而且在图书馆人员管理方面存在具有一定的缺陷。图书馆信息化管理将所有的工作人员处于统一的管理平台之下，给予每个人明确的分工，提升了图书馆管理的水平。

其次，在信息化程度如此之高的时代，信息化管理已成常态。这对图书馆的管理工作人员提出了更高的技能要求。因此，工作人员为了适合现在的岗位，必须要始终坚持提升自己的能力，才能适应时代的变化发展。图书馆管理人员一方面要明确自身的工作属性，借助网络信息技术做到对纸质资源、电子资源的充分了解，针对不同种类的数据库、参考书等，进行细致的分类。另一方面，图书管理人员还需加强其工作技能的学习，不断地学习新知识、新技术，不断完善其管理服务水平。

2 有利于提高管理效率

图书资料档案信息化管理的一大优势就是有利于提升管理的效率。传统的图书资料档案管理模式往往采用的是人工录入的方式单一方式，需要很多的人力物力，并且在录入时还有一定的错误性，对于繁多复杂的档案资料，更是需要耗费很多的时间与精力。对于信息化技术的应用能够减少录入编号的失误率，通过对书的条码或者档案的编号进行快速的整理以达到档案快速整理的目的。这样在处理很多的图书与各种资料的时候就可以很大程度上减轻工作人员的劳动量，而且在录入的准确性上能得到一定的提升。

图书资料档案室信息化管理还能够节约有限的人力资源。利用信息化管理能够准确的掌握图书的位置、图书的编号、读书的年限和图书的库存等问题。在进行文献资料查找的时候，直接利用电子信息檔案到相应的房间相应的书架、相应的图书号去索取。在图书资料的归档问题上也可以直接用扫码解决，信息化管理系统可以让人们在处理一切问题时，只需要一台简单的电脑，减少了人力资源的浪费。

图书资料档案信息化管理能够方便读者进行有效查阅。现在读者进行馆藏查询可以利用自主服务系统，与档案信息化管理系统相联系，方便查找。只需要输入相应的图书信息即可查询馆藏。这样既能够方便读者进行一些查询，而且能够减少工作人员的工作量，提升图书馆管理系统的管理效率。

3 有利于优化管理机能

图书馆档案信息化管理还有助于图书馆优化管理机能。图书馆的五大管理机能分别是计划，组织，指挥，协调与控制，这五大管理机能，作为统筹全局的方式是图书馆管理的重要部分。图书馆档案信息化管理有助于图书馆提升这些管理机能。

首先，信息化技术的应用，缩短了馆员们的工作时间，因此，在进行统筹全局的发展时，能够有更多的精力去进行馆员组织建设，在不断的发展中改善突出的管理模式与突出的运行模式，更深入的解决图书馆现存的问题，为读者提供更好的服务。

图书资料档案信息化管理改善了图书资料的保存方式。现在很多的资源都能够通过大数据的方式存储于云端，然后用户可以云端查看或者下载使用，提升了图书馆管理的协调机能，提升图书馆的容纳能力。传统的档案管理模式不利于信息化管理，通过信息化管理能够使图书档案管理更加完善。图书馆管理技能的提升离不开信息化管理的方式。信息化利用互联网技术，大数据等。在图书馆的数据管理方面体现出巨大的效率。在一定程度上提升了图书馆的统筹资源的机能，图书馆在未来呈现出更加智能化的趋势，信息更加完善。运用相关的技术手段，加强相关数据库的共享，全面提升档案管理力度和相关知识，加强图书馆的全面建设和管理，满足大部分人的资料查找要求。

4 小结

图书资料档案信息化管理具有很多优势，集中表现在三个方向，分别是提升管理水平，提升管理效率和提升管理机能。图书质量档案信息化管理。为图书管理，提供了一个项新的发展方向。图书档案信息化管理，优化了图书馆的人员结构，给予每个人明确的分工，馆员在信息化管理的背景下，综合能力得到不断的提升，同样增强了图书馆的管理水平。图书资料档案信息化管理在信息录入、信息采集、信息检测等方面都具有比人工更加快捷的运营方式，节约资源，为工作人员与读者都提供了更加便捷快速的服务。同时，图书档案信息化管理，提升了图书馆的计划，组织，协调，指挥和控制五大管理机能。图书档案信息化管理的优势巨大，是当今信息化社会必定需要发展的一种新型的管理模式。

参考文献：

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[2]陶翠芳.关于现代管理理念与高校图书馆管理的思考[J].读书文摘，2016（30）：59.

[3]霍妍.信息化时代下图书馆档案管理工作问题与相关措施[J].黑龙江史志，2015.