博物馆OA系统的设计思路探究

苏一飞 张怡晗

摘要：在信息时代，博物馆积极推行无纸化办公，OA（办公自动化）系统也逐渐得到了推广使用。本文首先概述了OA系统在博物馆中的应用优势，随后从用户需求分析、系统设计目标、系统结构组成等方面，介绍了具体的设计思路，最后就其功能实现和应用效果进行了简要总结。

关键词：博物馆;OA系统;用户需求分析;设计与实现

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2020）05-0021-01

Abstract：In the information age，museums actively promote paperless office，and OA （Office automation） system is gradually promoted and used. This paper first summarizes the application advantages of OA system in museums，then introduces specific design ideas from the aspects of user demand analysis，system design objectives，system structure and composition，and finally makes a brief summary of its function realization and application effect.

Key words：museum;OA system;User demand analysis;Design and Implementation

1 OA系统在博物馆中的应用优势

早在2007年，国家博物馆就开始进行了OA系统的试点应用，随着近几年互联网技术、自动化技术的蓬勃发展，OA系统的应用范围更多、提供功能更多，彰显出了强大的优越性。结合這些博物馆使用OA系统的具体情况，其应用优势主要体现在：首先，业务流程进一步简化。以公文流转为例，不需要往返多个部门找分管领导签字，通过网络就可以完成传阅、审批。业务办理更加快速，节约了时间和减轻了压力。其次，责任分工进一步明确。在OA系统投入使用后，博物馆的各个部门、每一名职工，各司其职，按照规章制度完成职责范围以内的工作事项即可，解决了以往存在的权责交叉、相互推诿的情况，进一步提高了博物馆的运行效率和服务质量。

2 博物馆OA系统的设计思路

2.1用户需求分析。由于博物馆的规模、定位，以及具体的业务方面存在较大差异，在设计和开发OA系统时，决不能盲目照搬其他博物馆已经建成和投入运行的OA系统。而是要通过用户需求分析，选择能够契合用户需求、满足博物馆运行需要的OA系统，提高其适用性、因此，系统设计的首要任务，就是要与博物馆的高层领导，以及各个部门的主要负责人进行对接，精准把握用户需求。例如有些博物馆因为经费紧张，预算有限，在OA系统的功能设计上，只保留一些必要的配置即可。若博物馆规模较大，部门较多，在OA系统设计时，就需要重点体现群体协同和信息共享这两项功能。

2.2系统设计目标。结合博物馆的运营特点，OA系统设计需要实现的目标有：（1）办公规范化和自动化。以往博物馆的公文发放、公文处理等常规业务，都是需要人工手动来完成。即便是有较为完善的工作制度，也难免会因为个人疏忽或是交接不当，而出现差错。通过OA系统设计，让大多数办公业务都可以利用计算机以及Windows Office办公软件来完成，最大程度上减少了人为失误，让办公更加规范和便捷。（2）提高信息采集与传输能力。博物馆的各个部门在进行业务往来和文件传递时，经常会因为信息壁垒的存在，导致信息数据利用率不高，不利于博物馆整体运营效率的提升以及领导的精准决策。通过全面推广OA系统，应首先博物馆的整体协同，实现各类数据信息从采集到传输，再到整合、利用的一站式办理。

2.3系统结构组成。博物馆OA系统是基于Web技术和C/S结构开发的，一款支持Windows、MAC以及类Unix等多种操作系统的办公软件。其中，利用Web可以支持博物馆日常办公需要以及实现通信需求，利用C/S结构可以实现博物馆局域网内部大流量的数据传输。借助于IE浏览器能够登陆Web server，在获取访问权限之后进入到OA系统的主页面，可以选择相应的业务窗口，进入到二级页面，完成自动办公。利用IE浏览器还可以实现电子邮件的收发。接收的电子邮件统一存储在系统数据库中，并支持资源共享。

2.4系统功能设计。对于中小型博物馆来说，可以利用OA系统办理的日常业务比较简单，在功能设计上主要包含四类：（1）日常信息管理。主要是本馆发布一些重要的通知、公告，需要博物馆的全体员工知悉。另外各个部门也可以面向本部门的员工，发布一些部门业务。部门之间的公文传递等，也可以基于这一功能模块实现。（2）个人信息管理。主要包括“个人邮箱”、“工作事项”等。博物馆的每一名职工，拥有自己的独立账号，在登录之后可以查看邮件箱内是否有未读邮件，或是其他待办理的事项。（3）信息共享管理。博物馆转发上级部门的重要通知，以及本馆的一些公共文件、资料，或是会议记录等，可以通过这一功能方便全体职工查阅、学习、使用。（4）系统安全管理。博物馆的一些涉密资料、文件等，需要采用加密的方式，单独存储起来，防止信息泄露。设计安全管理模块，可以提高对重要信息的保管能力。

3 博物馆OA系统的应用实现

3.1理顺了公文流程。公文的处理是由起草、传递、收发、审核、办理、管理、立卷、归纳等一系列相互关联和衔接有序的工作，与传统的手工办公不同，OA系统可以通过其角色身份控制和公文流转，保证每一个环节不得越级、省略。采用OA系统，员工起草的公文可以直接发给公文秘书，由公文秘书按流程分配给相应的领导进行审批，同时他还可以通过自己的key查到这份公文的流转程度和结果，这样既保证了安全性也规范了每个操作节点。

3.2推进了全方位自动化系统改革。办公自动化系统的成功运用，是博物馆结合自身情况在信息建设领域的一个成果，进而可以在博物馆文物、图书、财务等全方面实现自动化。博物馆的信息量很大，藏品众多，手工工作方式往往会带来工作效率低下、错误频出、信息更新慢以及高误差的问题，而实现自动化以后，不仅可以解决这些问题，还可以实现资料共享，方便信息的存储和检索，并通过设置权限，保证资料的安全性和保密性。

4 结语

通过完善信息基础设施，推广使用OA系统，一些简单的工作可以利用计算机和办公软件完成办理，无论是在减轻博物馆工作人员压力与负担，还是切实提高业务办理规范化等方面，均发挥了明显的优势。博物馆要结合自身的需求，合理设计OA系统，提高该系统的实用效果，进而推动博物馆整体运营效率以及对外服务质量的全面提升。

参考文献：

[1]徐光霁.博物馆知识管理模式新探——以广西民族博物馆OA（办公自动化）系统为例[J].民博论丛，2018.

[2]董磊.浅谈周恩来邓颖超纪念馆OA办公自动化的应用[J].中国科技博览，2015（43）：274-274.