新时代军工企事业单位数字档案馆建设原理与应用

符路瑶 李亚飞

[摘    要] 针对档案工作“收、管、用” 的职能，对数字档案馆建设原理与需求进行研究，找出新时代档案管理工作的特点，建设满足新时代档案工作需求的数字档案馆，确保电子档案的原始性和真实性，提高档案管理工作效率，更好地发挥电子档案的凭证作用和参考价值。

[关键词] 数字档案馆;新时代;档案管理;原始性;真实性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 13. 076

[中图分类号] G270.7;TP315    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）13- 0175- 04

1      前    言

档案管理工作是军工企事业单位各项工作中不可缺少的基础性工作，档案也是军工企事业单位的重要资产和宝贵财富，在科研、生产、管理和建设过程中发挥重要的凭证和参考作用。

在新时代条件下，军工企事业单位为适应军事强国建设要求和满足市场需求，提高科研生产工作效率与市场反应能力，满足军工产品的质量稳定性和小批量多品种等个性化的定制需求，必须走“两化融合”的发展道路。创新企业管理，提高智能化和大规模定制化生产能力，促进生产型制造向服务型制造转变，实现精细管理、精益生产、智能制造，实现制造业产业优化升级。

随着信息技术的发展，办公自动化技术的深入应用，信息化与工业化深度融合，军工企事业单位的大量业务都通过信息化系统进行管理。实现企业生产数据无纸化传递，形成大量的电子文件，这对传统的档案管理模式提出了挑战，新时代档案工作必须变革。军工企事业单位开展数字档案馆建设，利用信息技术实现档案信息的网络化收集、管理與利用，是提高档案工作管理水平的必由之路。

2      国内外情况研究

在国际上，1994年美国成立数字档案特别工作组，应对数字档案的产生。1996年第十三届国际档案大会上，美国人戴维·比尔曼首次提出虚拟档案的概念，结合以前电子档案馆的叫法和受数字图书馆概念的影响，数字档案馆一词随后逐渐流行开来。后来美国、澳大利亚等国家相继出现数字档案馆。

国内，青岛市最早开始建设数字档案馆，随后深圳市和苏州市相继建设数字档案馆;企业数字档案馆建设最早的是江苏电力，国家电网以此为基础建成覆盖所有供电局和电力公司的数字档案馆网络。航空工业于2006年提出在全行业建设数字档案馆，并于2007年推出了第一个评价体系。2010年国家档案局发布数字档案馆建设指南;2017年国家档案局发布企业数字档案馆建设指南。

数字档案馆从诞生到现在经历了三个发展阶段，分别是数据型辅助人工型数字档案馆V1.0;信息型数字档案馆V2.0;知识型协同型数字档案馆V3.0。

数字档案馆V3.0的特征是：建设重点在电子文件管理，实现多个系统自动归档功能;功能体现在电子档案管理;智能技术大量应用;重视档案资源开发利用。

3      数字档案馆建设原理与需求设计方案

数字档案馆是指运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

根据以上定义，数字档案馆是一个信息管理系统平台，不是一幢楼，也不光是软件，其本质就是一个信息系统。既然数字档案馆是信息系统，那就具有信息系统的一般属性，我们就可以用研究信息系统的方式进行数字档案馆的研究，通过研究信息系统的架构来研究数字档案馆的架构和内容，数字档案馆由计算机硬件、计算机软件、信息资源、信息用户、规章制度与标准规范等五个部分组成。

明确了数字档案馆的架构，为了使数字档案馆方案落地，下面对架构中的每个模块进行分析。

3.1   硬件条件及网络

硬件及网络可以充分利用现有条件，形成了覆盖所有部门、与互联网物理隔离的局域网，配备高性能网络设备提供可靠的访问链路。

3.2   档案管理系统（软件）

作为数字档案馆的核心部分——档案管理系统（软件）的设计与需求分析是关系到数字档案馆建设成败的关键，系统档案业务功能的实现、信息人员操作的易用性、系统的便捷维护等要求都对数字档案馆的建设有重要的影响，为了建设性能可靠、工作高效、方便快捷的数字档案馆管理系统，在建设数字档案馆初期就应该制订详细的顶层设计方案，围绕档案工作的“收、管、用”三个核心功能，开展档案管理系统研究，实现档案工作与“两化融合”业务要求相匹配。

3.2.1   系统数据接口

系统数据接口主要是体现档案“收”的职能，采用C/S结构和B/S结构相结合的模式，以数字化档案管理为核心，通过数据接口解决档案管理系统与现有业务应用系统的数据自动传输，实现档案系统与科研管理系统和OA系统的无缝对接，实现科研和文书档案的实时在线自动归档功能。确保接收档案的原始性与真实性，使电子档案发挥凭证作用，丰富了档案来源理论。

3.2.2   档案资源管理操作控制台

档案资料管理操作控制台是实现档案工作“管”的职能，是进行档案资源数字化和档案业务管理工作的基本管理功能模块。完成馆藏档案资源的数据著录、编辑、数据导入/导出、原文扫描、挂接、上传、检索查询、数据统计、报表输出、鉴定与销毁、库房管理、档案编研等工作。主要由文件管理、档案整编、档案管理三个部分组成。

文件管理模块主要对来自OA系统和PDM系统的公文文书和科研生产中形成的技术文件、标准资料、记录等进行收集。通过整理编目和鉴定，即可将具有归档保存价值的文件提交到档案整编模块中，并形成丰富的馆藏档案资源。

利用档案整编功能，对具有归档价值的公文文书、科技资料、管理性文件等，通过档案管理员编辑整理、完善信息后，经过归档立卷流程，形成最终的档案文件。实现文档一体化的目标。

3.2.3   系统维护与设置管理

除了满足档案的“收、管、用”职能外，档案管理系统还应有以下功能：档案库、文件库、资料库以及各种表单的创建以及结构管理、节点层次布局与功能维护，各种模板的结构定义，结构字段的增加与删除、数据著录规则定义、代码维护、网页显示定义、排序规则设置与卡片检索字段设置等;数据的日常备份与恢复，日志查看，系统功能设置，代码维护，主题词维护，全文路径的设置，服务器FTP地址配置等功能;系统对于一些功能是否启用的开启控制等;按照档案业务管理的分类标准，进行合理化、标准化、规范化的层次管理。

3.2.4   系统安全策略

数字档案馆与传统档案馆最大的不同之处在于档案的载体介质不同，数字档案馆以电子载体为主，系统的安全防护就得从信息化的手段入手，确保档案数据不受病毒等不可预测因素的侵害，防止无授权进入或扩大知悉范围，确保各项工作顺利进行，系统提供对数据导入导出、单/整库备份恢复等功能。通过日志管理记录登录人、时间、操作内容等信息，采取保障系统数据安全管理的措施。

3.2.5   档案检索利用平台

档案检索利用平台实现档案工作“用”的职能，档案的最终目的是利用，为利用者提供有价值的信息，是数字档案馆建设的出发点，所以档案利用是否方便，一定程度上决定了数字档案馆建设的成败。

通过档案检索利用平台，根据个人的检索习惯和偏好提供智能检索、卡片检索、高级检索和树型检索四种检索查询方式，支持多用户并发操作，方便用户数据检索的不同需求，实现档案信息资源的检索、浏览、借阅、利用管理功能。档案管理系统依据登录用户权限提供档案条目数据和电子全文的浏览;在检索利用平台中，无权限用户可通过网上查询所需的档案条目信息，利用 “暂存架”功能选择所要利用的档案/文件记录，向利用管理员提交利用申请信息，等待档案利用管理员的审核批准。

档案利用管理员通过借阅登记、授权处理、归还、催还处理和利用统计等功能，来管理用户网上查询/借阅权限的申请、登记和赋权处理工作;及时掌握档案资料的日常借阅、归还和催还等情况信息，同时完成归还、催还和利用统计等一系列的管理工作。

3.3   信息人员

从定义中可看出人是数字档案馆中的重要因素之一，没有人就无法实现“人机一体化”，那么人在数字档案馆中起什么作用呢？对数字档案馆中的各类角色的用户权限管理关系到数字档案馆是否能够高效运行，同时也是系统安全的保障。

在数字档案馆中信息管理人员分为档案管理人员和档案利用人员两类。首先创建用户信息，将用户划分为不同的职能角色，实现系统功能操作权限的控制，使档案资源的管理与利用更明细化;然后，以部门或业务职能为单位，将用户划分成若干个组，针对组进行档案类型树节点赋权，来圈定用户群体针对不同档案/文件资源的操作、利用和访问权限;每个用户可以归属于一个职能部门或组，也可以归属于多个职能部门或组。并且，通过用户在不同组中的“角色”和“密级”，来控制用户对档案的浏览、全文浏览和下载权限，以及对数据字段的著录、修改与删除权限等。

3.4   制度建设

为了保证数字档案馆的正常运行，必须建立健全管理制度，包括数字档案馆安全控制要求、数字档案馆档案资源目录结构及代码要求、数字档案馆电子文件归档要求、数字档案馆数据采集要求、数字档案馆纸质档案数字化处理要求、数字档案馆信息著录要求、归档电子文件利用管理要求等制度。

3.5   数字档案馆的安全与保密管理机制

数字档案馆与传统的档案馆一样有大量的秘密资料，所以数字档案馆的安全与保密工作至关重要。但是数字档案馆的安全与保密机制与传统档案馆有巨大差异，数字档案馆的安全与保密管理机制主要是在数字档案馆建设过程中固化到业务流程中，从物理层、网络层、数据库层、应用系统层和保密管理层等方面加强安全建设，建立一套完整有效的安全保密防护体系。

数字档案馆与互联网进行物理隔离，机房严格按保密要害部位进行防护;通过设置专用VLAN，在核心交换机上部署防火墙、入侵检测和漏洞扫描系统、主机安全与审计系统、安装身份认证工具、所有的服务器和客户机安装杀毒软件等防护措施。建立定期自动进行异机备份机制，保证数据的安全可靠;数据库作为数字档案馆的系统支持平台，并设置有效的安全策略。采用用户名加口令的认证策略保证对系统访问的合法性;系统设立“三员”，即系统管理员、安全管理员、安全审计员，并安排不同的人员担任，形成了相互监督、相互制约的机制。

4      数字档案馆建设中的难点和关键技术

4.1   档案管理系统的建设

档案管理系统是数字档案馆的核心部分，关系到数字档案馆建设的成败，档案业务“收、管、用”功能的实现、操作的易用性、系统的便捷维护等要求也是数字档案馆建设的难点所在。为了建设性能可靠、工作高效、方便快捷的数字档案馆管理系统，在建设数字档案馆初期就应该制订详细的顶层设计方案，不断进行迭代，开展档案管理系统研究，实现档案工作与“两化融合”业务要求相匹配。

4.2   数字档案资源的获取

数字档案资源可以从两方面获取，一方面是从业务信息系统自动获取所需的电子文件，另一方面是对纸质档案进行数字化处理获取电子档案资源。对于前者，在业务与档案系统之間设置好接口是关键，设置好文件归档“路径”，对档案的“收、管”两职能效率的提高有很大作用。对大量的纸质档案进行数字化，这是个工作量巨大的任务，需要按轻重缓急和利用率排名决定数字化的先后顺序。

4.3   保密体系建设

数字档案与纸质档案一样，有大量的涉密资料，在网络条件下如何保证数字档案馆的有效运行，不出现失泄密，是数字档案馆在建设过程中必须认真考虑的问题。

5      数字档案馆对军工企事业单位档案工作的影响

5.1   推动了档案理论的变革

数字档案馆是为适应“两化融合”后的档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。从档案的收集、管理、利用等整个环节来看，数字档案馆在对资料的收集、传递过程中，电子文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致，确保了归档资料的原始性、真实性。它的有序处理和集成管理的功能为资料收集、整理、组卷、存档、保管、发布利用等涵盖文件生命周期的全过程管理提供了可能。在技术层面，随着IT技术的不断发展，信息化与工业化融合的逐步深入，纸质时代的档案来源原则、生命周期理论得到发展，产生了新来源观、文件连续体理论等新的理论。

5.2   改变企业档案的管理工作

“两化融合”后改变了档案资料的收集和保管方式，数字档案馆的建设将从根本上改变档案工作的方式、方法。信息及载体类型更加多样化，档案工作由传统的以档案实体保管为重点，向以电子文档、数据和三维装配图等电子文件为主要形式面向员工提供服务的方向转变;网络化的管理方式取代了原有的手工管理;档案工作的内容也从单纯的管理档案信息本身，向实现与信息活动有关资源的综合管理方向发展;数字档案馆比传统档案馆管理模式有明显优势，是档案管理技术的进步。

5.3   提升了档案工作服务效率

档案的服务利用方式从分散、孤立、局部、被动的信息服务向系统、整体、全局、主动的服务方式转变;档案利用不再受“孤本”限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;在传统的档案管理模式下，用户为查一份档案往往要跑到档案馆，而且经常受上、下班时间的限制，通过数字档案馆实现远程浏览，扩大了档案的利用空间，为实现档案价值最大化又向前迈进了一大步;数字档案馆的建成，为员工提供了“随时敞开大门”和“全天候服务”的档案馆。

数字档案馆具有传统档案管理模式不具备的优势，数字档案馆正逐步发挥“大数据”的优势成为单位知识中心，利用者使用档案信息更加方便和快捷，从而加快了档案信息的传播速度，档案信息的价值得以体现，为“档案强企”提供强有力的档案资源保障。

6      结    论

本文通过对数字档案馆建设原理和应用研究，得出以下三点结论：

（1）数字档案馆通过数据接口将业务系统的文件资料及元数据进行收集，使接收电子档案的原始性和真实性得到很好的保证，确保了电子档案的凭证价值和参考价值。

（2）数字档案馆很好地解决了快速增长的电子文件管理需求与传统档案管理工作之间的矛盾。

（3）数字档案馆在军工企事业单位“两化融合”的时代要求下，更好地满足了科研、生产、管理对档案工作利用的要求，實现了馆藏档案资源的数字化、档案管理手段的信息化、档案信息传输的网络化、服务对象的扩大化和服务方式的多样化。