关于就业视角下高校学生档案管理创新分析

摘要：高校中的学生档案管理作为一项重要工作，它记录了在校期间各学子的基本表现，是一类十分重要的信息凭证，对学生的后续就业有着重要意义。但部分高校现有的学生档案管理相对而言较为落后，在全新的就业形势下，高校将对学生的档案管理工作做好，能为学生的后续发展提供协助。以下在分析高校的学生档案管理现有问题后，探讨在就业视角下，高校学生档案管理的创新方法。

关键词：档案管理;高校学生;创新;就业视角

学生档案能对学生在校期间的学习生活及各项能力等方面进行客观且系统的反映，其中的信息具备着较高的真实性，是学生就业时一类较为重要的信息凭证，能为企业提供衡量学子能力的信息参考。在市场导向下的就业环境中，更多企业在对高校毕业生的选聘中，将学生档案视为一个重要参考，因而高校所开展的学生档案管理便显得十分重要。分析现有的档案管理问题，并及时对该项工作进行创新完善，才能保障档案服務的质量，为学生就业提供助力。

一、高校学生档案管理现有问题分析

（一）管理方法相对落后

在分析高校针对学生档案进行的管理工作后发现，现有的档案管理模式一般有两种。第一是由就业中心、院校学生处来开展集中化和统一性的管理[1];第二是由校内专业办公室，或者二级学院等来开展管理。但无论上述何种方式，更多院校仅在学生毕业时整理毕业生档案，对学生而言，他们进行的就业活动早在毕业前的六个月左右便已经开始。校园招聘会是当下企业聘选高校毕业生的一种常见方式，由各企业前往高校内进行学生选聘，同样学生也可对各企业、岗位进行选择。在两者间的双向选择中，企业尤其国企对学生档案十分重视，在学生通过笔试及面试后会选择查看其档案。但在上述档案管理方式的影响下，企业往往无法及时查阅到完整的学生档案，例如学生的成绩单、德育成绩分散在教务处及学生处等等，最终导致档案的分散性较强，不利于档案的就业功能发挥。

（二）管理机制不够完善

部分高校在开展学生档案管理时，其归口欠统一，档案管理机构在人事部门、学生处以及档案部门等都有设置。更多院校对其他档案的管理及教学较为重视，却对管理学生档案的重要意义认识不足，进而校内的专职管理人员不足，对应的指导及检查工作欠充分。此外，部分院校内的档案部门绩效未和学生档案管理互相结合，最终管理制度欠完善，在创建收集以及整理学生档案上都留有一定问题，例如书写欠规范，基本一致的评价内容等等。机制的欠完善导致档案管理、档案质量都会受到影响，无法给予企业更有价值的档案参考。

（三）档案利用的滞后性

在企业和高校毕业生进行就业协议签订等流程后，学生档案才会寄出，但档案信息的滞后性使其无法成为企业的信息参考。在就业环境的变化下，部分高校学生无需档案便可前往企业工作，此时学生及档案会存在分离。此外，在档案利用上存在的滞后性，会导致部分学生利用作假后的自荐材料及简历寻找工作。

二、在就业视角下做好高校学生档案管理创新的方法

（一）宣传档案管理

高校要利用微博、校园网站、微信及校报等途径，积极为学生开展就业指导，并重点宣传学生档案管理，让各个学生都能提高个人的档案意识，重视个人档案，并及时为管理人员提供协助，使其管理好个人档案。此外人事档案是学生重要的社会身份证明，校内要通过宣传使得学生能珍惜个人的人事档案。

（二）强化管理意识

校内的多个部门都会参与进学生档案的管理及建立中，因此校内的各部门都要能重视学生档案，以此逐步做好高校的人才输出，提高院校的知名度，促进院校的进一步发展。高校在重视学生档案管理的同时，要尽快构建高素质且具备高综合能力的档案管理团队，其中的管理人员要能对档案管理方法掌握完全，并对学生工作有一定程度的了解，及时沟通联系各专业及班级辅导员，并对需归档的信息内容以及材料进行及时收集，建立完善且有效的学生档案。

（三）超前管理档案

高校毕业生的就业压力愈发增长，其就业竞争也逐步激烈。高校要认识到档案对学生就业带来的重要及特殊意义，积极做好档案管理的创新改进，尽量改变在学生毕业时才进行档案管理的模式，在学生入校时便逐步开展建档管理，避免临时行为的发生，降低档案递转欠及时以及错装等问题，让档案为企业提供重要的信息参考。

（四）创新管理体系

在对学生档案进行资料收集时，档案管理者要主动、及时联系及沟通档案材料生成部门的各个负责人，以此将学生信息及时掌握，及时整理及归档学生的评优处分以及入党等材料。此外，在企业用人需求的变化下，高校可对档案内容进行适度调整及增删，在档案内除展示传统内容外，还可对学生专业技能、信用以及心理素质等信息进行展示，提高档案的准确及全面性，并保障档案完整，促进档案管理的进步。

（五）强化档案监管

高校要定期指导及检查学生档案，确保档案材料具备一定的真实性，并对档案内容进行及时更新。此外，高校可将业绩考核和学生档案管理互相联系，以奖惩机制、岗位责任制的创设，对学生档案管理者的工作内容、职责进行明确及细分，处罚未能及时进行档案信息收集及处理等工作的行为及个人，奖励管理质量较佳，档案利用率更高的有关管理系及个人。该类方式能实现调动人员管理积极性的作用，有利于档案管理的逐步发展及创新。

（六）应用先进技术

高校可从校内的技术条件、经济条件及学生档案管理需求出发，在收集整理，或编制传播档案材料等工作上，做好现代信息技术的应用，例如创设数据管理平台等等，实现档案管理的信息化发展。高校可在学生入校时便进行电子档案的创建，并由专人来对学生在校信息等信息进行定期录入，最终构成档案管理平台，利用信息化管理减轻各人员的工作强度，提高管理便捷性及效率，也能延长档案的存管寿命。

（七）开发档案资源

在国内市场经济的逐步发展下，对现代企业而言，人力资源的开发是一项重要的管理工作。在此环境下，高校的学生档案管理应当顺应时代发展的需求，建设数字化及网络化的档案管理模式，最终达成档案随人的效果，以信息支持人才的流动，让各企业都能得到有效的学生档案。首先，高校可对学生创设就业电子档案库，其中要涵盖档案材料的采集存储、整理检索以及利用等方面功能，将各年院校、毕业生就业的有关数据进行录入，最终达成资源共享的效果。要达成该类效果，指导教师能和以往的毕业生进行及时联系，并从学生本人的就业状况、反馈意见出发，对校内的应届毕业生提供就业指导。其次，高校也可利用企业的信息反馈来对当下有关行业领域的人才需求、就业动向进行了解，让校内的就业指导能够及时进行调整，让专业教学逐步改革，实现人才培养模式的创新和变化。最后，高校可分析就业市场内现有的职业结构等信息，以此为学生提供了解就业形势的真实信息，使其尽快转变个人的就业理念，更好应对当下市场经济中的就业环境。校内可联系学生的就业跟踪调查以及就业档案，活用档案使其作为一个重要的、动态的信息获取途径，帮助校内充分解析毕业生的就业心态，并做好对校内的专业设置等方面工作调整，为校内未来毕业生的就业提供经验数据参考。

三、结语

综上所述，在高校工作中，学生档案管理不仅会影响到毕业生的就业问题，也对高校的改进发展及建设有着潜在影响。高校要在就业视角下，创新校内的学生档案管理，便需逐步提升校内师生对档案的重视，结合需求进行档案管理模式的创新。在现代化生产背景下信息化是多个行业领域的发展方向之一，高校也可推进学生档案管理的信息化，利用档案信息平台的构建，使得档案资源的开发力度得到增长，让档案能充分发挥本身的就业服务功能，为高校学生增强就业优势，使其能良好就业，为学生的就业发展、院校的社会影响力增长提供支持。

参考文献：

[1]谷惠敏.就业服务视角下高校档案管理创新研究[J].人文之友，2019，000（5）：62-63.

作者简介：谢卫朋（1981—），男，汉族，陕西咸阳人，本科，讲师，陕西财经职业技术学院，主要从事经济类、思想政治教育类研究。