关于行政事务管理信息系统的设计研究

冯松

摘 要：本文选择就行政事务管理信息系统设计这一论点进行分析和研究，为了确保分析和研究的全面性，设计了如下研究框架。首先，阐述了行政事务管理工作的内涵，了解行政管理工作广义以及狭义的定义，利于为后续的分析奠定理论基础。其次，分析了行政事务管理的主要工作内容，了解行政管理的不同方面。最后探索了行政事务管理信息系统设计的有效举措，力求为相关单位以及工作人员提供理论参考依据，设计更加科学和满足实际需求的行政事务管理信息系统，降低事务管理工作的难度，保证行政事务管理工作更加高效的落实。

关键词：行政事务;管理信息系统;设计

前言

社会的发展，科学技术的进步带动了我国经济的发展，使得人们的生活以及工作节奏加快。在此背景下，行政事务管理此项工作的任务量也不断增加，为了寻求更加科学高效和实用的行政事务管理方法，成为当下社会发展的迫切需求。总的来说，企业要想更加高效地落实此项工作，必须设计一套满足实际需求的行政事务管理信息系统。这样才能降低行政事务管理工作更加高效落实此项工作。

1.行政事务管理工作概述

从广义的角度来说，行政管理事务，主要是主要包括对行政事务的管理以及办公事务的管理。从狭义的角度来说，行政事务管理主要是把行把行政放在主要位置，对行政事务以及办公事务有效结合，但更注重行政管理工作。行政事务管理工作的职责要求相关工作人员在日常工作期间，做好计划安排工作，明确岗各岗位的职责，注重横向沟通以及纵向沟通，有效的和各个主体进行联系，做好各部门的协调工作。

此外，也要注重信息的收集与整理，及时把所收集到的重要信息提供给管理者。利于带动企业单位的发展，只有这样才能更加高效地落实好行政事务管理工作[1]。

2.行政事务管理工作主要内容

2.1物品管理与会议组织工作

行政事务管理工作需要负责物品的管理以及会议的组织工作，首先要其负责对公司全部办公用品以及办公设备的采购、登记和核查管理等工作，负责对物品的调配和保管等工作，此项工作要求工作人员做到账务的相符。其次，负责企业文化的建设，组织各类企业活动，宣传企业的文化理念。

2.2环境卫生与安全保卫工作

环境卫生与安全保卫工作主要是对办公秩序以及环境的监督环境的监管工作，负责安全保卫工作，结合实际制定完善的安全防火管理制度，保证公司处于稳定的运行状态[2]。

2.3各项事务与设备管理工作

各项事务的管理，包括企业、企业和客户之间各类相关事务，以及企业发展期间的各类事务等工作。此外，行政事务管理工作人员也要发挥自身的职责，完成领导临时所交代的各类任务，为企业发展贡献自身的力量。

3.行政事务管理信息系统的设计举措

首先，在系统设计期间，应了解系统设计的需求，明确业务目标，让系统参与者来进行设计，首先，对于企业来说，其行政事务工作的有效开展属于企业内部的工作，因此，企业需要在内部建设系统化的数据信息共享平台，以此来协助行政部门儿以及各个部门之间的各项工作，利于各个部门及时交流、高效管理，确保行政事务管理工作的高效落实。保证行政事务管理的便捷性、公開性以及高效性，实现企业数据信息平台的备份以及查询，企业管理者以及工作人员可利用系统中存储的数据信息来判断企业当下发展的情况，并为企业未来的发展做指引。

企业信息系统参与者应包括总经理、行政主管、行政专员和部门主管、各部门助理以及系统的管理工作人员，对于总经理来说，其可以进行一些申请和审批的操作;行政主管则可以负责全部行政事务的管理;审批以及考核行政专员对行政事务相关基础工作进行负责;部门主管以及部门助理需要做好部门事务相关工作的审核以及监督[3]。普通工作人员可通过系统平台获取满足自身工作需求的数据信息，保证自身工作的高效落实，系统管理工作人员具备所有的系统操作权限。

此外，在系统设计期间，也要确保系统设计的安全性，了解系统安全性的需求，如加密解密的需求数据存储以及安全需求身份认证与日志的需求等，做好安全防护设计工作，这样才能保证存储到数据库的信息被有效被保密，避免重要信息的泄露[4]。

结束语

综上所述可以看出，行政管理行政事务管理工作主要包括以下几个方面：包括行政物品、会议组织的管理工作环境卫生、安全保卫工作以及各项事务和设备管理工作，基于行政事务管理工作的繁杂性以及重要性，企业在管理期间需要构建行政事务管理信息系统，做好系统的设计，利用系统来落实各方面的工作。总的来说，企业在行政事务管理信息系统设计期间，应明确业务的目标，考虑到系统参与者来进行设计，如考虑到总经理、行政主管以行政专员和部门主管的工作需求，以此来开发和设计系统，利于更加便捷的应用系统平台，确保信息数据的有效传递，通过系统提供重要信息，科学决策，更加高效地落实行政事务管理工作。

参考文献

[1]苏蓝天，魏宝林.行政办公实物管理信息系统的实现与应用[J].大科技，2018，000（033）：302-304.

[2]李东旭.综合行政事务管理信息系统的设计与实现[J].科学与财富，2018，000（022）：211-212.

[3]王星月.新时期办公室行政事务管理分析[J].数码世界，2019，000（007）：175.

[4]山东国子软件股份有限公司.推动信息化建设助力国有资产管理——对行政事业资产管理信息系统改造的思考[J].行政事业资产与财务，2018（15）：25-26.