大数据时代的“档案+”思维贺兴义

摘 要  大数据时代的到来给档案工作提出了新的挑战，但同时也带来了新的发展机遇。档案工作需要在新的背景下实现创新发展，就必须坚持“档案+”思维，紧跟时代潮流，充分运用新技术、新方法，主动对接社会新需求，从而实现新的发展。

关键词  大数据 档案 创新 思维

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-26

Abstract The arrival of the era of big data brings not only new challenges but also new development opportunities to archival work. Archival work needs to achieve innovative development in a new context， so we must adhere to the thinking of "archives +"， keep up with the times， make full use of new technologies and methods， and take the initiative to meet the new needs of the society， so as to achieve new development.

Keyword big data; archives; innovation; thinking

大数据时代，社会活动必将呈现出新的方式和特点，档案管理活动也不例外。这就需要我们紧密结合发展潮流，深刻理解大数据带来的挑战，不断革新档案工作的形式内容、技术手段、工作范围、方法理念等，树立以创新驱动发展的“档案+”思维，主动融入大数据时代。

一、“档案+”本质上是一种创新现象

大数据时代，数据成为一种重要的基础性资源，“其价值堪比黄金”，“是未来的新石油”。未来的社会是数据驱动下的创新型社会，通过对数据进行采集、存储和分析，从而发现新知识、提升新能力、创造新价值。因此，大数据将成为竞争力的来源，谁能更充分地掌握和运用大数据，谁就将在竞争中占据主动。

档案是重要的数据。一方面，档案作为重要的信息资源，是序化程度高的优质数据，是整个社会大数据的重要构成，并且具备独特的优势。另一方面，档案行业拥有社会经济发展最真实、最全面、最权威、最丰富的数据资源，类型多、体量大、价值高，形成了一个专业大数据，称为档案大数据。

大数据时代，档案管理的挑战在于两个方面：一是组织内部自身信息化程度增加，档案来源途径多样、电子化比率升高、非结构化类型增多;二是组织外部数据环境的变化，如自媒体的繁荣产生了巨量数据，使档案社会化服务能力要求更高。因此，档案工作不再是传统的“埋首故纸堆、枯坐冷板凳”状态，而是需要运用大数据的思维来指引行业发展，用大数据及相关技术来开展业务工作。一方面，要充分发挥档案的优质数据属性，把档案作为大数据的有机构成“+”到需要它的事物中去，形成“档案+”;另一方面，要把档案作为一个行业大数据看待，建成和优化档案大数据基础平台，不断增强自身能力建设，形成档案管理增强版的“档案+”。

无论是何种“档案+”，归结起来都是将档案作为一种数据资源来管理、建设和应用，是一种以数据为主要驱动力的创新行为。这代表的是一种新的理念，以数据为基本要素，以新的信息技术为手段，充分挖掘数据价值，实现让数据说话、用数据决策和管理，从而总结新规律、构建新模式、创造新价值、形成新常态。

大数据时代的“档案+”，实质上是档案工作充分利用互联网、云计算、物联网、大数据等新兴技术，在加强档案自身能力建设的同时，转变观念，培养主动服务意识，释放档案数据红利，为其他行业发展提供数据支撑和知识服务，从而形成创新、协调、开放、共享的发展新格局。

二、“档案+”思维内涵

1.数据化思维。在大数据时代，档案管理工作的对象不再局限于纸张、磁带、胶卷、光盘等静态实物载体，而是扩展到动态的社会现象，用数据化思维把这种社会现象转换成数据，并且可以被量化分析。在这种动态过程中形成了反映社会现象的数据流，其中具备客观性、真实性、原生性并且具有保存价值的数据流，便成为档案数据流，成为档案管理工作的主要对象。數据化思维使档案管理活动从重结果向重过程转变，不仅是将社会活动的结果纳入档案管理，而且要主动介入，把档案思维加到社会活动过程中去，对动态过程中形成的数据流进行规整。

2.开放共享思维。大数据时代的到来打破了信息垄断格局，也将消除信息孤岛，使开放共享思维深入人心，这一思维也必将成为新时代档案工作新思维的核心理念之一。一方面，“档案+”需要将档案加到需要它的事物中去;同时，档案工作也需要其他行业领域的支撑配合。只有在融合中才能发挥档案数据流的价值，也只有在融合中才能扩大档案数据流的来源，从而形成“你中有我、我中有你”的开放共享局面。

3.用户思维。大数据时代，信息不对称现象将大大减弱，用户获得更大的话语权。档案服务应当改变“你来我查”的传统服务理念，树立“投其所好”的主动服务意识，以用户的个性化需求为导向，主动采集和分析用户基本信息、检索习惯等，预测用户潜在的档案信息需求，主动推送，及时、准确地提供所需要的信息，实现“信息+解决方案”的一站式服务。只有牢固树立用户思维，才能使档案工作受社会重视，被公众认可，才能顺应大数据发展的时代潮流，不至于被越来越边缘化。

4.知识管理思维。大数据时代，数据的价值不在于它本身，而在于使用价值，即通过集成、分析与挖掘等手段对大量数据进行处理，从而发现新知识、创造新价值。“档案+”思维指引下的档案工作重点不在于归档保存多少数据，而在于运用大数据技术对数据进行分析后获得信息，通过对信息进行加工后形成知识，通过对知识的运用而启迪智慧。档案管理不仅仅是信息共享，而是信息价值共享，只有用知识管理的思维来指导档案工作，才能真正发挥档案“了解过去、把握现在、预知未来”的作用。

三、“档案+”思维下档案工作变革思路

“档案+”思维下档案工作变革涉及方方面面，最基础的是需要树立新的档案价值观念，在新观念的指导下，不断革新档案工作的对象和流程，不断运用新技术拓展档案服务方式，开展档案专业教育，提升全社会档案工作能力和服务水平，使档案工作切实为社会发展提供知识服务和智力支持。

1.数据共享，交叉融合。大数据时代，数据收集是一种意识，数据管理是一种技术，数据共享是一种态度，而档案的价值与作用就在于数据共享，实现跨部门数据资源共享共用，与其他行业交叉融合，从而发挥提供知识、辅助决策的功能，创造出新的价值。

（1）加强档案数据共享技术标准建设。大数据背景下信息类型是丰富多样的，信息产生的方式是千差万别的，因此所收集的档案数据在格式、名称、代码、单位、编码、质量等方面各不相同，这对实现信息共享产生了严重的阻碍。同时，不同的档案部门在档案数据管理系统、规范、操作规程等方面也有很大不同，这也使档案数据在行业内共享存在很大难度。为了破除这些障碍，必须建立一整套数据共享技术标准，对档案数据的名称、格式等进行统一，方便档案数据在不同部门、不同单位、不同行业间交流共享。

（2）加强档案数据共享政策法规建设。大数据对档案行业带来的冲击是前所未有的，在数据共享方面，一方面是社会公众对档案信息共享的迫切需要;另一方面是档案信息掌管部门不愿共享、不敢共享、不能共享而无法满足社会的需求。因此，必须建设一系列政策法规制度，既要推动档案数据向公共开放，在共享中发挥其价值，又要充分保护诸如隐私权、知识产权等一系列合法权益，保障档案数据共享的可控性与合法性。

（3）加强档案数据共享平台建设。建立一个强大而稳定的档案数据共享平台是大数据时代实现数据共享与交叉融合的必要条件。档案部门应当应用云计算相关技术，建立数据开放共享的“档案云”平台，各级各类档案部门将档案数据存储在“云服务器”中，实现异地存取。各个档案部门根据实际情况规定相关数据的权限，可以进行馆际共享，也可以设置特殊的访问权限。档案数据共享平台通过可以开放的档案數据与电子政务网或者互联网，实现档案数据的社会共享。

2.扩大对象，强化职能。传统的档案管理工作主要针对的是纸介质、磁介质等物理介质载体形成的档案材料，管理的重点多是保障档案实体的安全。大数据时代的到来改变了档案工作的方式和内容，扩大了管理对象，强化了管理职能。

（1）视野开阔、兼容并包的档案管理新思维。传统理念下，档案管理的对象是档案。因此，判断文件材料是否属于档案成为档案管理工作的起点。随着大数据时代的到来，档案管理应当扩展视野，勇于跨界，除将传统定义上的档案纳入管理的核心范畴外，还应将档案定义范畴之外的于本单位有利用价值的一切资料纳入管理，使之成为档案大数据的补充资源，从而更充分地发挥档案部门信息中心的功能。此外，档案管理部门也应当加强与其他部门的沟通，与本单位的业务部门、信息化部门、保密管理部门等形成业务、专业、技术、监督合作交融的档案协同管理体系。

（2）存量数字化、增量电子化的档案资源建设新策略。大数据时代，档案管理的重心在于开放利用，充分发挥档案的价值。存量数字化、增量电子化的档案资源建设策略是适应时代发展的需要，也是新时期档案管理部门的新职责。在对存量档案进行数字化过程中，不仅仅局限于扫描、挂接等常规动作，而且要通过大数据相关技术将其转化为可供机器识别、管理和提供利用的档案数据流。在大数据时代背景下，应当以数据思维重新定义档案工作的价值，将档案管理的重心从“管”向“用”转移，强化档案工作的服务职能。

（3）知识管理、智能服务的档案服务新理念。一直以来，馆藏数量成为衡量档案工作成效的最重要指标，而将馆藏转化为知识的能力却严重不足，从而导致档案馆虽坐拥丰富的信息资源，却在信息时代不断地被边缘化。大数据时代的到来，档案数据成为一种基础的资源，需要发挥其价值协同解决社会各领域的问题，以知识管理的理念和技术来管理档案，提供解决问题的智慧和方案。因而，运用大数据技术分析大量档案数据潜在价值的能力将成为衡量档案工作发展水平的新标准，对档案数据的分析与处理也必将成为档案部门的主要业务。

3.开放共享，优化流程。传统理论指导下的档案工作分为六个环节：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，属于闭合式的管理流程，所有工作都在特定的工作场所（档案馆、档案室）、由特定的工作人员（档案工作人员）来完成。而大数据时代的到来，这种管理流程已不能适应社会发展，需要作出相应的改变。

（1）扩展来源，主动搜集档案材料。档案收集一直是档案工作存在的难题。在大数据时代，需要对传统的“坐等上门”的收集理念进行变革，更需要主动出击，搜集各类档案材料。一是要加强部门档案移交制度，通过考核、奖惩等方式激发业务部门档案移交的积极性与主动性。档案部门要切实加强指导，建立健全操作性强的档案收集移交指导方案，使业务部门档案人员明白收什么、怎么收。二是要建立系统推送的自动归档平台，与单位办公平台对接，使档案在形成之时实现即时归档，自动归集。三是要建立开放搜集平台，档案人员通过平台主动采集视频、音频、图像、数据库表等非结构化、半结构化数据，同时也支持网络用户分享或上传相关资源，通过分析、处理后成为档案信息资源。

（2）与时俱进，创新档案业务环节。大数据时代，档案管理业务工作中除了要做好档案的整理、分类、著录、标引等基础性工作外，还必须结合现代信息技术展开创新管理活动。要充分运用物联网、云计算、大数据等新技术，在数据收集、存储、分析、挖掘等方面做文章，实现馆藏数据、运营数据、用户行为数据智能存储和分析。通过对海量数据的智能统计和挖掘，从而掌握用户重点关注资源，提升馆藏资源的利用价值。利用传感技术、智能技术实现对档案、库房等对象及其运行状态的自动、实时、全面感知与控制，提升运营管理效率。

（3）开放共享，建立分享服务模式。利用是档案工作的目的，也一直以来是档案管理流程中颇有难度的环节。在大数据时代，传统的“你来我查”的服务模式将面临巨大挑战，而分享服务模式将发挥越来越重要的作用。档案部门要挖掘和分析用户行为数据和利用诉求，通过网络、移动技术实现无处不在的网络互联服务和无时不在的数据智能融合服务，通过智能挖掘档案数据资源、自动整合相关数据资源进行推送服务，并建立用户互动的渠道，让用户参与到服务中来，使每一个用户在获得所需的数据资源后，又成为其他用户的潜在服务提供者。

4.协调技术，无“微”不至。大数据技术的发展带来信息环境的深刻变化，信息媒介、信息内容都趋向微型化，人们的信息获取和阅读方式也发生了巨大改变，越来越习惯使用手机、平板电脑等便携设备获取各类资讯。档案服务也必须顺应这种发展趋势，强化社会化服务理念，运用新的服务技术与手段，满足用户的各种需求。

（1）服务形式微型化。传统的档案服务是以“大”而“全”为指导思想的，以档案部门为主体的大众的、普适的服务，其典型特点是“我提供什么，你就接受什么”。但在大数据环境下，用户的需求呈现多样化、个性化特点，档案服务应当以用户为主体，精确分析用户需求，建立微型化、便捷化的服务机制，通过微信、微博、微电影、短信、彩信、APP等自媒体提供个性化的档案信息服务，形成一种“你需要什么，我就提供什么”的服务模式。

（2）服务对象泛在化。一直以来档案服务的对象多数是本单位人员或者档案相关者，并且存在实体的身份认证。在大数据时代，档案部门应当在合法的条件下，最大限度地扩展档案服务范围，将服务延伸到更多的用户，特别是网络用户。逐渐破除时间、空间和身份的限制，将任何具有潜在档案信息需求的用户都当成服务对象，并根据他们的多元化需求提供个性化的档案信息服务。

（3）服务过程嵌入化。大数据时代的到来深刻改变了人们获取信息的方式，“碎片化阅读”成为典型的信息获取形式，呈现出“短、平、快”的特点。档案部门应当充分调研和深入分析用户的信息需求，将档案信息服务无缝嵌入到用户的工作、学习、生活中，为用户利用档案信息提供便利条件，使用户能突破时空的限制，随时随地的获取所需求的档案信息，形成一种“用户在哪里，服务就在哪里”的良性互动服务。

5.面向应用，拓展教育。任何时候，人才都是推动变革的关键。大数据时代的“档案+”思维实现需要一大批各类专业人才，这对档案专业教育提出了更高要求，需要在面向应用的基础上，不断拓展档案专业教育领域。

（1）培养大数据专业人才。大数据需要新的专业人才，他们将担任大数据分析和预测的评估专家。作为信息储量巨大的档案部门来说，更是需要一批專业的大数据人才来推动档案工作与时俱进的发展。通过对档案大数据进行分析和整合，才能真正破解档案如何在新时期繁荣发展的难题。大数据专业人才的培养是档案专业教育的重要方面，需要培育一批拥有互联网思维、大数据思维的人才，打造大数据专业技术生态，实现共同进步。

（2）培养跨界复合型人才。大数据时代的档案工作需要既懂大数据相关技术，又懂档案业务的复合型大数据人才，从而实现扎根于档案行业、综合运用大数据相关技术解决档案发展难题，促进档案行业发展。大数据人才是多学科交叉型人才，不是某一个学科能够单独培养的，因此需要计算机科学、数学、统计学等多学科共同参与，形成多学科协同的跨界复合型人才培养体制。

（3）培养应用创新型人才。一般情况下，在普通高等学校的人才培养中，很难培养出实用的大数据分析人才。大数据时代，档案专业教育应当与社会需求相结合，注重实践环节，形成一个“政、企、产、学、研”一体的人才培养平台，利用这个平台，加强人才的创新意识培养和专业技能实践锻炼，不断解决大数据发展过程中遇到的实际问题。

大数据时代不是“档案+”面临的第一个挑战时代，也不会是最后一个。在技术与社会互动、进步的长途中，“档案+”会面临一个又一个类似的时代。静观其变只会让档案愈发远离民众，以动制变才能让档案与时代同行。但“变”的第一要义是必须以“档案”为基，所“+”内容为形，如此才不会被大数据淹没。

参考文献

[1]维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼思·库克耶.大数据时代[M].浙江：浙江人民出版社，2013.

[2]侯英杰.“大数据”背景下高校档案工作发展思路探析[J].城建档案，2015（6）.

[3]许桂清.大数据背景下的档案行业发展[J].中国档案，2015（6）.

[4]王铁牛.大数据档案学国内研究现状及研究方向分析[J].档案研究，2015（3）.

[5]吴伟宁.大数据时代档案工作的机遇、挑战与应对策略[J].档案天地，2015（5）.

[6]周枫.大数据时代档案馆的特征及发展策略[J].档案建设，2013（8）.

[7]杨智勇，史晓杰.大数据时代数字档案馆的微服务研究[J].档案管理，2014（6）.

[8]陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案，2015（1）.