高校档案管理信息化建设

胡建红

摘 要：高校档案记载了高校建设发展和教育教学的真实历史，对于高校总结经验、规划与决策、经营管理等都具有积极的意义。因此，在信息科技时代加强高校档案管理，提高档案管理信息化水平，是当前高校档案管理工作的第一要务。本文分析了高校档案管理信息化建设的意义，在此基础上，重点探讨了高校档案管理信息化建设策略，希冀能为高校档案管理信息化建设的顺利进行提供一定参考与借鉴。

关键词：高校档案;管理;信息化建设

在高校管理实践中，档案管理是重要的内容之一。高校档案管理记载了高校招生、科研、教学和其他各项工作服务等重要事项，能为高校建设与发展提供有力支持，做好档案管理工作，提高档案管理效率，支持高校发展，是当今高校档案管理的使命。在信息科技日新月异发展推动下，人类社会已然步入信息科技时代，信息技术在各行业的应用不断深入，高校档案管理信息化建设也日渐提上日程。

1 高校档案管理信息化建设的意义

档案信息化建设是指在档案管理工作中，应用信息技术对档案信息资源进行管理和整合，同时为档案利用提供信息查询与服务等。高校档案管理信息化建设情况，从侧面反映了高校整体信息化建设发展水平。随着高校的发展与扩招，高校师生人数不断增多，各项事务也越来越复杂，传统的高校档案管理模式已无法适应新时期高校档案发展要求，必须要进行高校档案管理信息化建设，这对于高校健康快速稳定发展极具意义。一是能提高高校档案管理的效率与质量。传统纸质档案管理模式效率不高，还容易发生丢失、损坏等问题，查阅和利用也不够便利。而进行信息化建设，档案信息就会以纸质、音视频等形态存在，不仅方便收集和整理，还能定期进行备份，不会丢失，且安全可靠，不会因人为因素发生错误。这样，可以有效提升档案传递和处理的质量和速度，实现档案信息资料自动化信息存储、传递、处理及利用。二是档案利用方便快捷。构建高校数字档案馆，有利于更加便捷地开展收集、检索、存储、归档等工作，档案利用者通过档案信息化管理平台，就能根据自己的权限，随时随地进行档案检索，这将能促进档案资源价值得到更好的实现，为高校教育教学工作提供有力的支撑。

2 高校档案管理信息化建设有效策略

2.1 高校档案管理信息化建设原则

在进行高校档案管理信息化建设时，需要坚持全周期管理原则和双轨制原则。其中，全周期管理原则就是指档案管理中，因为档案存储是利用的基礎，而且各个环节都是紧密相关的，这就要从全生命周期来进行综合考虑，从档案信息资料的收集、存储和利用等各个环节强化信息化建设，以最大程度地提高档案信息化管理的质量。双轨制原则就是指在高校档案信息化建设过程中，要兼顾数字化档案和纸质化档案，纸质档案管理是基础，数字化档案管理是升级，对于重要的档案资料，还要做好纸质档案管理，这样才能有利于推动高校档案管理信息化建设良好发展。

2.2 高校档案管理信息化建设有效策略

第一，高度重视档案管理信息化建设工作。高校领导要及时更新管理理念，与时俱进地树立档案管理全局观，明确档案管理信息化的价值，从思想意识和行动上重视档案管理信息化建设工作，并贯彻落实此项工作。从资源配置上加强支持，积极配置完备的先进技术设备设施等，促进档案管理规范化水平不断得到提升。

第二，结合实际健全档案信息化管理制度。制度是管理的依据，科学的档案管理制度，能显著促进档案管理效率提升，这就要求高校要立足实际，积极建立健全档案管理制度。对高校档案管理与利用情况进行全面的调查分析，与实际要求相结合，有针对性地制定档案信息化管理各项规章制度。建立健全考核制度、监管制度、档案保密制度等，确保档案管理各环节都规范、有序，保证档案管理制度的科学性、针对性和可操作性，已达到档案管理更加便捷高效的目的。

第三，完善档案信息化管理基础设施。档案信息化建设需要完备的基础设施设备，高校档案归档立卷种类多，有大量的信息，只有实施信息化建设，才能提高档案信息资料的处理速率。高校管理层要从资金上予以支持，协助配备齐全各种设施设备，如图文影像扫描设备、存储器、数码摄像机、数据库服务器等，完善档案信息化管理软硬件系统，实现档案管理现代化和办公自动化。

第四，切实做好网络信息安全工作。网络具有开放性，在高校档案管理信息化建设中，必须要增强档案安全意识，重视和强化网络信息安全，严格落实岗位责任制，确保档案信息安全、完整。要结合理论与实践研究成果，对档案信息化管理中可能存在的风险进行明确，有针对性地采取有效安全保护策略。同时，要规范档案管理人员的行为和档案利用者的行为，设置相应的权限，以促进档案信息系统安全系数提高。定期对档案信息化管理系统进行检查和更新，应用防火墙、网络安全技术等，防止档案信息资料丢失、被恶意盗取、篡改等。

第五，加强高校档案管理信息化专业人才培育。高校要在全员中宣传档案信息化建设的意义，从根本上转变档案管理人员的思想意识，使信息技术得到顺利应用，激励员工主动学习和掌握信息技术。给档案管理人员提供充足的学习与进修机会，通过教育培训提高其信息化技术与技能。

第六，优化高校档案信息化服务流程。在实现档案服务信息化的过程中，档案管理人员要根据高校档案信息化服务需求，对相关流程进行优化。如在线提供档案信息、远程办理档案证明等。随着信息技术的发展，现在互联网逐渐成为人们日常生活和工作的重要工具，数字校园环境下的高校，也越来越需求在线提供档案信息服务，这不但能方便档案利用，还能促进文件利用效率提高。通过优化档案服务流程，档案利用者可随时地登录档案管理系统来获取相应的档案信息资源，实现档案资源利用降本增效。

3 结语

一言以蔽之，在当今信息科技时代，信息化建设是高校档案管理发展的方向和趋势，其能提高高校档案管理现代化水平，提高档案管理效率与质量，使高校档案的作用得到充分实现。在具体实践中，高校要有针对性地采取有效措施，积极推进信息化建设，确保档案管理信息化的高效性。

参考文献

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