档案数字化管理系统在医院管理运行中的作用

米高辉

摘 要：档案数字化管理在医院管理运行中具有提高管理工作效率、保证信息安全、实现资源共享与整合以及助力人力资源管理等众多优势，本文论述了传统档案管理中存在的问题，探讨了数字化档案管理系统以及优势，分析数字化档案管理系统在医院管理运行中的作用，旨在为提高档案管理工作质量与效率提供参考。

关键词：档案管理;档案数字化管理系统;医院管理

医疗事业不断发展，外加信息技术与计算机技术的不断发展，档案数字化管理系统得以应用于医院档案管理中。与传统纸质档案相比，档案信息化具有众多优势，因此档案信息化是档案管理发展的必然趋势[1]。当前众多医院都先后建设档案数字化管理系统，明显提高了档案管理工作的信息化水平，提高了档案管理工作的效率与质量，档案数字化管理系统正在医院管理运行中发挥着越来越重要的作用。

1 传统档案管理存在的缺陷

1）完整性差。各地医院实际情况存在较大差异，这是造成其人事管理系统不同的重要原因，工作人员在配置上也存在较高的随意性。一些医院档案管理人員缺乏法律意识，不具备较高技能水平以及专业的知识，这造成这些人员在实际工作过程中常见随意摆放档案资料的情况，很容易引起档案缺失、损坏。

2）统一性不足。传统医院档案管理模式下，各个部门之间的沟通与合作缺乏，存在各自为政的情况，对档案进行处理时根据各自的标准进行处理，这造成档案资料重复以及档案资料未能充分发挥价值的情况。档案相关部门要积极进行交流与合作，档案材料的收集人员以及管理人员未能积极进行交流，只为了自己工作方便就违反规定，随意丢弃、扣押档案资料，这就很容易引起一些具有较高价值的档案资料难以得到收集以及保存。

3）覆盖面窄。随着科学技术的发展、医院需求的增多以及社会情况的转变，档案（特别是医院档案）的内涵硬不断扩展。医院档案从以往的仅涵盖病历、排片、文书等内容不断扩展，到当前已经包括了病历、胶片以及科研等，其内容愈加丰富。相关部门未能明确界定医院档案的范围，这造成每个医院都是基于自身角度结合以往经验来延伸或者压缩管理，一些有进入档案管理价值的材料就此被错过。

2 数字化档案管理系统的概述及优势

数字化档案管理系统概述。当前我国计算机及通信技术不断发展，这提供了技术支撑以便于改变传统档案管理方式，还是对档案管理系统的一次革新，这对档案管理而言同时带来挑战与机遇。与发达国家相比，我国现代化档案管理起步较晚，因此发展相对落后。

数字化档案管理是对档案管理的革新，其对材料的收集、鉴别、统计、保管以及档案均进行数字化管理，除此之外还可借助系统专网来网上查阅档案，这使得人事管理以及医疗档案管理效率都得到了极大的提高。

档案数字化采集系统、查阅系统以及日常业务管理系统共同组成数字化档案管理系统。档案数字化采集系统具备文件检测、材料审核、数字化采集以及目录整理等功能，这些功能使得档案管理人员得以快速录入档案并进行整理，系统自检以检查档案的正确性以及完整性，为及时修改提供助力;录入过程中系统自行生成检索目录以便于档案的查找以及审阅。数字化档案管理系统具有审核档案、保存档案以及系统维护等功能，传统纸质档案保存难度较大，容易发生损坏、丢失等，实现数字化档案管理可提高档案的安全性。查阅档案在医院管理运行中非常常见，查阅系统中的查阅模块可提高档案应用效率与查阅效率，减少人力物力成本，提高档案查阅效率，其对档案查阅者的身份进行审查，遵循分级审阅的原则来建立访问准入机制，这使得系统与档案的安全性都得到了提高，减少了档案被人为涂改现象的发生[2]。

3 数字化档案管理系统应用于医院档案管理的作用

1）可避免档案原件损坏、缺失。数字化档案系统对档案信息作信息化、数字化处理，档案的查阅不再需要使用原件，这避免了原件在查阅、利用过程中的缺失、损坏发生，能有效保存档案原件，尽可能减少了关键档案资料损坏、丢失事件的发生。

档案数字化管理系统以电子信息数据的形式将所有档案信息储存在系统中，这为当阿纳的安全性得到了保障。以人事档案信息为例，人事档案信息对医院职工的重要性是不言而喻的，是衡量医院职工是否能胜任工作岗位、是否具备调岗、升迁资格的重要依据，纸质档案信息一旦出现涂改、损毁或者缺失，则档案的有效性、真实性都会受到严重的影响。档案数字化系统下，档案信息就不会被损毁、涂改，可以确保档案信息的安全性。

2）提高管理人员工作效率。医院档案管理中引进档案管理数字化系统能改进档案资料的归档方式，管理人员不再需要将精力与大量时间投入到整合、记录档案资料中，能尽可能减少由于一处改动而引起的连锁改动，减少时间以及人力的浪费。信息化处理档案资料将工作人员从手工作业中解救出来，明显提高了工作效率。

高质量的档案采集及归档可确保档案的有效性及完整性。档案管理是医院管理工作的重点，提高档案管理的工作效率与工作质量可提高医院管理效率，为医院平稳运行提供保障。以人事档案管理为例，应用档案数字化管理系统可规范开展人事档案的采集及归档工作，减少工作人员的工作量，提高工作效率。电子扫描仪器直接将纸质档案的图像信息及文本录入系统，同时进行图片挂接以及裁剪等处理，确保完整、清晰地录入信息。

3）为整合、共享档案资源提供便利。医院整合、优化档案资料能使档案资料更加充分地发挥出自身的价值。档案数字化管理系可提高对档案资料的利用率，遵循分级审阅的原则来建立访问准入机制，所有有权限的部门、人员都可以访问系统，查阅权限允许范围内的信息，从而实现档案资源共享，提高档案的利用率。档案数字化管理系统具有较强的分类功能，可实现快速查找、审阅档案，提高档案利用效率[3]。

4）优化人力资源配置。医院管理运行中，对医院人力资源进行合理的调配是关键。医院高素质人才众多，内外竞争压力大，为了合理培养人才、使用人才，提高医院核心竞争力，医院要合理应用人事档案，科学、合理地进行人事调动进而合理配置人力资源，妥善安置各专业人才，做到人尽其用。而为了而做到这一点，就离不开档案数字化系统医院应用档案数字化管理系统可提高人力资源管理质量，当聘用或者调派新医师后，该医师的原单位与现单位可进行电子数据对接，经互联网与数字化系统传递人事档案，人力资源管理部门可以快速掌握该职工的信息进而合理调配。档案数字化管理系统的应用可以提高干部任前审核工作效率，任前审核是正式提干的必要环节，这一工作关系重大，因此必须慎重对待，利用档案数字化管理系统可快捷审核各项信息，进而选拔出医院真正需要的人才。人力资源管理部门将档案信息作为参考依据，不需要进行二次调查即可实现任前审核，这使得人才选拔的效率与质量都得到提高。

4 结束语

对医院管理运行而言，医院人事档案全面记录了个人能力、行为以及思想，人事调动时医院可对人事档案内容进行综合考量进而判断人事调动是否合理。档案数字化管理系统应用于医院管理运行中可明显提高档案管理效果，医院得以更加得心应手地使用档案，医院的行政管理质量得到提高，能为医院可持续发展提供助力。

参考文献

[1]张红，沈亮.档案信息化与医院信息一体化融合[J].解放军医院管理杂志，2019，26（10）：923-926.

[2]张瑞华.云时代背景下档案数字化管理及其应用策略探讨[J].企业改革与管理，2019（21）：26-27.

[3]王苏军，陈清云，盖峻梅.基于大数据背景的医院档案工作探析[J].档案与建设，2019（07）：61-62+56.