民生档案信息系统评价指标体系研究

摘 要：民生档案信息系统建设好坏，需要构建一个完善的民生档案指标评价体系，对资源体系、安全体系等各子系统的建设情况进行评估，以促进各个体系建设不断细化和完善。通过对民生档案信息评价体系的原则的分析，对民生档案信息资源体系评价技术、方法的研究，提出一套切实可行的民生档案信息指标评价体系，以期能够为今后民生档案工作更好服务民生、服务和谐社会提供有力帮助。

关键词：民生档案;民生档案信息;档案指标评价体系

民生档案信息系统建设好坏，需要构建一个完善的民生档案指标评价体系，对资源体系、安全体系等这几个体系的建设情况进行评估，以促进各个体系建设不断细化和完善。民生档案评价体系大致包括评价对象、方法、标准等。评价对象主要是其他各个体系以及评价体系自身，对本身的评价又自然地包含在评价指标、方法等选择的科学性、合理性当中，因此评价方法需依据不同体系各自的特点采取合适的方法。

1 民生档案信息评价体系的原则

对民生档案信息资源体系中的各个体系进行评价，应遵循以下几点原则：

1.1 评价标准的一致性与特殊性相结合

由于我国档案行业实施的是统一领导、分级管理的国家模式。因此从法律上而言各个档案馆的职能是一致的，县以上的档案管理机构在档案管理方法上，制度政策的制定上，工作内容的安排上都基本一致，这就为评价标准在制定上的一致性提供了可能。通过对各级档案管理机构制定统一的评价标准，就可以很好的在省、市、县范围内对所辖区域的档案机构工作进行比较，指出不同档案管理机构民生档案工作的优劣不足，进而有侧重的加以整改完善提高，起到有效的引导和激励效果。同时民生档案中有些并不在档案管理机关的管理权限中，如家庭档案等归档主动权掌握在家庭成员手中，因此建立家庭档案具有较大的自主性、随意性，不适宜用规范行政、事业单位的法规政策对家庭档案进行管理，因此，针对家庭档案应另行制定适宜的政策进行引导、规范，加深居民对家庭档案的了解，提高建立家庭档案的积极性。

1.2 评价指标必须科学合理，具有可操作性

拥有科学合理的评价指标才能系统、真实、完整的表现出档案管理机构的民生档案工作状况。因此每一项指标的提出都要有一定的依据，体现出明确的目的性，只有如此才能起到明确的结果显示功能。同时评价指标的制定要力求形象，不可使执行者和评价对象在指标的解读上产生歧义，由于一套评价指标最终需要落实在实际工作中，能对实际工作产生效果，这就要求评价指标必须具有可操作性，无法落实的评价指标不管多么严密也是无益于实际工作的，不能过于笼统也不能过于复杂，过于复杂会导致评价成本升高，进而降低评价本身的意义。甚至可能因过高的评价成本使得评价效果打折扣。

1.3 评价指标的多向性与准确性

对于每一项评价指标都必须可以量化，不能出现似是而非的表述，同时评价体系还需做到多向性，不可只在档案系统内部进行评价，民生档案与公众的密切相关性要求评价主体不仅有上级主管单位对其评价，还要有下级单位以及社会公众的参与，通过多方的共同评价使得最终的评价结果尽可能的客观准确。

2 民生档案信息资源体系的评价技术、方法

对民生档案信息资源体系中的各个体系进行评价时，应针对不同的体系选择合适的评价方法以求得出客观的评价结果。在方法的选取上应体现先进、实用的原则，尽量能全面衡量出所构建的各个体系的实效，并能全面接收到反馈信息。方法选择上目前多借鉴其他学科领域尤其是企业的一些方法、技术。如在民生档案利用体系中可采用平衡计分法、关键绩效评估法、360度绩效评估法、德尔菲法、负效益系数法、层次分析法、经济效益对比分析法等，在民生档案法规体系的评价中可采用费用-效益分析等方法，目前这一方法在国家衡量自身在社会服务方面立法成本具有较好效果。在对民生档案信息安全体系评价中可采用定量评价法、数值模拟法等，随着电子文件的大量出现，数字信息易复制、易更改的特点使得探索新的适应电子环境的安全评价方法研究显得更为重要。

2.1 民生档案资源体系评价指标

对民生档案资源体系的评价可主要集中在以下几个方面：

1）馆藏民生档案的数量。一般而言，馆藏量是衡量一个档案馆资源储备的基础性标准，对于一个大中城市，如果没有上万的馆藏民生档案，这样的档案馆很难称得上一流的档案馆。

2）民生档案的年增量。一个档案馆除了要有较大的民生档案方面的馆藏基数，一定时期还要有稳定的增量，依据本地的公民数量测算出人均拥有档案馆数，据此制定一个合理的增加率，作为民生档案增量指标。

3）每年征集的民生档案量。档案馆除接收其他机关移交的民生档案外，还会开展民生档案的征集工作，因此，档案馆每年接收捐赠、寄存、购买的档案数量也可作为衡量民生檔案资源体系建设情况的指标。

4）民生档案资源的缩微率，数字化数量。对于一些比较珍贵的、不宜经常调用的民生档案资源需进行缩微保存，这项技术已开展多年，档案行业中从事缩微工作的人员一般都能受到科学的技术培训，能够胜任工作需要，每年缩微的民生档案的数量也能较好地体现出该馆的馆藏民生档案质量。同时，近些年随着计算机的不断普及，数字档案成几何递增之势，目前已成为档案馆馆藏一个重要的组成部分，因此每年馆藏数字化民生档案的数量以及对纸质载体的民生档案进行数字化的数量都是衡量民生档案资源丰富与否的重要标准。

2.2 民生档案利用体系评价标准

为形成闭环，还需构建各类指标的评价体系，以便后期改进。可对应民生档案信息利用体系的内容，设置以下评价标准：一是民生档案的利用数量，每年有多少人查阅利用民生档案，查阅利用的数量是多少;二是档案利用过程中的用户满意度。通过满意度调查可以了解用户在使用过程中对档案部门有何意见、建议。从而进一步推动档案人员改进工作方式、标准;三是开放民生档案比率和提供主动服务力度。通过开放民生档案数量能较好的体现出民生档案利用中以民为本理念的贯彻程度;四是馆藏档案的编研力度。通过提供大事记、专题档案汇编等能够更加方便的开展档案利用工作，提高档案利用的层次和深度;五是网络各类媒体传播的次数。目前网络作为信息传播的主要工具之一，网站的访问次数也能体现出馆藏民生档案受关注的程度，网络要提高点击量，必须有大量的信息量，同时还要有网民需要的信息，做到这两点也就意味着该馆民生档案信息资源丰富，与民生的贴合程度较高。

2.3 民生档案法规评体系评价标准

对民生档案法规体系进行评价，主要侧重其立法质量，由于所立的法规能否体现出民主的价值取向，表达出人民的意志是所立法规成功与否的重要标准，因此有关民生档案的法规能否充分表达人民的心声，体现出人民当家作主、执政为民的理念，主要看其立法质量如何。其次要考虑立法程序的科学化民主化程度，法规讲求不同主体间的利益平衡，这种民主性价值主要靠科学的立法程序来保证。同时所立法规还要具有可操作性，通过考虑这几点因素，对民生档案法规体系进行评价可以如下几个标准作为参考：

1）所立民生档案法规的合法性。主要考虑该法规立法主体是否合法，是否在自身的权限内进行立法，有无违宪及与其他法规的立法精神、立法原则、法律条文相抵触的情况存在。

2）所立法规的成本和效益。所立的法规是否是必须的，是否符合本地区的档案工作情况和实际的民生工作需要，法律中的制度设计合理与否、施行起来的成本多大，能带来多少效益。

3）行政部门权责是否明确。行政部门开展执法行为是否符合法定要求。法规在实施过程中能否按照法条规定行使权力、按法律规定的义务范围履行义务以及能否按照法规规定追究违法者的法律责任。

4）权利分配是否平衡。在涉及民生问题的权利与责任、权利与义务的设置上是否平衡、合理，有无明确体现出服务民生的思想。在具体的法律规定中，法律责任的判定是否与违法行为的具体情况相适应，法条中是否有越权的内容或方式、种类。法规实施过程中执法、司法机关对其反应如何，有无争议问题存在。

5）法律的适用程度。该法规的调整范围是否基本满足了有关民生档案事务的社会需求，能否起到促进民生工作进步、民生观念提高的作用。

6）该法律的普及程度。在法律作用的范围内公民对该法规的了解、认知和接受的程度如何。

2.4 民生档案安全体系评价标准

对民生档案安全体系的评价主要侧重于档案实体的安全和档案内容的安全，这主要源于数字化的民生档案信息具有系统依赖性，同时存储介质不耐久、电脑病毒和黑客的威胁都对民生档案信息安全带来前所未有的挑战。对民生档案信息安全体系而言，首先需对系统自身的风险进行评价，通过全面的安全评价发现体系中的安全漏洞，进而完善该体系。民生档案安全体系评估主要包括对传统民生档案管理体系的评估以及对电子民生档案信息系统的评估。具体评价指标如下：

1）基础设施安全评价。主要是指对存储档案的库房、装具、辅助设备、计算机以及工作人员的工作环境等，大致可分为环境安全、设施安全和档案实体（电子档案的存储载体）安全三个方面。环境安全主要是指存储民生档案的库房、存储电子文件的计算机是否具备了预防及抵抗突发灾害的能力，如库房中有无防水、防火设施，有无监控系统等。设施安全主要指存储设备、利用开发设备、监控设备、预防设备是否安全，在电子档案系统中还包括电脑是否具有防盗、防损坏、防磁辐射、防线路截获功能等。实体（以及电子档案的信息存储介质）安全主要是对档案信息存储载体是否采取防盗、防破坏等措施。

2）民生档案形成过程的安全。全程管理主要是对民生档案从产生到销毁或永久保存的整个生命周期进行安全评价，内容主要包括前端控制、日常维护、灾难备份与恢复抢救、利用维护、质量检测评估等方面。前端控制主要是指民生档案在现行阶段时是否已完全指明需归档文件的范围、密级、归档格式、归档时间等。日常维护是指在民生档案整个生命周期中的安全以及对产生、保管档案的设施的安全保护;恢复与抢救评估是指对是否有预防灾害以及发生灾害后的恢复能力进行评价;利用维护是指民生档案在利用过程中是否有防止发生损毁、信息超范围泄露的措施;质量检测主要对各种安全设施的安全防护能力进行检查。

3）组织管理安全评价指标。组织管理在民生档案管理中起着规范与制约作用，科学严格的组织管理对档案安全意义重大，其评价指标如下：是否设置了专门的档案信息安全组织机构，机构内专业的档案信息安全管理人员数量如何，对组织机构及人员是否受完善的规章制度约束，有无完善的档案信息安全管理制度，档案管理人员的职位变动、人员配备是否受到严格的管理，对档案信息的管理制度建设是否完善，是否有登记备份制度，是否对工作人员进行信息安全培训并建立有完善的培训方案，信息安全管理人员的权责是否明确，是否有突发事件的处理预案，当出现安全事故时为尽快恢复工作，是否制定有应急措施，尤其是电子文件是否有备份系统，以备事故发生时使用。

4）随着数字化技术在档案领域应用的越来越深入，实时归档，网络传输都增加了档案信息被攻击的可能，如果单位的防攻击能力较差，就有可能造成信息泄露，因此较之传统的安全评价，还应重点对网络信息安全进行评价，对其可主要评价以下几个方面：单位是否采取防病毒、黑客措施，是否对信息访问设置权限并对文件的流转全过程进行监控，对电子文件是否采取加密措施，以维护其真实性，是否可以对文件的每一项操作进行记录，以防止信息被篡改。同时还需评测是否有备份系统、灾难恢复系统、安全检查系统等。

3 结语

通过构建民主档案信息体统建设，必定辅之以评价体系的体系框架，来提供一个民生档案建设的视角，为今后民生档案工作更好服务民生、服务和谐社会提供有力帮助。

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作者简介

金洁洁（1985-），馆员，本科，发表论文10余篇，教材4部，研究方向：信息资源管理。