关于事业单位人事档案归档内容发展变化趋势研究

赵耀

摘 要：事业单位人事檔案的归档水平不仅影响档案信息的完整性，而且在很大程度上影响事业单位业务工作、人才发展建设方面的质量。事业单位应当基于信息化的档案管理工作趋势，明确事业单位人事档案管理的重点，着力构建完善的人事档案管理体系，达到提高档案管理质量目标。

关键词：事业单位;人事档案;管理机制

1 事业单位人事档案管理的现状

1）发生的变化。事业单位人事档案管理模式正在发生着深刻的变革。事业单位人事档案管理的要求不断提高，随着事业单位用人机制的日益灵活，事业单位人事档案管理方法不断改变。事业单位应当创新人事档案管理的方式，注重构建专业的人事档案管理体系，强调在信息技术的辅助下提高人事档案管理的效率。重点应当优化人事档案管理的目标，丰富人事档案管理工作的方法，进一步根据事业单位人员的多样化特征进行人事档案管理。强调根据人员聘用总数的增加，聘用员工比例的不断增长，技术人员与行政管理人员的岗位特征明确具体的人事档案管理工作内容。目前事业单位人档案管理工作主要由事业单位自管和专业档案管理机构进行代管两种模式。事业单位人事档案管理已经逐步的由纸质档案管理时代向着信息化档案管理的时代快速发展。事业单位档案管理还要向着智能化、实时化、全面化和系统化的方向进行快速发展。注重增加个性化档案比例，切实提高档案收集的效率，降低事业单位档案管理工作的成本。

2）存在的问题。事业单位人事档案管理还要从实际情况出发，解决传统管理机制制度下造成的人事档案归档管理不系统和较繁琐方面的问题，首先，事业单位人事档案管理的意识还有待加强，不少事业单位只重视在编人员档案管理，没能加强聘用人员的档案管理，没能按照统一规定上报聘用人员的档案数据信息。还有的事业单位没能完善人事档案管理的分类方法，不能根据事业单位专业技术人才的特征采用针对性的档案管理方式。存在着大量基础档案数据信息待查的问题。当前专业技术人员的职称档案管理占据了大量的空间与时间，反映专业技术人才特长的档案不足，一些复印材料还有待进一步核实。其次，事业单位档案管理存在的存放混乱的问题。自主存储的档案资料受场地与空间方面的限制，往往存在一定的丢失或损毁风险。事业单位自主管理档案的流失概率大，部分员工缺乏自己的档案信息。还有的事业单位档案转接效率低，事业单位存储在专业档案管理机构的档案需要每年缴纳一定数量的托管费用。第三，事业单位档案的转接效率相对较低，事业单位人员的一些获奖、学术成果、工作业绩，个人学习经历的材料未能及时的收入到档案当中。第四，当前事业单位人员使用档案信息时不方便，事业单位涉及人才评聘，职称晋升时没能充分的利用各种档案资源，人才档案查阅与移交档案工作还存在着较为繁琐的问题。因此档案问题还会导致职称评聘难度大和不及时问题。

2 事业单位人事档案归档工作的措施

1）推出技术人员档案管理办法。技术人员是事业单位最宝贵的财富，事业单位人事档案管理工作的主要任务之一就是提高技术人才档案管理的有效性，发挥技术人才档案对事业单位发展建设的辅助作用。首先，事业单位应当建立统一的专业技术人才的档案管理办法，采用技术人才档案管理分类办法，运用区别于行政人员的方式全面加强 技术人才的档案数据信息的收集管理。优化档案管理工作制度，明确档案管理的重点，围绕着事业单位员工的晋升职称需要，事业单位技术人才的培训工作任务，事业单位人员的特色发展管理需要，开展专门人事档案管理工作。首先，加强基础材料的收集工作，包括相关的学历证明材料，以及基本的工作履历材料。其次，加强专业技术材料的收集，包括专业技术的任职资格，专业技术成果，相关证书等。第三，收集与专业技术人才相关的学术研究成果，包括学术研究材料、专业技术成果，工作业绩等相关数据信息。还要收集专业技术人才在一些专业评选、奖惩方面的信息，以及专业技术人员接受的在职培训内容等。还要加强专业技术人才的聘用信息、医疗、养老保险信息收集，达到全面反映相关情况的效果。

2）完善档案管理制度。事业单位人事档案管理应当形成专门的管理制度，根据事业为单位人事档案管理的基本法规提高人事档案管理的有效性。当前事业单位岗位设置与人员流动性增加，事业单位普遍的推行岗位聘任制。应当基于事业单位人员流动的现实情况，围绕着事业单位在编人员、外聘人员、志愿者等设置不同的人事档案管理工作制度。首先，优化事业单位人事档案管理工作的基本流程，明确事业单位人事档案管理的基本点，做好事业单位人事档案的收集、鉴定、整理、保管与利用工作。其次，事业单位在招聘新员工时还要落实档案管理衔接机制，保证事业单位人员入职前就做好相应的档案管理收集工作，优化事业单位新聘用员工人事档案管理制度。具体应当加强人事部门与各级人才中心的紧密联系，有效防止私自转接档案现象的发生，上级部门应当在完善统一的事业单位人员管理编制平台的基础上，进一步探索相应的事业单位临时聘用人员的档案管理机制。还要加强事业单位人事档案管理的监督，由上级机关组织开展人事档案的外部审核，对存在的人事档案数据信息缺失，人事档案信息不足问题进行补救，促进当事人积极说明情况，联系相关部门加强档案的补录，这样才能提高事业单位人事档案管理的整体质量。

3）加快人事档案数字化。人事档案管理数字化，可以更快捷、广泛、深刻的收集事业单位专业技术人员与行政管理人员的各种工作信息，有助于评价、分析和指导事业单位人才建设工作。为了达到事业单位规范化管理的目标，应当基于全国事业单位机构的建设需要，进一步推动事业单位档案管理数字化，由上级人力资源部门加强档案管理系统的优化配置工作，建立专门的人事档案管理工作平台，强调形成良好的事业单位人事档案的网络查询与监督机制，提高人事档案管理与利用的整体有效性。在良好的人事档案管理平台下推动人才流动，合理进行专业技术人才力量的调配。事业单位人事档案管理还要划分权限，设计专业的管理软件，明确人事档案信息的核查责任，发挥人事档案信息在岗位聘用方面的重要作用。加强保证人事档案软件与国家信息系统建设一致，才能提高数据传输的水平，为事业单位加强数据信息的运用打下坚实的基础。

4）加强相关工作的宣传。应当加大相关宣传工作的力度，促进事业单位全员积极的参与到事业单位人事档案管理工作当中。首先，实行人事档案的动态化管理，建立完善的人事档案的收集机制，提高人事档案管理的跟踪性与实时性。其次，事业单位应当展示人事档案管理的价值，基于强有力的人事档案管理辅助在职技术培训，人员职称评聘方面的作用，加强事业单位人员有关的政治面貌、工作业绩、学习经历、考勤方面信息收集，发挥人事档案为绩效管理服务价值。

3 结论

事业单位人事档案管理内容与事业单位改革同步发展，随着事业单位机构改革的深入实施，事业单位人事制度发生了较大变化，事业单位更注重建设灵活的选人用人机制和工资管理制度，更注重激发事业单位人员工作积极性，强调在绩效管理的理念下提高事业单位的发展质量。事业单位人事档案管理在增强档案服务意识的基础上，更注重研究事业单位档案管理的新成果，注重提高事业单位人事档案的智能化管理水平，基于员工的个性特征记录员工的具体情况，从而达到有效挖掘技术人才，辅助事业单位人才配置，提高事业单位人才质量的目标。

参考文献

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