水利工程档案管理现状及改进措施研究

何秋兰

摘 要：本文在当前社会背景下，从多方面角度对水利工程档案管理过程中存在的问题进行分析，并提出档案管理的有效措施，希望能够为日后相关工作的开展提供借鉴意义。

关键词：档案管理;水利工程;不足之处;管理计划

水利工程工作的开展形成水利工程档案。水利工程档案指的是从水利工程立项开始，直到设计、施工、工程验收等相关工作开展所形成的资料，其是载体形式各不相同却具有保存价值的文件资料。水利工程档案不光能够将项目建设情况进行记录，还能够用于工程质量鉴定、事故原因查明及事故责任追究等方面，能够对水利工程的建设及工作的开展起到促进的作用。

1 水利工程档案管理的特点及作用

1.1 水利工程档案管理的特点

1.1.1 集中管理

不论是档案监督机构还是档案质量管理结构，都应创建独立的档案管理制度。这样一来，能够实现档案的集中管理，并且使档案目录等编制等工作顺利开展。如此模式会降低档案的破损率，并且使档案使用寿命的延长，有效避免意外或者无意的事故发生，能够为档案的完全性提供保障，并为日后档案的查找使用提供便捷。

1.1.2 安全性及完整新

水利工程的档案管理工作应确保其完整性，完整性指的是对档案资料进行完整收集，并且通过科学合理的方式对其进行整理，使其能够将施工过程体现出来。档案的安全性指的是通过严格的规格制度对其进行管理，延长其使用寿命，并且确保档案在管理期间不受损坏。只有对档案的完整性的安全性提供保障，才能够方便日后查阅，这一特性也是档案管理者及档案使用者必须遵循的条件。档案管理者应对档案的准确及完整性进行衡量，检查其是否能够满足查阅的要求，并且以文件项目为依据对其进行归档处理。

1.2 水利工程档案管理的作用

水利工程档案管理的直接作用是能够将工程建设及管理的过程全面的真实的反映出来，能够体现出水利单位的发展现状及管理水平。不光能够将水利工程运行及管理情况全面的体现出来，并且能够对水利工程质量的鉴定、竣工之后的管理及项目的维护产生重要的价值。因此，对水利工程方案进行集中管理是项目开展的基本要求，也是工程档案管理的主要保障。水利工程项目从立项之初历经设计、施工、验收，直到项目竣工之后的运行维修养护改造，直到拆除，需要经历多个阶段，跨越十分漫长的时间。在此期间，会涉及不同种类的技术人员，并且形成多样化档案资料，不论是形成资料的环节，还是管理资料的环节，任意环节出现纰漏都会为工程带来极大的隐患情况，严重时将会引发安全事故。与此同时，水利工程档案作为项目正常运行的基石，其科学合理的档案资料对水利单位人员的工程数据情况项目维修、养护及改造情况有直接的影响。如果管理过程中出现问题，将会限制工程项目的正常运行及工作效率的提升。这样说来，加强水利工程档案管理工作的力度的重要性不言而喻。

2 水利工程档案管理时的不足之处

2.1 工作人员未树立正确的档案管理认知

近年来，社会环境有所改善，政府职能出现转变，水利工程的管理制度出现变化，行政审批制度过于简化，水利工程项目的法人主要负责投标招标。与此同时，项目监管制度、项目验收备案及质量管理等制度都已完善。上述因素均对涉及工程档案管理的形式、内容、制度等多方面发生了变化，但是仍然没有使当前水利工程档案管理方式落后的情况得以改善。部分水利单位的管理者及档案管理工作人员未树立正确的水利工程档案管理认知，没有意识到档案工作质量的提升对项目开展的重要性，并且在日常工作过程中不具备完善的管理制度来对这项管理行为进行规范，导致水利工程档案管理出现不及时或是延误的情况发生，对档案的完整性及时效性产生了非常消极的影响。

2.2 管理机构不完全

水利工程档案管理工作具有极强的专业性，建设单位档案管理机构监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。建设单位工程管理相关部门、参建单位与建设单位档案管理机构应制定与要求相适应的项目文件管理制度和业务规范，并进行修订完善。仅将水利工程档案管理工作归纳至综合档案部门进行管理，导致制度形同虚设，未形成完善的监管机制，导致综合档案管理部门及建设部门各自推脱责任，各自为政，在日常工作过程中存在随意性，并且因为技术人员存在流动性知识档案丢失，或者是资料全面等情况发生。虽然制定与档案管理相关的规章制度，但是制度的落实过于形式化，这样一来，会增加档案管理、归档、整理的难度性，并为日后水利工程的维护与保养带来了严重的影响。

2.3 保管场所不稳定

部分水利单位档案资料保管受办公条件制约，所有档案资料不能集中存放，特别是在建项目工程资料的临时存放。将水利工程档案资料归置在业务科室、杂物间或者是库房里，档案管理场所及其不固定，导致安全措施不到位，极易出现档案受损、受潮丢失的情况发生，对档案的长期管理有着不利的影响，无法为其安全性及完整性提供保障。

2.4 档案收集方式单一、管理行为被动

部分水利单位无法以工程项目的特点为依据制定针对性档案管理方式。首先，水利单位的负责人与档案管理工作人员过于重视工程质量的提升、工程进度的快速及工程安全性等问题，对档案管理工作的重视程度不足。通常情况下，在工程开展后期，突击性对相关的资料进行采集整理。其次，部分档案管理工作人員不具备专业经验，仅能够单一的从技术人员或者是机械管理人员手中接收档案资料，且大多是有多少收多少。这样一来，会致使工程原始资料缺乏完善性。最后，部分档案管理工作人员日常工作过程中收集资料的方法过于单一，管理行为较为被动，导致在档案有所需求时不得不采用复印件来充数，致使工程档案不完整或者是被遗漏。

2.5 档案管理者不具备专业素养

部分水利单位未配备专业性工作人员负责水利工程档案的管理，大多数是兼职的工作人员，因为精力有限，并且未经过专业性档案管理工作的培训，对相关业务、涉及的法律法规、单位的规章制度及操作流程等不熟悉。这样一来，会对水利工程档案管理工作质量产生严重的影响。当前情况是新上岗的同事多、技术人员多、专业人员少、具备专业技术职称或者是中高级档案管理的人员少之又少，这些情况在属于单位的发展过程中十分普遍，有的管理人员对水利工程建设流程十分不了解，有关管理人员对水利工程档案的管理十分不熟悉，因相关人员专业水平存在较大差异，导致水利工程法管理过程中存在立卷、归档不规范的现象发生，对水利工程管理质量的提升产生了制约性的影响。

2.6 缺少硬件设备

当前，部分水利单位档案管理手段过于守旧，仍然采用纸质存档、手工操作的方式对其进行管理，没有将计算机等相关技术应用在其中，水利档案管理过程中缺少电子版，无法做到电子、纸质两种档案方式共存的目的，显著降低档案的使用效率及管理水平，对日后档案的查阅及保管有着消极的影响，不能够将档案材料的作用充分发挥出来。

3 水利工程档案管理策略

3.1 树立正确的工作认知、完善管理制度

水利工程档案管理工作的开展直接影响到工程项目的正常运行及经济水平的提升，是水利工程项目开展过程中的重点工作内容。除此之外，水利工程档案管理能够将水利单位的管理水平及经济现状体现出来。为了规范水利工程档案管理工作，使其变得标准，单位负责人及档案管理工作人员应树立正确的工作认知，转变以往档案管理理念，将档案管理工作与工程总体格局进行有效结合，并且将其融入在工程创建的过程中，采取制定水利工程档案管理制度的方式，使档案管理行为得以规划，使工程管理部门的审计、质检、施工、督查等实施力度得以提升，并且完善针对性，使当管理部门落实监管制度。与此同时，内部管理部门应制定针对性奖罚机制，将水利工程档案管理的内容细化，将责任落实到个人，并且将工作绩效归纳到年度考核表中，做到奖优罚劣，将责任制全面贯彻落实到项目整体中。

3.2 完善管理机构、设置独立部门

水利工程档案在管理过程中应形成专人负责、统一领导、共同配合的机制。此外，水利单位应设置独立的档案管理部门，并且配备专业性管理工作人员，为档案管理工作的开展创造有利条件，并为其营造良好的工作环境，使其有精力、有时间协调配合业务部门，并且将档案管理工作与水利工程建设过程相融合，为日后工程的养护与维修夯实基础。

3.3 加强基础设施建设力度、为档案安全性提供保障

水利单位应落实档案管理安全有效的措施，并且设立独立的档案管理地点，落实防盗、防火、防磁、防腐蚀、防尘、防光、防潮、防虫、防污染、防失泄密、防电子病毒等管理要求。除此之外，应加强基础设施的创建力度，为档案的完全性和安全性提供保障。

3.4 丰富档案收集方式、改变管理模式

水利单位应以水利工程特点为依据扩展档案收集资料，将以往被动收集转变为主动收集，通过多样灵活的方式来满足当前水利工程档案管理提出的全新需求。针对建筑周期较长且规模较大的水利工程，在对档案进行收集管理过程中，管理者应时刻与施工资料员及施工部门沟通交流，及时掌握工程项目的进度，并且对档案资料进行分阶段催收，杜絕原始档案遗失的情况发生，从而为水利工程档案的连续性及完整性提供保障。针对建筑周期较短期规模较小的工程，在收集档案时，应通过追踪收集法来对施工进度进行全面了解，并掌握施工信息对施工现场资料管理员进行监督指导，对档案资料进行针对性收集，从而为档案的完整性提供保障。

3.5 培训档案管理人员、提升其专业水平

水利工程档案管理具有繁琐性、复杂性及细致性的特性，并且对服务质量科学依据及技术具有极高的要求。这样一来，就要求负责水利工程档案管理的工作人员具备极高的专业素养，并且水利单位应定期对管理工作人员进行专业培训，使其业务水平得以提升，这也是确保水利工程档案管理工作质量的主要方法。水利工程档案管理工作人员不光应掌握相关知识，熟练操作信息化管理方式，并且熟悉水利项目的工作流程和工作特点。档案管理工作人员只有树立科学的知识结构，具备现代化管理素质，才能够担任水利工程的管理的重大责任。

3.6 优化管理方式、提升工作效率

在对水利工程档案进行管理过程中，应充分发挥其具有的价值，只有做到这一点，才能称得上是高质量的完成工作。想要对水利工程档案材料进行充分利用，档案管理工作人员就应摒弃传统单一、落后、守旧的管理方式，采用现代化技术不断丰富档案管理工作内容。同时，应通过信息方式提升档案检索及阅读的能力，在工作过程中实现资源共享。这样一来，才能够是水利工程档案管理工作效率得以提升。

4 结束语

社会的进步，对水利工程档案管理工作提出了新的要求和挑战。因此，水利工程档案管理者要转变观念，本着对历史负责，服务现实，着眼未来的宗旨，加强学习，不断总结管理经验，促进水利工程档案工作的健康发展。

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