新时期公共就业服务中心档案管理工作研究

张海宁

摘 要：当前时代背景下，高校毕业生越来越多，在一定程度上增加了就业难度，造成就业困难。为了有效解决就业问题，多数地区成立了公共就业服务中心，主要是方便求职者、招聘者调取资料。不过，公共就业服务中心档案管理存在较多问题，档案管理信息化水平较低，需要纸质填写档案内容，大大降低档案管理效率;管理人员未及时对档案进行处理，导致管理中心存在较多弃档案;管理人员数量不足，缺乏科学合理的档案管理方法。为了改善该种状况，需要不断加强公共就业服务中心的档案管理工作，完善档案管理制度，依据档案类型进行分类，提高档案管理效果;对进行档案管理的人员进行培训，让其掌握档案管理要点，提升档案管理人员素质。本篇文章对公共就业服务中心档案管理现状进行分析，并提出加强档案管理的措施。

关键词：公共就业服务中心;档案管理;工作

1 公共就業服务中心加强档案管理的意义

随着社会经济不断发展，促进了各行各业进步，为高校毕业生、农村劳动人员提供更多就业机会，因此需要公共就业服务中心加强档案管理工作。档案对于人事管理具有重要意义，档案在人事管理中具有较强流动性，主要记录个人信息、学历信息以及工作信息等，可以通过观看档案信息了解其社会实践状况。此外，档案对社会生活也具有至关重要影响，比如，相关社会保障制度在执行前、执行中均需要参照个人档案，从而保证社会保障制度的顺利执行。另外，求职者使用档案的概率比较高，可以通过对招聘单位发放简历、档案资料获取面试机会，而招聘单位通过求职者档案可以掌握学历史、获奖情况以及实习记录等，由此可以说明有效的档案管理可以帮助求职者就业，增加就业率，间接促进社会经济发展。

2 公共就业服务中心档案管理现状

2.1 档案管理信息化水平较低

目前，科学技术发展带动了电子信息技术进步，改变了社会大众的生活与工作方式。不过，公共就业服务中心的档案管理为抓住该机遇，还是延续过去的管理方法，未对档案进行信息化、数字化管理，进而导致整个档案管理效率低下。造成这种状况的原因主要包括两方面，一方面档案管理部门未将管理工作重视起来，缺乏资金投入，无法更新档案管理设备，不得不在档案管理是依据沿用过去的Excel表格[1]。另一方面，当然管你是小学开始，过去信息技术还未得到有效发展，多采用纸质版方案，将所有纸质版档案统一转换为电子版档案难度较大，会消耗较多的时间、人力以及无力。

2.2 存在大量的弃档案难以管理

相关研究结果显示，公共就业服务中心存在较多废弃档案，进而增加档案管理难度。出现这种状况与高校大学生具有较大关系，具体分析如下：1）部分高校毕业生没有充分认识到档案对自身发展的重要性，在毕业后未及时将就业通知书带回档案原籍地方，最终导致该档案默认为废弃档案[2]。2）部分毕业生在毕业后通过快递的形式将档案寄给公共就业服务中心，但未与就业服务中心联系，处于不闻不问状态。而档案管理人员没有权限对该档案输入、管理，最终使档案信息无法得到有效更新，最终废弃。

3 加强公共就业服务中心的档案管理措施

3.1 规范相关管理制度

为了有效改善高校毕业生就业难、就业慢状况，需要不断提升公共就业服务中心档案管理效率，相关档案管理部门及时分析档案管理中存在的问题，共同探究提升档案管理质量的措施。首先，需要对档案管理制度进行规范，针对方案管理问题完善档案管理制度。要求档案管理部门工作人员都各司其职，明确掌握自身工作范围、工作要求，认识到档案管理的重要性，避免在档案出现问题时相互推脱，进而促进档案管理质量的提高，提升相关人员的就业率，进一步缓解社会就业压力[3]。此外，还需要相关部门对档案处理环节进行整理、规范，缩短档案流转手续时间，使整个档案处理流程更加具有严谨性、科学性以及合理性，降低档案信息处理错误率，避免对个人信息造成不利影响。

3.2 完善档案管理分类方法

我国人口呈现老龄化趋势，为了改善该种状况国家提出二胎政策，人口数量不断提升，进而增加档案管理数量，档案管理难度也随之提高。因此，为了有效提高档案管理效率与难度，可以对当前档案管理分类方法进行完善[4]。依据地区档案管理现状，采取不同的档案管理分类方法，比较常见的档案管理分类方法为时间顺序法、地区分类法、年龄分类法等，对档案进行统一分类后，可以再次依据其他各项准则实施分类，从而方便相关人员对档案进行管理。此外，通过对档案进行分类管理后，相关社会单位可以根据档案分类，及时查询档案信息，提升工作效率，减少档案查询流程，对档案服务质量提升具有积极意义。

3.3 加强管理的科学性

公共就业服务中心档案管理在规范管理制度、完善档案管理分类方法后，还需要对档案管理过程进行细化，是整个档案管理流程更加具有科学性、合理性。需要相关管理人员总结过往档案管理经验，在强化档案管理方法时真正做到取其精华，去其糟粕，建立起科学的档案管理发展体系，确保档案管理每一个环节都具有规范的程序、科学的方法，最终是整个档案管理向规范化、标准化以及精细化方向进

步[5]。除此之外，随着科学技术不断发展，互联网、移动终端以及智能化设备被广泛应用于生活工作中，档案管理单位可以将这些技术融入到档案管理工作中，比如，将个人信息统一录入到计算机设备中，依据计算机程序中所设定好的程序对档案实施分类，进一步提升档案分类效率[6]。并且运用计算机技术统一管理档案，可以降低档案输入错误率，通过互联网技术可以实现档案信息实时共享，求职者可以在任意地方查看自身档案信息，使方案管理更加充满现代化。

3.4 加强对于从业人员的管理

档案管理人员直接影响了档案管理质量，因此需要不断加强从业人员综合素质、管理技能等。不过，目前档案管理部门比较缺乏档案管理人员，造成实际工作量与从业人员失调状况，不利于档案管理质量与效率的提升[7]。为了有效改善各种状况，相关部门需要依据自身实际情况适当增加档案管理人员数量，在招聘档案管理人员时可以适当提升入职门槛、并对其学历、工作经验进行要求，在管理人员入职后，需要组织新入人员进行培训，要求管理人员掌握档案管理制度、档案管理流程、纸质与电子档案管理方法等，进而促进其管理技能的提高。

4 结束语

根据上文所述可知，在高校毕业生数量不断增多的影响下，公共就业服务中心档案管理问题不断涌现出来。因此，需要相关部门不断规范档案管理制度、完善档案管理分类、管理方法，进而促进档案管理质量的提高。

参考文献

[1]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（02）：28-37.

[2]王静.企业社会工作视角下工会管理者胜任素质模型研究[D].中国青年政治学院，2016.

[3]陈永生，侯衡，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：整合共享[J].档案学研究，2015（06）：19-26.

[4]陈永生，侯衡，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：文件归档[J].档案学研究，2015（03）：10-20.

[5]陈永生，苏焕宁，杨茜茜，侯衡.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（04）：29-40.

[6]黄思颖，彭韵杨，石继辉.基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J].秘书之友，2019（04）：21-23.

[7]李小芳.电子政务系统中的档案管理现状问题及其若干思考[J].江西电力职业技术学院学报，2019，32（02）：12-13+16.