提升档案利用水平策略探究

曾露

摘 要：档案是人类社会活动的历史记录，记载着无数的成功经验和失败教训，而档案利用就是实现其价值的基本手段，所以如何借助档案利用和服务活动，最大限度发挥档案的价值，成为现在档案管理人员需要认真考虑解决的问题。因此，本文对目前档案利用中的特点和遇到的问题进行了分析，并结合当前时代的特色，制定提升利用效率的新策略。

关键词：档案;利用;管理;策略

档案是人类社会活动的历史记录，记载着无数的成功经验和失败教训，而档案利用就是实现其价值的基本手段，所以如何借助档案利用和服务活动，最大限度发挥档案的价值，成为现在档案管理人员需要认真考虑解决的问题。因此，本文对目前档案利用中的特点和遇到的问题进行了分析，并结合当前时代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 档案利用的内涵及意义

档案利用是指档案机构依托所保管的档案，采取一定的方式向档案利用者提供档案及其信息、满足利用者的不同需求，为社会各项事业服务。档案利用是档案管理的重要环节之一，其重要意义主要表现在三个方面：首先，对于档案本身来说，档案利用是实现其价值或者说发挥其作用的基本手段。其次，对于档案用户和社会大众来说，档案利用是满足其广泛利用需求的基本途径。最后，对于档案机构来说，档案利用是自身工作的最终目的，是自身存在价值的重要证明，也是塑造自身社会形象的最佳手段。

2 档案利用管理现状和存在的问题

在现阶段，大多数档案管理人员还是被传统思维模式因素限制，上级领导也不给予重视，投入的经费远远不足，使得档案数字化建设的远远落后于时代的步伐。因此，在档案利用管理过程中，就暴露了不少的问题，具体表现为以下几个方面：

2.1 档案管理队伍素质和意识不到位

在档案管理中任职的管理人员，很多都是跨行业，半路出家而来的，很多管理人员没经过系统专业培训就上岗。如今，档案信息与广大人民群众的关系越来越密切，档案资料调用会越来越频繁，由于管理人员工作业务不熟练，这样就会导致工作效率和工作质量大大降低。一些档案馆上级管理部门和一线的档案工作者对档案自身的文化使命认识不够充分，对于档案事业缺乏足够的理解信任，对于档案文化价值认识不足，惰性对待自已的文化职责，采取回避和得过且过的态度对待工作。档案馆努力摸索获得的宝贵经验也没有得到认真的总结并广泛推广。

2.2 重保管、轻利用，档案的价值没有得到充分发挥

不少档案管理工作者一直存在重保管轻利用思想，觉得安全保管好档案才是自已的主要职责，没有真正认识到建档管档的根本目的是在用档，这样会使得很多有价值的档案被束之高阁，有价值的档案资源无法及时的充分利用。对外宣传服务的重视不够，有效的信息化服务平台尚未搭建完整或还仅仅只是一个框架结构，这样无形中使档案工作与社会隔离开来，由于开放程度不高，利用手续烦琐，导致公众的档案利用认知和热情度较低。社会对于档案文化价值缺乏认识，多数公众不清楚档案馆的文化性质，不了解自已的档案权益，不熟悉如何从档案部门中获得文化服务。

3 加强档案利用管理的对策

3.1 树立文化服务观念

档案文化价值作为社会主义核心价值体系中的重要一员，时代要求我们必须把档案文化价值观念融入档案工作方方面面，渗透到档案文化资源保护、开发、利用、产业性转化等各个组成部分中。档案事业的一切建设与运行用的都是纳税人的税款，所以满足社会公众的直接文化需求，是档案馆最主要服务对象和服务方式。贴近实际、贴近生活、贴近群众，是有效实现档案利用馆服务职能的唯一办法，比如，云南省档案信息网站开辟“云南记忆”、四川省档案局网站“天府文化”、广东省档案信息网“南粤春秋”等网上文化综合平台，他们的成功经验，向我们展示了档案馆网站所蕴含的无限潜力。各档案馆应根据自已地方或单位的风俗人情，人物历史，推行出有自已特色的档案馆相关网站，在人们在空闲时上网站随时一目了然了解历史、人物、地方志、网上展览馆或博物馆等，让档案走进普通老百姓的生活中，记忆中。

3.2 适应时代发展，充分发挥档案的价值

档案管理过程中更应该重视质量，同时也要提高工作效率，在发展水平面上积极处理好档案管理等相关工作，要与科技发展同步，要与时代发展同步，同时相关工作人员素质也要积极提高，强化业务水平，通过基础技能与综合素质提高，不断为档案工作提供有效支持，档案管理工作人员也要具有鲜明的政治意识，有开拓精神，保持积极的政治敏锐性，这样不断完善自我，做一名具有综合业务水平的档案管理人员，通过推动相关工作人员工作积极性与人才培养、引入高水平人员，提高档案管理利用效率，为人们提供更加全面、及时、主动的档案资源服务。

3.3 建立完善的档案管理制度

档案管理过程中，需要提高管理的高效水平，以此，必须完善有效的管理政策，包括制定符合本档案部门发展的基础制度，让档案管理步入有法可依的轨道，这样也进一步提高对于档案管理的意识，通过强化档案管理入库流程，积极提高各个环节档案的收集整理能力，以便日后为相关人员提供查找的便利性，同时也可以建立有效的预警机制，档案管理方面的预警包括对于档案信息储存的安全性，要明确风险问题，尤其在信息时代，在信息化管理过程中，要重视对外界信息的净化，提高防范水平，为当年管理制定有效利用方式，包括个人与企业等等利用过程中，都要明确责任制度，当档案资源被破坏时，也要通过相关规定，严格进行判定处罚，档案管理过程中也应该明确推行责任制度，从领导相关层面做起，树立鲜明的责任规划与分配机制，无论哪个环节出现问题，都要有所责任定位，明确相关责任制度的细节内容，可以结合档案部门实际发展与工作水平，积极制定有效的管理方案。这样一旦发现档案利用过程中出现问题，及时进行处理，以此提高认识，强化发展，充分发挥档案管理的有效性，提高档案管理与利用价值。

4 结束语

综上所述，随着文化建设高潮的到来，档案馆也应与时俱进，加快脚步进行创新与改革，对档案文化价值加以最大限度开发利用，让档案馆在社会文化领域做出自已应有的贡献。

参考文献

[1]谭淑红.如何提高城建档案的利用效率[J].城建档案，2020（03）：36-38.

[2]郑志强.大数据环境下档案利用服务体系建设与实施[J].办公室业务，2020（06）：102+104.

[3]景艳妮.浅谈大数据背景下檔案利用工作的挑战与对策[J].办公室业务，2020（05）：83-84.

[4]王乙然.浅论加强实物档案管理工作的策略[J].办公室业务，2019（22）：124-125.