人力资源管理视角下人事档案的价值及管理路径

李颖

摘 要：当代人力资源管理与以往传统的人力资源管理有很大的不同，为了满足企业竞争的需要，人力资源管理视角下的人事档案管理工作都要满足现代的要求。通过改变理念、应用科学的方法，才能够推动管理水平的提升。

关键词：人力资源管理视角;人事档案;价值;管理路径

1 导言

人事档案管理就是将人事档案进行收集整理，保管和鉴定，以及统计与提供利用的主要活动之一。其在当代新型市场的发展模式下，因为我国社会治理与及企业整个管理内容及要求不断变化，而人事档案的基本内容也不断发生变化，要想在新的板块中进行升级与创新，人事档案工作在人力资源中发挥着一定的基本作用。

2 现代人力资源管理工作和档案管理的关系

人力资源主要的职能与档案管理密切相关的，建立科学人事档案管理方式，可以更好地记录人才各个方面的信息，企业的人事管理人员在进行人才选拔时，就可以对人才有准确的定位。对于人才而言，他们在被正确看待的情况下，就可以减少被压制和埋没的情况，人才工作的精神状态也会更为良好。依靠人事档案管理，可以健全人力资源管理工作，为人力资源管理工作提供良好的依据，配合企业的发展情况，合理地选择人才，提升工作效率。

3 人力资源管理视角下人事档案的价值

第一，人事档案工作利于预测需求的科学和规范化。人事档案作为人事信息的集合体，具有重要的决策咨询作用以及管理咨询作用，可以实现对人才需求的科学预测。通过对人事档案进行利用，可以提升岗位设置的科学性，降低人力资源管理的成本。首先，伴随社会环境以及单位工作环境发生变化，单位对人力资源的需求也会随之变化，进而需要制定相应的人力资源管理规划。通过对人事档案中的部分信息进行集中分析，能够掌握单位当前的人才缺口，进而有针对性的做好人才引进工作。其次，立足于人事档案中的内容来拟定人力资源规划，能够有效避免人力资源管理成本的浪费，确保人力资源与单位发展目标实现供需平衡。

第二，人事档案管理有利于促进人才培训以及人才整合工作。新形勢下，单位不仅要对人力资源进行利用，也需要对人力资源进行合理整合和配置，确保单位各项工作的正常开展。同时，随着单位部分业务工作愈发细分和繁杂，单位对于人才的需求也呈现出多元化的特点。一方面，通过对人事档案进行深度利用，立足于本单位人力资源现状来开展培训工作，能够综合提升单位的人才竞争力。尤其是对人事档案中的内容进行数据化统计，更是能够清晰直接地了解当前单位人才的知识薄弱点以及技能薄弱点，提升人才培训的实效。另一方面，通过对人事档案进行深度利用，能够进一步促进人才在组织之间合理流动，充分调动人才的主动性和积极性。总而言之，人事档案管理有利于促进人才培训以及人才整合工作，是当前人力资源管理的重点。

4 人力资源管理视角下人事档案管理路径

1）更新管理观念。有关人员要对企业人事档案工作有重新的认识，了解人事档案管理并非单纯地对档案资料进行管理，而是要立足档案资料去反映出真实的工作人员信息。而掌握真实工作人员信息的目的在于进行人才的优化配置与合理利用，因此人事档案工作资料一定要确保真实与完整性，能够对真实情况进行真实反映。为达成这一目的，工作人员需要具备归档意识，在入职之后应及时的将个人档案委托人事管理部门进行保管;领导人员也要树立正确的档案意识，对人事档案管理工作大力支持且严明制度保证得到落实;档案工作人员需要具备主动意识的能力，对档案信息资料要及时且完整地收集与分类。而人事档案工作人应及时的更新和认知有关工作的管理意识，除了要重视档案资料的真实与完整以外，还应确保档案能反映工作者真实的业务管理水平，并且尽量与时代特点相符。比如在大型突发安全事件中形成的档案资料，是工作人员职业道德、技术水平、精神面貌在特定情况下的真实体现，同样要在档案中有所记录。

2）建立人事档案信息管理体系，提升人力资源的管理工作效率。数字信息化时代，单位有必要建立现代化的人事档案管理系统，实现人事档案的数字化管理。第一，建立人事档案数据库系统，搭建相应的数据分析模型，实现对人事档案中信息资源的分类处理以及数据统计，强化人事档案在决策咨询以及管理咨询领域的作用。第二，综合利用云计算技术、大数据技术以及云储存技术来强化人事档案信息化建设，探索人事档案资源共享，确保人事档案能够服务于上下级单位之间的人才流动工作。第三，进一步利用数字扫描技术以及数字微缩技术对人事档案要做好数字化体系处理，保证人事档案中的管理内容要真实与准确性，提升人力资源管理效率。

3）建立人事档案专门的管理机构。当前人事档案管理工作人员面临着专业性不足等不良情况，为此需要建立人事档案专门的管理机构，才能保证档案有更高的质量，以及推动人事档案管理制度的执行。为此，企业需要做好人才培养工作，选拔具有专业档案管理背景的人才从事人事档案的管理工作。对于人事档案相关管理机构，也需要通过定期的培训和学习保证工作人员可以具备足够的素质。企业需要加强对人事档案管理人员在文化和业务知识上的培训，不仅要做好技能的训练工作，同时也要通过道德教育，让人员具有更强的保密意识和服务意识，让他们能够具备良好的综合素质，解决人事档案工作中所遇到的问题。

4）丰富人事档案管理内容，提升人事档案的利用价值。新形势下，单位既要注重对人事档案进行管理，也要强化对人事档案进行利用，坚持“藏用并举”的基本原则。第一，随着单位选人标准不断提高，人事档案的内涵相应也要得到丰富和优化。单位要进一步丰富人事档案的内容，增加一些具有传承性、价值性以及个性的档案内容，确保人事档案能够全面反映人才的履职经历、思想政治素养、专业能力素养以及心理健康状况。第二，人事档案管理人员要转变思路，摒弃过去“坐、等、靠”的服务理念，主动为企业人力资源有关管理部门提供更高质量的人事档案管理数据信息及服务。

5）创建档案文化。现阶段，需要高速重视人事档案文化创建工作，以此去优化人事档案工作环境，自上而下去营造人事档案良好的管理工作氛围。通过人事档案管理文化的创建，能够将人力资源管理文化和人事档案文化进行融合，将两者同步纳入有关部门将精神文明建设体系当中去，然后由传统媒体与网络媒体渠道对相关文化展开大力宣传与教育，从而在档案文化加强创建的同时，营造更好的人力资源开发氛围。

6）科学进行人事档案的管理工作。为了保证人事档案管理的现代化，就需要引进先进的管理工作理念和方法。为了提升管理的效率，企业需要充分利用计算机技术开展管理工作，促进录入信息的完整程度，并且做好信息的分类。另一方面，对于人事信息，企业需要做好备份，避免信息出现遗失的情况。建立人力资源信息数据库，做好对人才的评价，方便人力资源管理人员对人才进行选拔。纸质信息需要通过扫描来进行数字化保存，资料本身也要做好日常的保养和维护，方便人力资源管理者拥有足够的依据，选拔优秀的人才。

5 结束语

总之，人力资源与当前人事档案的管理工作是密切相连的，为了能够提高人力资源管理工作，就需要人事档案工作可以同步提高。通过建立合理的档案管理机制，提升部门人员的水平，使用有效的方式进行人力资源档案管理，才能够促进人力资源档案水平的提升。

参考文献

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