对办公自动化中的计算机技术应用分析

摘 要：近年来，信息技术在不断的进步和发展，计算机技术也得到了越来越广泛的应用，其不仅使人们的生活更加便捷，也实现了对工作效率的有效提升。本文对计算机技术在办公自动化中的应用意义及其应用实例进行了分析和论述，希望对办公效率的提升有所帮助。

关键词：办公自动化;计算机技术;技术应用

现阶段，我国的经济建设取得了较好发展，多种新兴行业逐渐崛起，由此带来了相对庞大的信息量，传统的信息处理方式已经无法满足当前的发展需求。将信息技术应用在办公自动化系统中，实现了对信息的有效收集、整合和利用，对我国经济的进一步发展有益。

1 计算机技术在办公自动化中应用意义

1.1 节约办公成本

在传统的办公模式下，多数工作都是由人工操作完成的，因此，需要投入大量的人力成本。在工作过程中，还要应用到很多办公设备并消耗一些办公用具，也造成了成本的消耗，随着信息量的不断增大，各项成本的投入也在不断增加。随着计算机技术应用的日渐普及，其在办公自动化的过程中也得到了广泛应用，文件传输等多项工作都通过线上的方式进行，有效减少了的人力和很多办公资源的消耗，节约了办公成本。

1.2 提高办公效率

在日常工作过程中，时常会面对庞大的数据信息，在传统的办公模式下，需要投入大量的人力成本，对数据信息进行整理、分析，这种方式不仅要消耗大量的时间成本，还可能在计算的过程中出现偏差，严重降低了办公的效率。通过对计算机技术的应用，实现了对信息的有效收集、整合和分析，不仅保证了结果的准确性，也缩短了办公时间，实现了办公效率的提升[1]。

1.3 优化办公流程

将计算机应用在办公自动化的过程中，办公人员在工作时，不仅可以按照指定的流程进行相关的操作，也可以对操作的流程进行优化，从而实现工作效率的提升。这种将工作流程简化的方式，可以为工作人员节约出更多的时间专注于业务操作，进而提高其工作的积极性，保证工作的效果。

1.4 实现资源共享

在开展各项工作的过程中有很多公开的数据资料可以在企业内部共享，通过对计算机技术的有效运用，能够实现对公开数据资源的有效流通，进而提升其利用率，推动企业的进一步发展。

1.5 优化办公环境

传统的办公模式中，很多数据信息多通过纸质材料进行记载，由此导致办公区域内有大量的文件簿，这严重影响了对办公空间的有效利用。通过运用计算机办公自动化技术，可以将大量繁杂的数据信息在网络上进行传输和保存，这样可以减少对纸张和办公设备的应用，从而创造出更多的办公空间，再将节约出的办公空间规划为员工的放松区域，营造出更舒适的办公环境，使员工的工作效率得到提升。

2 计算机技术在办公自动化中的应用

2.1 处理图像、表格

尽管计算机技术在对图像和表格进行处理时应用较少，但是，在实际办公过程中仍旧十分常见。在对图像进行处理时，要确保其能够将制作者的想法完全的表达出来，更好的实现对信息的传递。在处理表格时，要通过对数据的准确呈现，更全面的展示出信息之间的关联性，这种方式能够让人们对数据信息有一个更加直观的了解。在这一过程中，要实现对颜色、比例的合理搭配，因此需要对相关技术进行不断学习和反复应用，更好的地呈现出数据信息。

2.2 文字处理

文字处理是将计算机技术应用在办公自动化过程中的一种相对简单且常见的方式，具有重要意义，其形式十分多样，包括对格式进行整理、对文字进行排版等。WPS、Microsoft Office在现阶段的办公过程中较为常用，办公人员可以直接运用这些软件，对文字信息进行及时、高效的处理，一改以往纸质办公的繁杂，不仅大大提高了办公效率，还实现了对资源的节约。此外，部分软件可以直接对文档进行管理，节约了寻找资料的时间，也避免了文件的丢失。学会并熟练运用文字处理技术，能够实现对文字信息高效、有序的整理，在当前的办公背景下十分必要。

2.3 数据处理

数据处理主要包括以下几个过程：第一，数据的生成。该过程主要是数据的形成过程，这一过程包括对语音、文字、图片等信息的生成。第二，数据的传输。即将生成的数据信息通过先进的技术进行传输的过程。第三，数据的存储。数据的存储主要有三种形式，分别为文件存储、数据库存储和云存储。文件存储的方式主要是将数据进行本地保存，难以实现对资源的有效利用。相比之下，数据库存储的方式能够有效保证数据的安全性、确保数据信息的完整性，还能够运用数据分析工具实现对数据的定量分析，现今该种基本的数据存储形式在各类信息系统中都得到了广泛应用。云存储的方式是将相关信息存储在云端设备当中，该方式能够更好的实现对数据的保护，使其可靠性得到进一步保证。将计算机技术在办公自动化系统中应用，主要是对数据信息进行高效处理，在办公过程中发挥着至关重要的作用[2]。

2.4 用于通信

计算机技术作为信息技术的一种，主要目的是实现对资源的共同利用和数据的有效传递，在工作过程中，主要包括两种技术类型：第一种为局域网通信技术，该技术一般应用在部门或本地网络之间，通过对该技术的应用，能够在相互之间进行有效的信息沟通和创立，与传统的人工传递方式相比具有更快的速度和更高的效率。第二种为互联网通信技术，该技术一般在办公环境中应用，其中邮件技术得到了广泛应用，可以通过邮件的方式，与客户之间进行及时有效的交流，随时了解客户的需求并作出及时的反馈，不仅实现了信息的有效传递，还节约了大量的成本。近年来越来越多的通信工具成为进行信息传递的优良媒介，为企业进行数据传输提供了便利。

可以运用该技术开展视频会议，这种方式在近年来的办公自动化过程中得到了广泛应用，在集团性办公状态下应用更多。该种方式可以充分发挥传统会议的作用，但是，其能够突破地域、部门之间的局限性，有效提升了办公的效率，同时降低了会议的成本，值得被大力推广、使用。

3 结论

在辦公自动化的过程中，通过对信息技术的合理应用，不仅能够提高办公效率，还能够确保数据信息的安全性。此外，其能够实现较为高效的信息收集、整合，并根据公司的实际状况给出适当的决策，对于企业的健康、稳定发展具有重要意义。

参考文献

[1]杨志强.计算机办公自动化技术分析及应用探讨[J].时代经贸，2019（12）：98-99.

[2]韩云飞.计算机技术在办公自动化中的应用分析[J].无线互联科技，2018，15（15）：135-136.

作者简介

苗伟（1982-），男，河南省驻马店，本科，一级实习指导教师，研究方向：计算机应用基础。