公立医院职能科室绩效考核档案管理研究

2020-08-10 09:07邢晓玲
办公室业务·上半月 2020年7期
关键词:绩效考核公立医院档案管理

邢晓玲

【摘要】绩效管理是现代医院管理的重要内容,建立与医疗行业相适应的薪酬考核体系,也是公立医院改革过程中的新课题。本文通过分析职能科室绩效考核存在的问题,介绍了档案管理在职能科室绩效考核中的运用,通过档案管理的方法在职能科室绩效考核取得的成效,以及借助信息系统有效提高绩效考核档案的使用效率,拓宽绩效考核结果的使用范围,调动行政职能人员的工作积极性,促进医院管理水平提升。充分证明开展借助档案管理手段,探索建立科学的行政职能科室绩效考核的理论研究是十分必要的。

【关键词】公立医院;职能科室;绩效考核;档案管理

健全绩效考核制度是现代医院管理的重要任务,绩效管理是医院实现精细化管理的重要内容。公立医院由于存在内部岗位众多、分工复杂、缺乏专业管理部门、缺少考核信息系统等诸多因素,常常存在考核指标设置不合理、考核过程不公平、考核档案不完整、档案应用不充分等现象,最终导致绩效考核难以起到调动职工积极性,无法起到引领医院实现战略目标的作用。如何建立与医疗行业相适应的薪酬考核体系,也是公立医院改革过程中的新课题。绩效考核档案,是在绩效考核管理过程中产生的具有参考价值的历史记录。职能科室是医院管理的执行者,能否高质有效地开展管理工作,是确保医院稳定运行和发展的重要基础。但是由于其岗位工作的特性,相较临床、医技、药剂、护理等岗位而言,岗位工作存在不易量化、职责模糊等特点,往往成为医院绩效考核工作的难点和盲区。实践证明,在职能科室绩效考核过程中,考核档案的建立和管理,发挥了重要作用。重视职能科室绩效考核档案的管理,不仅能对行政工作做出客观评价,有助于调动职能科室工作积极性,提升工作绩效,还能及时发现问题,优化管理流程。近年来,笔者所在医院对以往职能科室绩效考核进行分析,发现存在的弊端,运用档案管理的方法,建立医院职能科室绩效考核体系,取得一定成效,现将结果及体会报告如下。

一、职能科室绩效考核存在的问题

(一)职能科室绩效考核指标未个性化,缺乏公平性。在医院传统绩效分配考核体系中,由于职能科室的岗位工作难以量化,工作质量不易做出客观评价,简单使用“劳动纪律、任务完成及时性、工作满意度”等通用指标考核,考核形式多为“减分制”。但由于岗位的特殊性,党委办、退管办、监察室等科室常常得分较高,而医务科、质控科由于受到与临床、患者交流等诸多因素的影響,往往得分不高,导致影响考核公平性。

(二)职能科室绩效考核指标未关联化,缺乏有效性。医院的发展战略,需要通过绩效考核手段引导实现。但传统绩效考核多是针对临床科室设置,例如控费指标、合理用药、学科发展等,而职能科室是管理性岗位,医院战略较难在短期的(例如月度)绩效考核指标中体现,而中长期(例如年终)绩效分配,因为分配时期的特殊性,常常重分配轻考核,甚至不考核。由于职能科室绩效考核缺乏具体化、科学化的医院战略标指标,导致职能科室难以提高医院战略发展方向的认识,未能及时采取有效管理措施,从而无法形成全院合力。

(三)职能科室绩效考核指标未数据化,缺乏客观性。由于职能科室工作数量、质量难以通过客观数据体现,因此绩效考核指标的设置缺乏科学性,没有设定客观数据作为评价标准,多数为简单表述。导致职能科室在履职过程中,存在目标不明确现象。考核结果多数是通过医院领导、科室负责人以及临床科室等评价产生,受到人为主观因素的影响较大,考核结果缺乏公平性。

(四)职能科室绩效考核未沟通反馈,缺乏公开性。医院在前期设置职能科室绩效考核指标时,没有经过充分的讨论论证,导致指标设置不合理。考核过程中,一般采用追溯性考核方法,考核周期结束时,由于考核双方缺乏沟通交流,同时针对存在异议的考核结果,没有建立完善的反馈复议制度,导致被考核人对考核结果不认同或是被动接受,并没有从考核结果不佳的处罚中发现管理工作中的问题,反而出现怨言甚至消极怠工现象,最终使得绩效考核难以实现调动职工积极性的作用。

(五)职能科室绩效考核档案未系统化,缺乏实用性。由于职能部门绩效考核存在以上几点问题,因此考核结果往往绩效分配时单次使用,之后不再系统收集管理,更加难以进一步分析运用于各类优秀评选,在职称晋升、干部选拔时,也无法提供客观考评依据,导致职能科室的绩效考核管理,在实际运用中丧失价值。

二、档案管理在职能科室绩效考核中的运用

(一)完善绩效考核组织机构,健全绩效考核制度。成立院、科二级绩效考核组织,采用集体讨论形式进行评价考核。医院绩效考核小组(由院长担任组长,全体院领导组成),负责制定绩效考核制度及考核流程、设置科室绩效考核指标、绩效考核评价、考核结果审核确认、考核档案的查阅审批等。医院绩效考核小组下设考核办,负责绩效考核的组织实施、绩效考核结果的收集汇总、考核信息的公示反馈、考核档案的保管与调阅,同时兼具督导职能,对医院重点工作事项,定期追踪评价。修订医院考核制度,对职能科室绩效考核的责任部门、考核流程、档案管理(包含归档内容、建档方法、查阅办法)等作出规定。每月举行职能科长述职会,会后医院绩效考核小组根据考核指标,结合述职报告、重点工作督导结果,对职能科室工作逐一进行综合评价。职能科室内部成立科室绩效考核小组,按设置好的科室岗位及个人考核指标,以医院绩效考核小组的考核结果为依据,做出科室内部岗位及个人的二次绩效评价。

(二)结合医院战略,设置个性化考核指标。医院绩效考核小组通过充分调研,根据各职能科室的岗位工作,结合医院战略、年度目标和中长期规划,分别设置考核指标。1.考核指标按月度考核和年度考核分别设置。年度绩效考核指标在月度考核的基础上形成。月度考核中已经落实奖惩的条款,原则上年度考核时不考核或只做奖励性条款,同时增设年度目标达成、360度评价、上级主管部门检查结果等指标。2.考核指标中通用类指标占30%,个性化指标占70%。通用类指标包括科室党建、廉政建设、劳动纪律、科室文化等。个性化指标针对职能科室具体工作职责制定,但不提倡面面俱到,以重点工作为核心,设置8-10个为宜,过多则会造成无法聚焦、重点迷失的现象。3.考核指标做到标准化、数据化。每一条考核指标均采用客观性数据化要求,明确得分扣分以及加分细则,尽可能避免考核中的人为因素,既便于职能科室管控,又增加考核的公正性。4.考核指标权重分配科学化。个性化考核指标,根据职能科室工作职责的重要程度,科学分配指标权重。涉及医院战略、年度目标和中长期规划中的重要工作事项,应当作为关键绩效考核指标,占较高权重。从而提升职能科室对重点工作的重视度,不断改进管理措施,保障医院的总体目标得以实现。5.考核指标采用奖惩并存的形式。对于违背考核目标的非期望行为和结果进行惩罚性扣分。管理结果超预期目标或者获得上级肯定及嘉奖,给予按细则加分,以资鼓励。最终总得分以90分为界限,90分以上给予加分,反之则减分。避免了以往考核中存在的“多做多错”现象,保证考核的公平性。

(三)考核前后充分溝通,建立反馈制度。院级、科级绩效考核小组在每年年初设置科室及个人绩效考核指标后,提供1周的公示讨论期,期间科室及个人可以提出修改意见及建议。在每次绩效考核结束后,考核结果公示1周,若对考核结果存在异议,被考核科室可以在公示期内申请书面复议。通过必要的沟通交流,保证绩效考核的公开公平公正,避免处罚带来负面情绪,促使被考核人反省工作中存在的问题,实现通过绩效考核促进工作的目的。

(四)引进绩效考核信息系统,档案电子化。绩效考核牵涉到医院每一名职工,月度、年度均要进行,日积月累,造成医院的绩效考核档案数量庞大,单靠人工,难以实现查阅、统计、分析。2014年,医院引进绩效考核电子信息系统,院、科绩效考核小组根据各自权限,在年初设置不同科室、不同岗位的绩效考核指标,被考核人可以随时登陆查阅,了解考核要求、提出修改意见(公示期内),制定管理方案及工作计划。在考核周期结束(月度、年度),院、科考核小组及时在信息系统中录入考核结果,向被考核人公示。在年终评比、职称晋升、外出培训等需要时,医院管理部门可以对考核档案,根据相应需求进行汇总、统计、比较、分析,极大地提升工作效率,推进绩效考核档案的开发使用。

三、总结

建立符合行业特点的绩效薪酬制度,是深化公立医院改革的重要要求。绩效分配和绩效考核又是薪酬管理制度的核心所在。行政职能科室的绩效考核,是企事业单位的普遍难点,能够通过总结成功经验,得出规律性的成果,形成理论性研究,显得至关重要。通过档案管理的方法,可以显著提升医院职能科室绩效考核的公平性、有效性、客观性、公开性,借助信息系统,进一步提高绩效考核档案的使用效率,拓宽绩效考核结果的使用范围,充分行政职能人员的工作积极性,促进医院管理水平提升。因此开展借助档案管理手段,探索建立科学的行政职能科室绩效考核的理论研究也就十分必要,希望能对公立医院绩效考核体系建设和改革提供借鉴作用。

【参考文献】

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[3]谢钢,王辉,林琦远.公立医院绩效考核的现状与对策[J].现代医院管理,2013,8(4):1-4.

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