信息化背景下文书档案管理工作的对策

欧阳晗昀

摘 要：信息化时代的到来，对文书档案管理工作也产生了深刻影响。特别是电子档案的数量越来越多，对档案的收集、归档、分类、保存、利用等各项工作提出了新的要求。在文书档案数字化发展趋势下，作为一名档案管理工作者，必须要具备创新意识，加强技术学习，才能保证自己具备更强的岗位胜任力，在保证文书档案完整性、安全性的基础上，更好的发挥档案服务价值。本文首先辩证分析了信息化时代对文书档案管理产生的双重影响，随后从工作实际出发，提出了重视档案管理队伍培训、搭建档案信息管理平台等几点建议。

关键词：信息化;文书档案;安全性;信息管理平臺

文书档案由通用文书转化而来，包括的种类较多，例如指示、决定、命令、报告等等。由于文书档案的种类纷繁复杂，从而使得在进行文书档案管理的过程中需要耗费更多的人力和物力。通过将信息化技术应用到文书档案管理中，改善了这一问题，对于节约人力和物力都起到了促进作用。信息化背景下，不仅文书档案数量增加，而且管理要求提升，探究高质量完成文书档案管理的可行性策略，成为新时代档案管理工作者的一项重要工作内容。

1 信息化时代文书档案管理的机遇和挑战

1.1 迎来的机遇

1）极大的减轻了管理压力。以往文书档案的收集、归档、检索等各项工作，都需要人工完成，这就给档案管理员带来了较大的负担。而文书档案越积越多，产出速度越来越快，这种以人工为主的管理模式，显然无法适应新时期文书档案管理的要求。而依托信息技术，搭建信息管理平台，诸如档案收集、查询等基本工作，都可以由计算机代替完成。而档案管理人员只需要在终端计算机上点击鼠标、敲动键盘，就可以快速完成各项管理工作，压力减轻，效率提升。另外，相同的工作任务，以往可能需要几个人配合才能完成，现在只需要一人、一机，文书档案管理的成本也显著降低。

2）更好的支持档案借阅和使用。文书档案作为对以往工作中各类文件、资料的真实记录，本身也存在较高的价值。因此，对于文书档案管理，其工作内容和基本要求，决不仅仅是保证档案的完整与安全，更重要的是发挥文书档案的重复利用价值，为当前各项工作提供参考、支持。信息技术在这一领域的应用，可以极大的支持档案价值的挖掘和实现。例如，利用计算机建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。只要存在使用需求，就可以将相关的文书档案进行汇总、整理，通过满足借阅需求，让文书档案的意义与价值得到突显。

1.2 面临的挑战

1）档案管理员的信息素养参差不齐。信息化时代对于档案工作产生的影响，除了改变档案存储形式、管理要求外，也通过直接影响档案管理内容，间接的对工作人员提出了更为严格的要求。新时期的档案管理工作者，除了要具备档案学、图书情报学等专业知识外，还要掌握信息技术，包括熟练操作各类专业办公软件，运用安全防护系统，以及大数据技术等等。但是目前来看，负责文书档案管理的许多工作人员，还没有紧跟行业发展与工作变化，在思维观念、工作技能等方面作出相应的调整。这就出现了一些单位虽然推广了文书档案信息管理平台，但是操作不熟练、利用率不高，文书档案管理的改革进程缓慢。

2）数字档案的安全性有待提升。数字文书档案虽然为管理提供了诸多的便利，但是也存在一定的安全隐患。例如，许多档案管理人员将个人移动设备随意连入单位的办公计算机，可能导致病毒侵入，文书档案无法正常读取、打开，利用价值受到了负面影响。还有就是一些涉密的或是有重要价值的文书档案，也很有可能成为不法分子偷窃的对象，通过攻击网络系统，或是利用存在的安全漏洞，将数字文书档案窃取，也会带来严重的损失。现阶段，虽然基于数字文书档案的信息管理平台已经广泛使用，但是配套的安全管理制度、安全防护措施还不够完善。

3）信息基础设施不够完善。虽然从整体上来看，单位对于文书档案管理的信息化发展重视程度增加，但是由于资金投入不足，现有的信息基础设施，与文书档案管理与利用的要求还是有一定的差距。结合实际情况来看，虽然提供了文书档案检索平台，但是由于功能比较单一，使用体验不好，很多有档案借阅需求的人员，还是习惯于通过服务台办理各项业务，文书档案管理信息化的优势没有体现出来。

2 信息化背景下文书档案管理的优化策略

2.1 重点加强档案管理队伍的培训和建设

即便是在档案管理信息化背景下，像文书的收集、归档、利用等各项工作，也仍然需要工作人员本身具有较强的职业素养和复合技能。因此，要基于信息化时代文书档案管理的新要求、新标准，将工作人员组织起来，定期开展技能培训。要把信息技术作为培训的重点，例如文书档案的信息化管理中，各类应用软件的使用频率较高。应当以培训为契机，通过演示、练习等方式，让档案管理工作者逐渐的熟练运用这些工具、方法。另外，还要加强对信息时代文书档案管理新制度的学习，避免因为个人操作失误而干扰文书档案管理和利用的情形。

2.2 做好数字文书档案的安全管理

文书档案的安全与完整，既是管理工作的基本要求，同时也是确保档案价值得以发挥的必要前提。因此，无论是对于纸质的文书档案，还是电子版文书档案，保证其隐私与安全，都是管理人员应当履行的岗位职责。现阶段关于纸质文书档案的安全管理制度、措施已经比较完善。对于数字文书档案，一是要强化安全管理意识，采取容灾备份技术，并且定期进行备份文书档案的同步更新，避免档案因为丢失、破坏而无法继续使用。二是采取信息技术保证其存储安全，例如启用网络防火墙，采取数字签名认证等等，都可以极大的保障数字文书档案的安全。

2.3 完善文书档案信息管理设施

实现档案管理的信息化，必须要有科学的管理平台作保障。档案信息化的核心是电子文件的管理，一是建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。二是建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。此外，要适当增加投入，尽快的建立起较为先进的、完善的信息管理平台，以支持文书档案从收集到整理，再到利用等各项具体管理工作的信息化、高效化。

3 结语

无论是从档案事业发展趋势来看，还是从提升文书档案服务价值角度来看，推行档案管理信息化势在必行。在开展相关工作时，除了要通过增加资金投入、提供物质保障，尽快建立起文书档案的信息管理平台外，还要重点把握好档案管理人员信息技术培训、安全管理教育等相关工作内容。只有在“硬件”和“软件”两方面统筹协调，才可以支持文书档案管理工作更高质量的开展。

参考文献

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