地质档案数字化管理系统的设计与实现

黄军华

摘 要：地质档案资料记录了地质工作的成果，地质档案是国家地理信息的记录，是重要的档案信息。在信息化的时代为了保护珍贵地质档案，提高地质档案使用的效率，需要在地质档案电子化的基础上开发专业的地质档案管理系统，满足地质数据信息使用需要。具体根据地质档案的现实使用需要开发集档案管理、查询借阅、统计分析、智能查询、协同办公于一体的管理系统，从而满足各部门的地质档案使用需要，全面提高地质档案管理工作的科学性与规范化。

关键词：地质档案;信息化;管理系统;设计方法

地质档案是地质工作数据信息的记录，地质档案具有年代久远、档案唯一、极其珍贵等特点。目前很多地质档案仍然采用传统的实物对应密集架的保管方式，这种档案管理方式使得档案使用时容易造成档案损坏，档案的查询较为困难，加大了档案管理的风险。信息化的时代可以运用档案管理系统代替传统的档案管理方式，这样有助于提高档案的检索效率，延长珍贵档案的使用寿命，保护档案数据信息成果。地质档案资源的利用程度与利用率对于数字化共享平台建设意义重大。

1 地质档案管理现状分析

地质档案管理正处在由传统的档案管理方式向信息化档案管理方式过渡的阶段，很多地质档案未能实现数字化管理，大量地质档案采用实物对应密集架的管理方式，或者通过表格的方式对档案信息进行描述。当前很多地质档案管理部门力求采用信息化、实物与电子档案一体化的管理方法，很多地质仍然档案无法即时查阅，档案的在线借阅难度较大，档案资料借阅需要履行复杂的手续，有时借阅到的档案很有可能不满足用户的使用需要，很大程度上存在着档案借阅效率低下的问题。地质档案的管理成本较高，档案资料的磨损和丢失的风险相对较大。即使已经开发的电子档案的版本也较多为多样，地质档案电子化的标准还没有统一，档案管理人员手中的数据信息多样，数据信息的更新不及时，有时查询到的地质档案信息无法溯源，加上地质档案信息规模日益扩大，导致信息化地质档案借阅实时性低，因此影响档案管理正常开展。

2 地质档案管理系统设计

2.1 设计目标

地质档案管理系统的主要价值在于保护地质档案的安全，提高地质档案借阅的效率，根据用户的需要可以及时有效的检索有价值的地质信息。地质档案管理系统采用计算机网络技术、数据库、文件服务、智能化检索平台等技术组成。地质档案管理系统能够满足地质工作人员的信息录入工作需要，也能够根据信息使用需要进行信息检索，从而达到地质档案的录入管理、统计分析、数据查询与更新的同步化。地质档案管理系统的设计工作以实用、安全和开放为基本目标，要求提高地质档案管理系统的可维护性，具体可以采用巨量存储技术、分布式存储技术、电子文档加密技术等。

2.2 系统设计方案

地质档案管理系统依托微软.NET Framework的C#语言开发，该系统在设计时力求给用户提供强大的客户端功能，最大限度的保证地质档案资料与数据的安全，具体可以采用c/s构架进行设计。包括数据层、服务层、客户端组成。数据层包括地质档案数据库建设、数据目录等，要求数据信息供给保证实时性的特征，具体可以基于FTP服务、Web服务协议等进行建设。服务层的主要工作是满足档案的上传与下载工作需要，具体可以采用FTP加密方式，并且基于HTTP服务协议提供地质档案的电子服务。客户端是应对电子档案信息智能化管理需要开发的新载体，它主要包括智能化的档案录入、检索、统计与系统管理功能等具体的模块组成。

2.3 系统数据库设计

地质档案数字化要求满足地质档案类型日渐多样化的存储需要。地质档案类型复杂，涉及大量数据信息，存储和处理这些数据的难度大，需要先进的数据库支持。在大数据技术的支持下可以采用分布式存储的方式，也可以建立云端数据库。但是数据库的功能应当满足收文、公告、发文、待办事项、借阅、用户信息的存储需要。

2.4 功能模块设计

根据地质档案的借阅使用与服务需要，以及地质档案管理系统的未来发展趋势，可以将地质档案管理系统分为以下几个模块。管理系统平台，主要用于地质档案管理使用权限的分配，地质档案借阅的日志管理，密码管理，回收站管理等。业务管理主要由文档管理和档案发布管理两个部分组成。文档管理强调将实物地质档案信息以多种形成制作成电子文档，通过该系统实现地质档案的分类存储，保证档案的流畅运转，消除以往档案管理责任分工不明确带来的低效档案问题。档案信息发布管理模块可以实现文件、公告、编研信息、声像档案的借阅与管理。检索模块，主要根据用户输入的关联词、关键词、同义词等进行检索，强调提高档案检索的速度。

3 地質档案管理系统的实现措施

3.1 完善关键技术

地质档案管理系统开发工作的主要目标在于实现系统功能，因此需要提高关键技术的支撑力。首先，应当引导在线转码技术，满足用户的在线预览档案需要，防止档案在未经授权的情况下被下载。具体可以基于HTTP协议做原始档案进行预览查看，这样可以极大地提高档案的检索效率。其次，自动升级技术，地质档案管理系统还要建立自动升级机制，可以采用XML配置文件，这样当档案管理系统启动时可以对相关文件进行更新，从而达到程序更新到最新状态。第三，档案管理应当具有智能提醒功能，使用MAS技术可以对档案管理交汇与档案借阅超期等进行提示，这样有助于提高数据库运转的秩序性，从而达到有效揭示档案信息效果。地质档案管理系统应当基于现实需要对相关技术进行完善，从而满足地质档案的作用需要。

3.2 优化功能设计

地质档案数字化管理系统应当具有智能化、移动化、实时共享的特征。强调在基础功能开发的同时提高功能的丰富性。提高档案录入的效果，基于二维码扫描技术、成品档案和地形图档案的管理需要，运用二维码等技术提高档案信息检索的速度，实现原始档案信息的快速检索。档案查询功能应当进一步发展模糊查询功能，该系统应当基于SQL语言进行语句查询，这样可以避免用户输入错误，提高信息查询的匹配度。大数据背景下还要完善档案使用信息的统计功能，基于大数据技术分析用户的使用需要，从而建立和开发智能化的档案服务功能，提高重点档案的使用效率，满足不同用户的档案使用需要，达到以个性化的进行档案资源供给目标。

4 结论

地质档案管理系统具有信息实时传输、广泛共享和高度保密的独特要求，强调根据地质业务工作的需要自主研发档案管理系统。当前地质档案数字化管理系统设计与实现工作的重点应当放提高档案管理平台智能性，完善业务管理系统，开发专业检索模块和提高软件测试水平，获得软件著作权方面。地质档案管理系统的检验工作应当在地质档案运转现实中，根据用户的使用体验改进档案信息的供给服务方式，延长珍贵档案的保存年限，从而满足地质工作档案使用需求。

参考文献

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