浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

摘 要：關于档案管理的问题已引起广泛的重视，信息化已成为发展的必然趋势。随着社会的发展进步，档案管理水平需要不断的提升同时但成效有待提高。档案管理办公室为了实现这一目标，要把高科技设备和技术应用于管理过程中来。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。本次研究以信息化在档案管理的作用为主要内容，探讨在这个过程中存在的问题，并提出可行性建议。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

1 档案管理信息化建设发展的重要性

是一个组织机构比较复杂的部门，的档案管理工作中涉及的信息比较多，相关的数据资料也是比较复杂，档案管理工作人员的工作量相对来说就比较大。传统的档案资料管理工作大多都是依靠人力进行，在统计整理的过程中非常容易出现搞错、漏记等各种问题，如何走出传统的书档案管理工作低效率的状态，方便的管理者进行检索和阅读，已经引起了众多医院档案管理人员的重视。实施信息化建设，只需要一台电脑就能储存大量档案资料，能够有效打破传统档案管理的局限，提升档案管理效率既能节约空间，也能方便其他人员进行检索和阅读，往往可以节省大量的储存空间，将那些庞大的数据资源统一规整到信息化管理平台上去。此外，还可以降低的档案管理成本，同时也避免了那些宝贵的医疗资料因为长时间的放置出现丢失或者损毁的问题，在无形中又给这些资料信息增添了一份保险。为此，对于的档案工作，的档案管理人员要及时学习那些先进的档案管理理念，建立高效的数字化管理工作体系，为的医护人员提供操作更加灵活的管理界面，准确进行归档记录，有效提高档案管理工作的效率，推动医院更好地经营管理。

2 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

2.1 档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻碍

不论处于哪个时期，档案管理都具有重要意义，不同的历史时期具有不同的作用。传统的档案管理模式已逐渐被淘汰，现代化的档案管理模式正在完善之中。我们要看到信息化处于飞速发展之中，档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击。但是档案管理体系却存在着较多的问题，不能与我国社会同步发展。可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决。传统的档案管理目的是明确的，即为了快速查询档案和保障档案的安全性。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。

2.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化

客观的看待我国现阶段档案管理的问题，显然信息化程度不足的情况一直没有解决，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在以下三个方面：1）由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准。而从我国政府部门的情况来看，对于档案管理也没有形成规范化的体系，档案管理处于分散状态，不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的，甚至出现矛盾和冲突之处。2）从具体情况来看，政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。3）我们所处的时代信息化技术飞速发展，而且处于动态变化之中，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。

3 加强档案管理信息化建设的路径

3.1 加强档案数字化资源建设

为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。

3.2 转变传统档案管理模式，强化档案信息化管理手段

为了使档案信息化应用达到较高的效率，企业要予以重视，加强对相关工作人员的培训，使他们的思想观念发生变化，调整服务态度，构建更加合理的管理模式，调整传统的档案管理思想，提高应变能力，形成主动服务的意识。要认识到我们处于信息技术迅速发展的时期，作为档案管理人员要提高自身的综合素质和水平，具有较高的时事热点信息的搜索能力，并且还要提高整合力度，主动提供资源信息，档案信息管理向着科技术和现代化的方向发展，把更具价值的信息内容提供给社会。还要注意的是企业在进行档案信息化管理建设时，要把电子软件应用于其中，对信息内容进行有效的检索，使档案管理更具规范性，增强档案管理的安全性和使用的有效性。

3.3 根据档案馆职能的变化进行机构改革

由于社会的发展，档案馆的职能也随之处于动态变化之中，很多环节需要调整和更新，这对管理人员提出更高的要求，要顺应时代的变化和要求，对机构设置进行调整，并完成新的功能定位。为公众提供收集、查询、制作、阅读、整理、机构管理等服务。在部门机构创新改革过程中，要处理好人员调整的问题，创造出功能更加完善的工作平台，使档案管理工作人员能够利用平台为社会公众提供高质量的服务。

4 结束语

综上所述，关于档案信息化建设的重要性已达成共识，要转变传统档案管理的思想，使资源的作用得到更大的发挥，提高档案管理能力。我们的社会不断的发展进步，对档案信息资源领域的开发具有积极的带动作用，从发展的角度来看，即档案信息要发挥出更大的作用，更好的利用档案信息资源。为了实现此目标，必须要提高服务水平，使档案管理工作迈上更高的台阶，走向信息化、数字化的发展之路。

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作者简介

王柳燕（1986-），女，汉族，广东佛山，广东省特种设备检测院顺德检测院，办事员，助理档馆员，本科，研究方向：档案管理。