档案管理工作存在的问题与对策研究

蔡赛魁 樊楠楠

摘 要：在这个信息技术主导的社会中，人们的思想观念与社会需求都发生了很大的变化，因此需要对现有的工作方式进行信息化的改造，在档案管理工作中运用信息技术提升档案管理的信息化水平对提升档案管理的整体水平具有相当重要的意义。在传统的档案管理中存在着，效率低下，管理混乱等问题，通过引入信息技术可以很好的对这些问题进行弥补，但同时提升档案管理的信息化水平也一项复杂的工作，需要去解决很多的问题，只有在档案管理信息化的过程中，对于出现的问题能够及时的发现，并分析出解决的方案，才能推动档案管理的信息化水平，提升管理的质量。

关键词：档案管理;问题;对策

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，对负责具体工作的相关人员的要求较高，不仅需要相关工作人员要具有很强的责任心，同时还需要具备较高的专业知识。而当前我国一些地区的档案管理工作的重视程度不高，相关工作人员的素质也良莠不齐，这种情况的发生，容易出现档案管理工作混乱，影响正常工作运行的情况发生。在信息化时代背景下，各个行业都应该对自身的工作效率以及工作方式进行反思，并利用现代的信息技术来提高工作效率。对于档案管理工作来说在信息时代下，就要积极的利用信息化的管理手段来提升档案管理的效率与质量，提升档案管理的服务水平。

1 信息时代下档案工作的必要性

相比于传统的档案管理，信息化的档案管理具有很大的优势，首先，信息化的档案管理，摒弃了传统的纸质的信息载体，利用电子进行信息的存储，因此无论是在信息的收集还是整理方面都具有相当的优势，可以极大地提高档案的收集与整理的效率，因为档案都以电子信息的方式存储，因此也不存在档案丢失的情况，另外由于现代的信息存储设备都具有比较高的容量，因此可以存储大量的档案信息，不仅可以节省出大量的空间，同时也一举解决了档案保管的难题，最后，在档案信息的查询方面，信息化的档案管理具有明显的优势，同时在软件或者是网页输入想要查找的档案，可以在极短的时间内显示出想要查询的档案。因此在信息时代的背景下利用信息技术提升档案管理的质量和效率具有重大的意义。

2 档案管理出现的问题

档案管理工作通常存在以下几个方面的问题，需要改进：一是部分地区对于档案管理工作重视程度有待提高;二是部分地区档案管理力量薄弱;三是硬件设施不够完善。具体如下。

2.1 重视程度不够

当前，一些单位对档案管理工作的重视程度还有待于提高。认为档案管理只是进行对材料的整理，保管好材料，不是单位的主要职能部门，不能够给单位带来经济效益。这些误区的出现，致使单位的档案管理工作得不到足够的重视，这种轻视档案的行为都表明了这些人员对档案管理工作没有足够的认识，对单位的发展也是非常不利的。目前，我国尚未构建起有关档案管理的相关法律法规，导致档案管理缺乏有效的法律依据。同时，基于档案多头管理，各有政策，久而久之，势必将导致档案管理被标准化，进而，使档案无法充分发挥其应有的职能。

2.2 管理力量薄弱

档案管理的实施承载着两大功能，即确保档案信息的安全性和有助于企业信息使用者快速查询和使用信息。伴随着电子计算机技术和网络技术的广泛运用，档案管理开始趋向于现代化，由于现代化科技手段存在着自身的缺陷，硬件资源极易受到自然灾害的影响，并且，存储在软件系统中的有效资源和数据信息易受到病毒的侵扰和毁坏，再加上，当前很多档案管人员的没有经过专业的档案知识培训，对档案管理工作的具体工作方式方法不了解，不能够规范的管理档案。

2.3 相应的硬件设施不全

由于档案管理工作不能够得到有效的重视，一些单位对档案的存放设施和办公条件上不能给予更大的倾斜。致使档案的存放随意，没有专门的档案存放条件。而有的单位即使有专门的档案存放地点，但也大多数设置在偏僻处，“六防”设备不配套，由于环境差，会使纸质档案发生霉变，虫蛀等现象的发生，影响档案的完整性。更有甚者，一些单位的档案管理工作连档案管理工作必备的切刀、统一档案夹等这些最基本的设备的都没有。

3 信息时代下提高档案管理水平的对策

3.1 推动档案管理的信息化建设

在档案管理的信息化建设中，最重要的就是档案管理软件的开发，因为管理软件是档案信息化管理的重要工具。虽然目前已经针对档案管理开发出了管理软件，但是仍有很多需要改進的地方。在推进档案管理的信息化建设的过程中必须根据实际的需求，来制定相关的解决策略。从目前信息化档案管理的实际需求上来看，比较迫切的就是提升软件的通用性，并提高软件的共享性，打通与政务管理系统的信息传递。从而进一步提高档案管理的效率。

3.2 统一规范档案管理的标准制度

提高档案管理的信息化水平不仅需要在技术上对传统的档案管理进行更新，也需要制定相应的政策来适应档案管理的信息化水平，由于目前档案信息化建设的起步时间较短，以此相关的制度并不完善，导致信息化背景下的档案管理不能保证高水平的服务。而完善的制度建设保证档案管理信息化水平的重要因素，因此需要尽快建立起一个科学完善的管理体系，以适应档案管理的信息化水平，使信息化的档案管理更加规范，更加科学。

3.3 完善信息化档案管理的安全体系建设

对于档案管理工作来说，保证信息安全是对工作的基本要求，但是由于信息化的档案管理，其在信息存储与文件保管方面有一定的特殊性，因此给档案管理的信息安全保护工作带来了一定的困难，因此在档案管理的信息化建设中需要格外重视信息安全因素，可以聘请专业的网络安全管理人员对档案信息存储的平台进行加固，同时应该加强相关工作人员的信息安全意识，以及保密意识，可以在相关工作人员的工作电脑中安装防护软件，让网络安全人员定期对网络日志进行筛查，及时发现存在的信息安全隐患，并进行处理。我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。

3.4 加强重视程度

在当前的档案管理工作过程中，要加强单位对这项工作的重视程度。首先，作为单位的负责人就要加强这方面的思想建设，加大对档案管理工作的重视性。其次，最为档案管理的直接操作者，档案管理工作人员的素质和知识结构也是十分重要的，要加强这些人员的思想建设和定期对这些人进行培训工作，使其真正掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理的质量。

4 结语

综上所述，档案管理工作作为一个单位或者企业的基础所在，起着至关重要的作用。但在目前的实际工作过程中，会遇到很多问题，针对这些问题做出相应的解决办法，是确保当前档案管理工作的前提，也是一个单位或者企业能够正阳运行的保证。所以，相关单位要做好档案管理工作，为单位的发展奠定良好的基础。

参考文献

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