档案信息化管理的实现策略探讨

摘 要：随着互联网等高科技的飞速发展，关于档案管理的问题已引起广泛的重视，信息化已成为发展的必然趋势。应以智能化的手段对现有的档案管理模式进行历史性的改革，来提升档案管理的成效性，以确保工作质量。本文将从档案智能化管理的概述，档案信息化管理的作用，提升档案信息化管理的策略几方面对如何实现档案信息化管理进行探讨。

关键词：档案;信息化管理;策略

对于档案信息化建设而言，其是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况，新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。

1 档案信息化管理的作用

1.1 以智能化的管理模式代替传统的管理理念

以往的档案保管只是一种简单的存放，是一种不对外开放的管理模式。民众若想借阅档案，通常手续比较繁琐，因此档案的实际利用率非常低，其社会参与性和对社会所起的作用就更小。但是采用智能信息化的档案管理模式后，各个环节都进行了简化，将档案管理公开化、透明化、科學信息化，进而提升了档案的有效利用率，档案也在社会发展中充分发挥了重要的作用。

1.2 最大力度的提升档案管理的时新性

在现实工作中，实现档案的信息智能化管理，在前期的档案入库、编号到后期的档案调动，均需要科学的安排。如需要借阅档案时，可以通过信息技术非常便捷的检索到想要调动的档案，在一定程度上提升了档案材料管理的时效性。在利用电子档案进行资源整合中，可以最大限度的将资源进行共享，有效的提升资源的利用率。将档案资料完整的录入计算机后，利用电脑强大的数据库，可以有效的避免资料重复录入，在节约人力资源的前提下又极大的提升的档案管理的工作质量。

1.3 最大限度的提升档案的利用率，实现档案的价值

档案管理实现智能信息化，最大限度的提升了资源的共享，最合理化的提升了档案资源的有效利用。若将档案资源进行信息化整合，可以有效的提升档案资源的利用空间，能够为各个单位及时有效的利用档案开展工作提供了便捷的途径。

2 档案管理信息化建设的解决措施

2.1 相关部门要加强对档案管理人员的深入教育

随着我国经济的快速发展，档案的种类和数量都大大增加，这就对档案工作等提出了新的挑战，传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展。所以说，档案信息化建设已经是重中之重，这个问题要得到相关负责人的重视，并加大对信息化建设的投入。然后进行规划，并制定出档案信息化进程的长期目标，从而推动档案管理工作的健康发展。

2.2 完善档案信息化管理制度

不论是哪一种管理，都要有完善的管理制度作为支撑。然而，在档案管理信息化建设中，也是必不可少的。只有健全相关的管理制度，明确相关人员的主要职责，并将工作落实到责任人，才能提高工作效率，才能增加档案管理的信息化水平。具体而言，首先领导要对档案管理工作重视，这是档案管理制度落实的基础条件。另外，还要制定一些监督制度，这样才能将制度落实到位，从而提高档案信息化管理。

2.3 充分的利用数字化技术手段

从目前情况来看，我国档案管理信息化还缺少长远的规划。对于这个问题，我们要对档案管理理念进行革新，同时也可以借鉴或者是引入先进的技术，这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等，用这些先进的技术对信息资源进行整合，从而进一步的对资源的管理以及利用，实现资源的共享。

2.4 对档案管理信息化服务进行创新

在社会的发展中，要不断的对档案信息化服务进行创新，这样才能使其符合时代的发展。比如说，可以开通网上检索功能，这样就可以实现资源的共享，同时也可以提高资源的利用率。另外，还可以构建相关的电子文档信息中心，这样用户不仅可以将自己的电子文档进行上传，还可以对自己所需要的文档进行下载。在实际的发展中，要对档案信息化服务内容不断的进行更新，这就要求对其工作职能进行创新，主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用，从封闭的档案管理转为开放的档案共享。

2.5 对档案管理信息化机制进行创新

对于目前的市场经济而言，企业档案管理制度要做到与时俱进，根据实际情况进行积极的改变和创新，这样才能使企业得到更好的发展。具体而言，企业可以建立奖惩机制以及责任制，将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上，这样就能保证员工的责任感。通过奖惩制度的制定可以，可以营造出良好的企业氛围，同时也可以激发员工的使命感和责任感。另外，企业还要加强档案管理信息工作的安全，强化计算机网络的管理工作，将重点内容进行优先管理，以免出现信息的泄露，损害企业的根本利益。

2.6 可以实现文件的信息共享

目前，我们已经进入到了大数据的时代，为了方便相关人员的工作，我们需要加大对档案信息的共享。在对文件信息共享的时候，我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理，这样也是保证信息资源共享的基础性条件。然而，在档案信息共享的时候，我们要以档案信息安全为前提。大数据的到来，不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利，同时也带来了一定的威胁，网络安全就是最为常见的一种。所以说，相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取，就要进一步加强对安全方面的建设。

3 结束语

综上所述，关于档案信息化建设的重要性已达成共识，要转变传统档案管理的思想，使资源的作用得到更大的发挥，提高档案管理能力。我们的社会不断的发展进步，对档案信息资源领域的开发具有积极的带动作用，从发展的角度来看，即档案信息要发挥出更大的作用，更好的利用档案信息资源。为了实现此目标，必须要提高服务水平，使档案管理工作迈上更高的台阶，走向信息化、数字化的发展之路。

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作者简介

贾芳华（1972-），男，汉族，山东，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。