新形势下事业单位档案管理信息化建设的有效途径研究

纪佩汝

摘 要：在信息技术快速发展的今天，计算机技术在各行各业得以发展与普及。事业单位档案管理信息化建设，已经成为社会新形势下事业单位档案管理工作的重要目标。加强事业单位档案信息化建设的推行，才能让事业单位档案管理工作跟上信息化发展的新形势，进而高效完成档案管理工作任务。

关键词：事业单位;档案;信息化;建设

加强相关事业单位档案信息化建设，已经成为事业单位档案现代化管理发展的必然趋势。计算机技术的普及，让事业单位档案管理工作也经历着一场全新的洗礼。以计算机技术为手段，不断提高事业单位档案工作的准确性和安全性，才能达到信息资源合理利用的最终目的。分析事业单位档案信息化建设的必要性和建设过程中的困难，加强创新，才能为事业单位档案信息管理提供保障。

1 認清事业单位档案管理信息化建设的必要性

传统的档案管理工作，已经不能满足新时达的工作需求。重视事业单位档案信息化建设，才能应对新时代下的发展要求。在日常工作中，需要通过现代化的档案管理手段，促进档案管理信息的共享，以此来加强协同办公。全新的社会环境下，进行事业单位档案管理方式革新，档案服务质量也会随之提高。

在档案信息不断增多的今天，档案的管理和使用问题逐渐增多。档案信息资源是源源不断的，要促进档案管理工作效率提高，就不能再将传统的工作方式和检索方式作为主体。在全新档案媒介产生之后，现代化的管理方式得到了相关领导人员的重视。做好档案管理信息化建设，一定要在思想上认清档案管理信息化发展的必要性。营造良好的档案管理工作创新氛围，推进信息化建设进程的加快，在最早的时间为实际工作助力。

2 加强事业单位电子文档系统的有效建立

建立电子文档系统，是推进事业单位档案信息化建设的重要途径之一。电子文档，是利用化学磁性材料为载体的资源形式，像电子文书、电子图纸、电子报表等都属于电子文档材料。在档案管理工作中，管理人员需要利用计算机，加强档案资料的收集、筛选，并对其进行加工。根据未来的使用需求，使他它们成为能够被快速提取的信息。

电子文档的开发，能够让计算机的多项功能、优势得以发挥。大多数基层事业单位档案，是在利用计算机时，没有关注其数据统计和整理功能，只是利用计算机打字存储，需要耗费许多的人力、物力，浪费时间，致使计算机设备功能开发不全。电子文档系统的建立，能够让计算机的利用率得以提高，切实提升档案管理的实际效率。除此之外，还能极大地缩短档案信息编撰的时间，使档案信息的时效性得以提高，让数据库得以快速更新。在传统的档案管理模式中，档案管理人员需要先选择题材，选择材料，再编辑出版。这样的工作方式，让档案信息的整理时间过长，不利于档案信息时效性的提升，也影响了档案信息的利用价值。在建立电子文档系统的过程中，档案管理者可以利用计算机去读取档案，做好信息的加工。在第一时间，让档案信息投入到事业单位的实际工作中。在档案信息数字化的过程中，事业单位系统内部的档案信息可以得以共享，使各个单位的信息化建设得以接轨。

3 给予事业单位档案管理信息化建设技术支持

首先，利用事业单位信息网，为档案电子文件建立归档专递网线。在信息化时代来临的今天，从基层事业单位到往上的每一级单位，都在建立信息化的工作环境。许多信息的传递，都已经有网络平台承载。档案管理的对象是事业单位日常工作中所产生的信息，这些信息能够反映事业单位内部各职能部门的具体工作情况与工作内容。传输上网的文件信息，是归档的重中之重。为电子文档开辟归档专递网线，有利于归档工作效率的提高。能够在网络上进行归档的文件，需要按照事业单位内部的要求做好文件格式的统一处理，从而保证信息的可靠性，提高其应用性，使各个单位可以在调取信息时快速利用。还有一部分信息没能在第一时间传输上网，但仍具有较高的保存价值。档案信息管理人员可以利用信息网，开辟各业务单位与档案管理部门之间的文件专递网线。利用归档专用的子系统，将具有保存价值的电子文件，利用专门的系统传输给档案部门，做好保密工作，提高档案管理工作的安全性。

其次，加强计算机信息管理部门与档案管理部门工作的融合。在信息化建设过程中，各职能部门逐渐实现了办公自动化的目标。在日常工作中，信息整理的系统性和标准性都在提高。档案管理工作，就是将分散在各单位的信息统一录入到信息系统中，使这些信息能够被集中处理，统一使用，打破各个部门之间的界限。在一切档案信息成为电子文档之前，计算机与信息管理部门是做好档案管理规划，并统筹各单位信息管理工作的一线奋斗者，起到了极为重要的牵头作用。计算机信息管理部门与档案管理部门之间职能的融合，能够为档案信息管理工作提供必要的技术支持。

4 明确事业单位档案信息化建设的关键问题

首先，做好专业人才队伍建设。在原始的档案信息管理工作中，纸质档案的立卷工作也是一项技术性较强的工作。在建立电子文档的过程中，应当利用当前的骨干队伍，做好档案信息化建设队伍的组建工作。从纸质档案管理队伍中选择一些骨干，作为领导或牵头人。加强立卷工作的监督检查力度，使电子文档的归档工作，也有一支对应的专业队伍完成。在实际工作中，计算机信息管理人员并不了解档案管理工作的具体流程，而纸质档案管理工作人员对立卷归档工作十分熟悉，业务水平较高。能够在纸质档案转化成为电子文档之时，利用专业的业务技巧，做好信息化档案的立卷工作。将纸质档案管理人员中的优秀工作者和计算机信息管理人员，作为档案信息化建设队伍的成员，有利于档案信息化建设目标的实现。

其次，做好纸质档案与电子档案的双重归档。在当前事业单位工作中，有一部分具有法律效力和凭证作用的档案，必须以纸质形式存在。电子文档的归档方便、快捷，但具有不稳定性。比如，电子文件容易被修改，也有可能被拷贝盗取，缺少绝对安全性。要做好档案信息化建设，不得忽视纸质档案的管理。加强电子文档和纸质文件的双重归档，才能让档案管理工作更有严密性，使档案信息有互补型的参照物。从纸质档案与电子文档管理入手，建立双轨型的档案管理制度，建立两种形式档案的对应联系，才能使档案完整，降低档案管理风险，预防不可测的意外。

5 结语

综上所述，在全新的历史时期，加强事业单位档案信息化建设，充分利用一切可以利用的信息手段提升档案管理水平，才能使档案信息转变成为档案资源。以信息化建设为途径，提高档案管理的高密度性、可操作性和快捷性、安全性，有助于事业单位档案信息管理过程的优化和结果的丰富，为事业单位工作提供强大的信息力量。

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