关于加强事业单位财务档案管理信息化建设的思考

李嘉昕

摘 要：在当前信息化时代背景下，社会经济取得了快速发展，事业单位为了自身的健康发展，需要重视财务管理工作。财务档案是财务管理工作中较为重要的一项内容，事业单位财务档案管理工作具有特殊性，通过加快推进事业单位财务管理管理工作的信息化水平，利用信息化系统来实现对财务档案的统一和集中管理，可以进一步提升事业单位财务管理工作的水平，为事业单位财务管理工作的有序开展提供重要的保障。文中分析了事业单位财务档案管理中存在的问题，并进一步对加强事业单位财务档案管理信息化水平的策略进行了阐述。

关键词：事业单位;财务档案;信息化;意识;制度;完整性;安全

随着信息技术在各行各业中的广泛应用，将信息技术与档案工作相结合，加快推动档案信息化建设进程，这不仅是时代发展的必然要求，同时也是档案工作发展的重要趋势。事业单位通过加快推进财务档案信息化建设的步伐，能够使财务业务更具清晰性，实现各部门之间的顺畅衔接，进一步精化业务流程，实现对各阶段财务状况的实时核查，进一步提高整体办事效率。因此在实际工作中，事业单位辅导模式为财务档案信息化建设提供重要的支持，进一步促进财务档案管理信息化水平的提升。

1 事业单位财务档案管理中存在的问题

1.1 财务档案管理信息化意识薄弱

一直以来事业单位在发展过程中对于财务档案信息化建设不重视，单位管理者对于财务档案管理工作不了解，觉得只要保管好不丢失、不泄密，能够应付日常外调和查档要求即可。而且多数单位也没有专职的财务档案管理人员，兼职财务档案管理人员投入到档案管理工作的精力有限，多数没有经过系统的档案知识培训，对档案工作缺乏了解，不仅无法及时完成档案信息的收集、整理和归档工作，而且档案管理信息化意识缺乏，这在一定程度上对财务档案管理信息化的实现带来了较大的制约。

1.2 财务档案管理制度不完善，软件发展落后

事业单位财务档案信息化建设进程缓慢，这与没有完善的财务档案管理制度有直接的关系。当前大部分事业单位财务档案管理信息化都处于停滞不前的状态，而且管理体系混乱，没有明确的信息化发展目标，缺乏健全的档案信息化管理制度。在实际事业单位财务档案信息化建设进程中，离不开科学技术的支持，但当前部分事业单位缺乏专业的信息技术人员，再加之规模较少，这也导致信息化改革推进速度较慢，对财务档案管理信息化的实现带来了一定的阻碍。再加之受制于技术水平的制约，软件开发难度大，软件发展相对落后，这也对事业单位财务档案管理信息化的实现带来了一定的影响。

1.3 财务档案管理缺乏完整性

事业单位会计电算化实现后，每天都会有大量的财务档案信息载体产生，如电子文档、程序文件及备份文件等，这些载体中的数据并没有得到妥善的保存，在财务档案管理软件升级后，不同版本之间数据无法通用。再加之没有完善的电算化财务档案保护制度，这也导致不同人经手的财务数据文件存在收集和归档不及时的问题，财务档案归档资料易出现缺失。

2 提高事业单位财务档案管理信息化水平的策略

2.1 转变财务档案管理理念，明确信息要求

在事业单位财务档案信息化管理工作推进过程中，需要积极转变传统的档案管理理念，树立先进的财务档案信息化建设理念，强化档案信息意识。事业单位管理者需要认识到财务档案信息化建设的重要性，并进一步提高对财务档案管理信息化的重视度，结合自身的实际情况，充分的运用现代化思维和先进的技术手段，全面提高财务档案信息化管理水平，使财务档案能够更好的服务于单位的财务管理工作。

2.2 完善财务档案信息化管理制度

对于事业单位财务档案管理工作而言，其具有较强的严肃性，而且与单位的发展息息相关。在当前事业单位发展规模不断扩大的新形势下，财务档案数量也随之增加，在这种情况下，事业单位加快了财务档案信息化建设的进程，因此需要加快建立健全财务档案信息化管理制度，为财务档案信息化建设工作的有序开展提供重要的指导。在实际工作中，随着财务档案管理与信息化技术的紧密结合，需要积极推进财务档案管理制度的优化。针对财务电子档案管理流程进行明确，制定财务档案信息化建设过程中的档案查阅、移交、归档、整理和利用等标准，积极对资源配置进行估性价比，提高财务档案管理的标准化和统一化水平。事业单位要针对财务档案进行统一管理、录入和处理，完成对文字档案的格式的转化和数字化处理。针对电子档案的各项规章制度进行完善，使财务档案信息化建设进程中各项工作的有序都能够有章可循。另外，还要制定档案岗位责任制，进一步规范档案管理人员的行为，全面提高财务档案管理工作的有效性和安全性。

2.3 做好财务档案的收集与保存，确保财务档案的完整度

为了确保财务档案不被篡改，事业单位在财务档案管理工作中宜实行电子签单制度，并制定完善的财务档案管理责任制，控制好电子件的签入、签出和安全。同时各软件还要具有较强的兼容性，在财务软件升级后，财务数据能够实现存储的可续性和标准性。财务部门需要针对各项财务数据和文件进行有效备份，及时对财务档案信息进行收集，保证财务档案的完整性。目前财务档案多采用磁性介质进行存储，因此宜采取双份备份的方式，并在不同位置进行存储，这样即使有突发事件发生，也能够第一时间对财务数据进行复原。在财务档案信息存储过程中，需要定期对存储介质进行检查，并远离磁场，避免发生由磁性介质损坏而导致财务档案信息丢失问题的发生。

2.4 提高财务档案信息安全意识 强化网络实时监管

在当前事业单位财务档案信息化建设过程中，其安全风险呈现出不断增长的态势。因此针对财务档案信息管理系统，需要强化安全防护和监管。事业单位宜建立信息安全管理系统，明确管理员的权限，及时阻止可疑数据和操作。对于财务档案管理，需要实时进行信息反馈和管控，消除不安全因素。同时还要强化财务档案管理人员的安全意识，加大安全防范力度，尽可能的降低财务档案信息发生泄露的概率，保证事业单位財务档案信息化管理系统安全、有序的运行。

3 结束语

在当前新形势下，事业单位财务档案管理信息化工作的有序发展，为事业单位财务档案管理水平的提升及财务档案的高效利用起到了积极的促进作用。在当前事业单位财务档案信息化建设过程中还存在许多不足之处，因此事业单位还要结合自身的实际情况不断对财务档案信息化建设工作进行优化，加快推进财务档案管理信息化的实现，为事业单位各项工作的有序开展提供重要的信息支持。

参考文献

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