电子档案的安全与管理分析

胡乐琴

摘 要：电子化是档案管理必然的发展趋势，但同时电子档案也对档案管理工作提出更高要求，尤其在资料安全方面。本文总结电子档案管理中常见的安全风险，给出电子档案安全管理的具体对策，促进档案管理能力升级，为相关单位档案管理工作的开展提供理论参考。

关键词：电子档案;档案管理;安全管理

电子档单诞生于网络技术、数字化技术高度发达的历史背景下，其与传统纸质档案相互补充，成为企事业单位记录发展信息的重要方式。电子档案在国内的流行时间还不长，不少单位刚刚构建起电子档案管理体系，在管理方式、安全保障措施等方面还存在诸多不足，因此有必要对电子档案安全管理措施作分析总结。

1 电子档案中的安全风险

1.1 办公系统风险

电子档案管理工作开展于计算机系统当中，电子档案中信息呈现形式非常多样，包括图像、视频、文本等，对现有计算机办公系统性能提出较高要求。目前，不少单位电子档案管理系统与原有的办公系统独立设置，两系统间兼容性不强，导致数据转换困难，无法顺利开展电子档案收集归档。另外，计算机系统本身也会给电子档案管理带来一定安全威胁，主要是由于计算机的软硬件系统非常脆弱。例如，计算机硬件系统在使用过程中，设备物理损伤逐渐累积，导致其运营稳定性降低，若突发设备故障，则可能导致档案管理系统内的资料、数据丢失。因此各级单位在建设电子档案管理系统时，通常需要对其现有的计算及办公环境做同步优化。

1.2 存储介质风险

存储介质是传统纸质档案与电子档案的最显著差别，电子档案的存储介质为计算机内存、硬盘以及光盘、U盘等移动存储设备。这类存储介质兼容多种信息格式，在存储过程中信息的导入、删除、编辑等也非常方便，在使用过程中，不会对档案本身造成破坏。然而硬盘、光盘等存储介质也具备明显的不足，即易因外部环境影响而发生损坏，若档案存储过程中存储介质发生受潮、进灰、辐射或受到机械破坏，其中存储的档案则无法被读取[1]。即便在正常状况下，光盘等设备的使用寿命也不超过5年，带来档案信息破坏风险。

1.3 网络安全风险

电子档案不光是一种先进的档案管理方式，其能够借助各类网络技术、数字技术，最大限度开发档案信息的资源价值，使其能够被用于日常工作当中，作为数据基础、理论资料而出现。电子档案的资源化应用以信息共享为基础，因此就涉及网络环境温度接入，导致电子档案安全受到网络本身带有安全风险的威胁。相较于办公系统风险、存储介质风险等，网络安全风险导致电子档案数据丢失、破坏带有极高的故意性，给相关单位带来的资源损失也更大。例如，电子档案管理系统遭遇黑客攻击，导致单位内部资料被不法分子窃取、倒卖。

1.4 人员操作风险

电子档案管理借助各类软件、系统、技术开展档案信息采集、统计、编辑等操作，对档案管理人员的技术水平、工作细致程度提出严格要求。现有档案管理人员虽然具备丰富的档案管理经验，但因缺少相应的工作背景，其往往对电子化管理技术的掌握程度不足，在计算机操作过程中易发生失误问题，一旦操作不当即有可能导致系统中档案资料被删除，引发电子档案安全风险。

2 电子档案安全管理措施

2.1 做好电子档案归档工作

电子档案归档难问题的解决，除了要结合各单位实际发展情况及发展规划，对计算机系统及办公系统进行升级外，同时进一步提高电子档案归档质量。给出以下电子档案归档高效工作方法：

1）结合档案类别，准确划定资料收集范围。对于重要档案资料，其修改、办理过程及最终的定稿资料均应转换为电子档案形式予以采集;档案定稿后，与原始纸质档案做对比检验，确保信息无误且完整后，可进行保存;档案管理过程产生的中间文件、流转文件，应及时进行临时存储，避免发生文件丢失;文本类档案归档过程中，相应的存储格式及处理软件也应进行保存;若归档过程文字、视频、图像等文件的格式无法顺利转换，可从应用市场选取性能优良的格式转换软件，将文件转换为统一且兼容的格式进行收集[2]。

2）开展价值评估，将具备保存价值的文件提交至档案管理部门。电子档案归档即将有价值档案文件统一提交至档案管理部门做统一管理的过程，所提交的文件，其格式、读取软件等均应符合电子档案归档的要求。将采集到的电子文件值作为归档数据集，再依照既定时间范围进行提交，归档后，档案的著录信息及存储地址被自动保存到档案管理系统数据库中。档案管理部门人员对归档文件进行查验，审查通过后，进行数据资料的统一整理，编制档案门类目录，以方便后期档案调取、查阅。

3）加强电子档案归档的同时继续做好纸质档案归档工作，形成两套内容一致、形式不同的平行档案。电子档案与传统纸质档案之间并不是相互替代的关系，而需要相互补充，形成档案管理双保险，保证档案资料安全存储至指定年限。

2.2 优化档案存储介质选择

相关单位在选择电子档案存储介质时，应重点考察介质的使用寿命及资料存儲性能，选择数据传输速率高且能够被长期稳定使用的离线存储设备。目前，本单位电子档案存储介质使用蓝光光盘，该光盘对于大体量数据的长期安全存储非常适用。蓝光光盘档案资料写入具有不可逆性，完成资料写入后便无法再次修改，可有效规避档案资料被恶意篡改的风险。另外，蓝光光盘的有效使用寿命在50年左右，造价低廉、抗干扰能力强，因此建议档案资料信息体量较大的单位优先选用该类型存储介质。

电子档案存储过程中，需对存储介质做妥善保管，最佳存储环境的温度应控制在17～20℃，相对湿度应控制在35%～45%。若使用单片存储介质，还应注意抗电磁干扰、抗粉尘干扰，将其存放在专门的存储盒中，避免直接接触介质。电子档案管理过程中，定期查看存储介质状态，进行内容读取实验，确保其处于可用状态。

2.3 完善档案安全管理系统

在网络环境安全风险预防上，主要工具为防火墙和杀毒软件。相关单位可聘请专门的网络安全技术人员，对电子档案管理系统的安全防护体系进行完善。安装高性能的防火墙，定期进行病毒查杀，避免不法分子利用网络渠道盗取、破坏电子档案。同时对电子档案资料做加密处理，确保资料在传输过程的安全性。例如，用户产生浏览或下载动作后，服务器对相应PDF文件做加密处理，然后再传输至浏览器[3]。浏览器对用户访问权限进行判断，启用其权限范围内的操作功能。电子档案加密使得档案资料的传输可点对点进行，防止被复制或拷贝，确保档案资料使用安全。

3 结论

针对电子档案管理中存在的办公系统、存储介质、网络安全及人员操作风险，可通过做好电子档案归档工作、优化档案存储介质选择、完善档案安全管理系统、加快档案管理团队建设等措施进行有效预防。逐渐提高电子档案安全管理能力，进而实现档案资源化利用。

参考文献

[1]温玉霞.浅谈基层单位电子档案安全工作[J].兰台内外，2020（12）：30-31.

[2]李洋.谈电子档案的安全管理[J].科技经济导刊，2020，28（07）：232.

[3]隋凌云.电子档案安全管理探究[J].兰台内外，2019（36）：17.