电子公文档案管理系统安全机制探究

许志健

摘 要：电子公文档案作为重要的信息资源数据，在社会发展中的重要性不断凸显，虽然电子公文档案已经得到了很好的发展，但是随着信息化技术的更新加快，也存在诸多的安全隐患，严重影响电子公文档案的安全，因此强化电子公文档案管理系统安全机制的研究，具有十分的必要性。本文从安全管理理念、安全管理制度、安全管理内容、安全管理程序等方面进行了安全机制的讨论，希望对当前电子公文档案管理工作提供一定的帮助。

关键词：电子公文档案;管理系统;安全机制

当我们进入信息时代，信息量呈现爆炸式增长，各单位和企业在面对海量信息时，需要存储和处理的信息也会随之增多，形成的档案资料也呈现骤然上升的趋势。同时，信息化技术的更新速断在不断加快，档案资料的形式大部分转化为电子公文档案，在服务社会需求的过程中，们对电子公文档案管理的需求也有了新的要求，相应电子公文档案管理也需要进行提升，不仅需要电子公文档案更加智能化、网络化，还要更具安全性、时效性。所以，电子公文档案管理部门要强化对电子公文档案的安全管理，完善相关的安全管理制度，保障管理系统的安全运行，才能全面提升电子公文档案管理的安全性。

1 树立安全管理的理念

毋容置疑，理念是行为的先导。伴随互联网应用的不断深入，网络安全成为人们和社会广泛关注的问题，因网络安全引发的事件频繁不断，所以，电子公文档案管理作为以互联网技术为平台的重要档案信息，更要重视安全问题。只有安全的电子公文档案才能保证档案的真实性和有效性，才能为服务社会提供准确有价值的参考，发挥电子公文档案的重要作用。所以，电子公文档案管理部门的领导必须高度重视电子公文档案管理的重要性，通过一线调研、座谈交流、开会商议等方式，了解当前电子公文档案管理的现状，从而结合实际完善和健全安全管理制度，安排专人进行管理。同时，还要强化对电子公文档案管理人员的培训，强化其安全管理意识，提升其安全管理能力，确保电子公文档案安全管理顺利开展。

2 完善安全管理制度

完善的安全管理制度可以为电子公文档案管理提供制度支持，保证电子公文档案管理更加规范，为电子公文档案的安全营造良好的环境。电子公文档案管理部门要根据档案管理安全要求，结合档案管理工作实际，制定科学合理、可行性强的安全管理制度。同时，还要制定责任制度，将电子公文档案安全管理划分为不同的环节，每个环节都由专人负责，使整个流程衔接顺畅、分工明确，使各项工作都能在监督下运行。管理人员根据环节内容，设定不同的对象权限，对电子公文档案管理系统中的资料进行对应的查询和操作。另外，还要结合物理隔离方式，对管理人员进行身份认证，非管理人员禁止入内。

3 构建安全管理系统

电子公文档案管理系统是一个庞大而复杂的系统，需要各部门的参与，而且各部门之间只有协调配合，才能保证电子公文档案管理系统运转通畅，电子公文档案更加安全。在单位和企业中，电子公文档案管理系统虽然只有档案管理部门和档案管理人员进行实际管理和操作，但是其安全管理系统则涉及单位中的全部部门，各部门的资料都要由电子公文档案格式进行存储和保管。在电子公文档案管理系统中，每个部门的分工不同，要按照分工内容，应用科学的技术进行操作，避免出现部门之间安全管理的空档，从而全面激发安全管理系统的效能。

4 强化数据库安全建设

强化数据库安全建设主要是保护数据库中的数据，不被非法入侵导致损坏，或不被非法下载和使用。当前，使用较多的数据库管理系统主要集中在菲关系全文检索数据库Trip。该系统的安全机制有多个层级。在数据访问层级，则分数据库级、记录级、字段级三个类别对用户进行授权，用户根据不同的权限和访问内容范围，进行相应的安全控制。一旦数据库遭到损坏时，可以通过相应的日志查询损坏痕迹，找到损坏原因，并进行相应的修复。同时，还要对数据库的数据备份留存，便于档案管理员查找原始资料。在Trip数据库中用户权限分为四个级别，从高到低分别为系统管理员、文件管理员、用户管理员和一般用户。系统管理员可以对整个系统进行管理，并添加文件管理员和用户管理员，由一个人或几个人掌握电子公文档案的有效编辑权，如果系统管理员未对用户授权，则用户无法进入电子公文档案管理系统，使电子公文档案处于绝对安全的环境下运行。

5 增强应用程序安全管理

应用程序是使用电子公文档案的终端程序，也是决定电子公文档案管理系统是否安全的核心部分，从根本上遏制安全隐患的发生，才能保障整个电子公文档案系统的安全。由于构建电子公文档案管理系统十分耗时耗财，一个单位或几个单位可以使用一个公用的电子公文档案管理系统，只是各部门或单位要建立自己的数据库，并对各部门、各单位授予不同的用户权限，按照权限使用电子公文档案管理系统。为了保证数据库中的数据安全，各部门可以对数据库中的资料进行不定期或定期的备份存档。在存档过程中，要将数据库资料存储在不可擦除的光盘中，成为最原始的档案资料，方便管理人员以后对档案资料进行查阅，也减少档案资料丢失的现象。另外，为了保障电子公文档案管理系统的安全运行，相关部门还要采用必要的安全技术，比如防火墙、防钓鱼软件等安全软件，全程保護数据库中的数据资料。安全软件还可以对用户的操作痕迹进行记录形成日志文件，一旦出现安全问题，系统管理员可以通过日志文件迅速找到问题所在。

6 延展安全管理内容

在档案不断发展的形势下，电子公文档案管理也要不断加强，除了对日常管理工作进行安全管理外，还要对安全管理内容进行延展，丰富电子公文档案安全管理的形式和方法，为电子公文档案管理安全运行增加保障。电子公文档案安全管理部门要联合应用物理安全、技术安全和软件安全等多种方法，增强电子公文档案安全管理的性能。在电子公文档案安全管理系统的效能发挥中，各部门要按照职责权限，完成各自的任务，同时部门之间还要强化沟通，减少信息不畅造成的安全隐患。各部门如果发现安全隐患，要及时联系，并协调排出，特别是重要的数据信息，相关部门要分别在U 盘、光盘和云端进行同时储存备份。

7 结语

综上所述，在科技和社会的推动下，电子公文档案已经成为档案的重要形式，与纸质档案相互补充，构成了完善的档案体系。对电子公文档案的管理过程中，要清楚把握信息化过程中电子公文档案存在的安全问题，充分重视安全管理，采取多种有效的技术手段，对电子公文档案进行全方位安全保护，为电子公文档案价值的充分发挥提供安全环境保障。

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