信息化背景下文书档案管理工作的创新

刘铁军

摘 要：普遍联系和永恒发展是人类社会发展亘古不变的主题，人类社会历经的农业时代和工业时代在大约19世纪中期迎来了更替，取而代之的是信息化时代。信息化时代大背景下，衍生的新兴行业不断兴起的同时也给许多旧时代下推动社会发展的工作带来了影响。

关键词：信息化;档案管理;创新

文书档案一般是由机构、组织、各种类型公司企业在行政管理事务活动中用于记录指示、决定、会议内容、计划和总结等具有一定的社会属性的文件资料，这个工作即便是在当今的信息化时代背景下也不可或缺，通过使用信息化相关技术来提高文书档案管理的效率和水平，对文书档案管理工作进行更进一步的创新，是人们关注的话题之一。

1 信息化文书档案的存在问题

1.1 对文书档案进行信息化管理的意识不强，管理理念仍然滞后

文书档案管理是非常重要的。对文书档案进行信息化管理可以提高工作水平以及管理效率，同时也节省了人力财力。但由于很多领导还没有过渡到将文书档案管理系统信息化的水平，因此一直采取以前的老方法进行文书档案管理工作。不进行信息化管理，也就无法改进并解决我国目前文书档案管理中存在的问题。

1.2 目前文书档案管理工作信息化的程度水平较低，程序较复杂

很多文书档案的管理部门虽然也采购配备了电脑等进行信息化处理的设备，但并未合理利用。大部分的管理人员因为传统文书档案管理的观念与操作习惯比较固化，接受意识或能力不强，不会操作应用电脑等，只能继续按照以往方式进行管理，难以在对纸质档案的繁复收集、归纳以及利用的工作过程中发挥信息化技术应有的优势，尤其是在把档案库内的大量纸质文书档案转化成电子文档和按照规定对一些需要电子备份的重要文书档案的管理过程中。这就极大降低了管理工作效率。

2 信息化背景下文书档案管理的现实要求

2.1 文书档案管理工作先要对信息化的管理理念有所了解

在信息时代发展的过程中，计算机已经渗透到应用到现代社会的各行各业中，文书档案管理也不例外，所以文书档案管理的要求变得更加严格了，只有信息化的管理理念与之相互匹配，才能满足现代化的发展要求，在这种情形下，如何完成文书档案管理和信息化的有机结合使文书档案管理向着更有利的方向发展，是我们优先考虑的问题。

2.2 文书档案管理在工作流程上也需要加以进一步的优化

不断提高人员素质，实现人机交互机制，这对工作水平的提高是很有帮助的，这是现代化发展的必然要求，也是实现文书档案管理水平提高的必然途径，加强信息化的发展是十分重要的。

2.3 文书档案管理工作也要在管理队伍方面上多下功夫

文书档案管理是政府机关以及事业单位等工作的重要内容之一，所以加强文书档案管理过程中的管理人员素质是很有必要的，必须要进一步建立起一支高素质化的管理队伍，这样才能与信息化的文书档案管理相互匹配。在当前的文书档案管理过程中，正面临着工作效率低、缺少时效性等问题，所以管理文书档案的部门应该进一步认识到当前的发展趋势，并且实现电子化的管理，这对促进管理水平的进一步提升有着重要的意义。高素质管理团队的建立应该是由内至外的，并且是从上而下的，这是现代化管理的必然要求。

3 信息化背景下文书档案管理工作的创新方法

3.1 提高工作人員的综合素质

我国是一个科技型发展大国，信息化大时代背景下的文书档案管理工作在我国经济市场依然有着举足轻重的作用。而有关部门的工作人员的综合素质对该项工作的方方面面都有着微妙的影响，所以提升有关该项工作的工作人员素质的提升就显得尤为重要。知识就是力量，有关部门可以对相关工作人员进行不定期培训保证工作人员们对该项工作的知识储备达到一定水平。同时也要避免照本宣科，纸上谈兵，要做到理论联系实际，一切从实践出发，实事求是将知识与工作良好的有机结合，培养出懂理论并且会实践的相关工作人员。兴趣使人产生巨大的创造力，可以通过激发工作人员工作兴趣完成创新工作发展的同时创造更多的可能。每个人的能力水平不同，为此还可以成立学习小组，小组人员取长补短、共同进步，进而不断提升档案管理创新工作人员的综合素质。

3.2 加强沟通与协调

沟通协调就是意见看法的交互，而信息化时代档案管理创新工作过程中，也同样不能缺少合理的沟通与协调，有了沟通和协调的同时，意见择优和采纳，监督和控制同样都是必要的。所以，有关文书管理创新部门需要成立专业的档案测评团队，能推动文书档案管理创新工作不断进行的同时还可以对文档管理创新工作进行监督和控制，有必要成立专门的监督团队和交流沟通意见反馈团队，从而保证文书档案管理工作的创新顺利进行。

4 结语

随着时代的进步发展，公司、企业、机构是我国社会经济发展的重要源泉，扮演着重要的角色，推动了社会发展进步的同时也为我国的信息化建设做出伟大贡献。而文书档案管理对一个企业，公司，机构有着举足轻重的作用，是支持其正常运行的必要条件之一。然而现在社会处在信息化时代大背景下，应用信息技术手段创新文书档案管理工作就有了很大的必要，相当于对传统文书档案管理工作进行了一个具有跨时代意义的优化。使其更有效效率，更方便，更准确，更人文。而如果一味的守旧，将逐步无法满足该工作的工作性质和工作要求，无法满足时代发展的要求，并且还会对文书档案管理工作的开展造成不利影响。所以也就需要与其相关部门从上至下迎合时代发展，使文书档案管理工作早日完成全面信息化不断创新开拓进取，为推动社会发展贡献力量。

参考文献

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