新时期企业档案管理工作中的若干问题与对策思考

摘 要：档案管理是企业管理的重要组成部分。作为记录人们学习、生产、生活的重要载体，档案在社会实践活动中发挥的作用越来越大。在全新的发展形势下，做好企业的档案管理工作，为企业发展提供更多科学、客观与准确的参考信息，是档案管理工作的重要目标。正视当前企业档案管理工作中的诸多问题，做好调整，才能丰富企业发展的动力。

关键词：档案;信息;创新;问题;对策

在社会经济发展形势不断变化的今天，企业对档案管理工作的要求也在变化。作为记录企业生产运营数字的关键，档案发挥着极为重要的作用。改变当前档案管理工作制度不足、意识不足、方法单一等问题，尽好档案管理工作者的义务。提高档案管理工作的地位，并寻找与尝试新的档案管理模式与技巧，才能推进企业发展速度的加快。

1 企业档案管理存在问题分析

1.1 档案管理认识不足

在企业工作中，管理工作固然重要，但其中的档案管理工作并没有得到各个阶层的重视。从当前的档案管理工作情况来看，许多企业管理者只知道“档案管理”这一名词的存在，没有给予重视，也没有将其视为企业内部实务性的工作。在工作安排上，只要求档案管理工作人员按照要求做好相关信息的记录与保存，做到不丢失，可调用。传统的档案管理思想，使档案管理工作的价值被埋没，也为日后的档案使用留下了隐患。固定不变的档案管理思想与较低的信息价值认知，使企业内的档案管理工作与企业所处的全新环境不相符，致使档案管理工作效率不足。

1.2 档案管理人才不足

每一个部门的设立都有其存在的价值，每一个专业岗位的存在，也都有专门的要求。由于档案管理工作没有得到应有的重视，档案管理人才数量不足、专业技能水平不足的问题普遍存在。部分档案管理工作是由其它岗位人员转而代替的，他们没有档案管理的专业学习背景与工作经验。

在档案管理人才方法，企业没有提供专业的技能培训，导致档案管理人员的自身工作态度尚存问题。没有集体培训可参加，缺少自主专业化学习，致使其工作专业水准与知识储备，无法满足档案管理工作的需求。另外，部分企业安排了专业的档案管理人员负责相关工作，却因为企业内部运营需求，这些人员需要完成其它工作任务，使档案管理的精力与时间大大减少，工作质量受到影响。缺少专业人才培养与选拔意识，没有给予人才正视，缺少对应的薪酬奖励，让档案管理专业人员队伍建设困难。

1.3 档案管理手段不足

在网络环境下，传统的管理手段已经不足满足企业发展需求。很多一线档案管理工作人员仍然利用纸质表格做信息统计，用档案袋整理各类信息。这样的管理方式，会加大工作量，且不利于信息的多次使用与同时调取。当前的档案管理工作中，仍有企业没有使用先进的档案管理设备。缺少计算机设备、档案管理软件与网络环境的支持，档案资源丢失的风险更大，且影响档案管理工作带来的效益。

2 企业档案管理创新对策分析

2.1 转变档案管理思想

转变档案管理的思想与观念，需要在企业档案管理制度与环境上入手。要让档案管理工作跟上企业发展的步伐，要做的改变还很多。

首先，营造良好的档案管理环境。在企业的诸多重要会议上，给予档案管理部门单独的工作汇报时间，突出档案管理的重要性。对所取得的成就给予嘉奖，对所需要的支持给予重要。让档案管理成为企业管理的重要组成部分，让部门以及部门内部的每一位人员明确自己在企业发展中的重要意义，是营造良好档案管理环境的前提。

其次，健全档案管理基本制度。档案管理制度，用于档案管理工作的规定与调整，能夠提高实际工作的合理性，为企业的发展助力。其一，从企业的发展需求入手，建立个性化的，满足企业需求的档案制度体系，使体系具有指导性。其二，重视档案管理工作制度的实操性，在建立后能够落实到实际工作性。只有具有方便性、指导性的制度，才能让档案的收集、分析、整理与归档工作实施更有依据。比如，规定档案收集要全面，涉及的每一个部门要配合档案管理人员的工作，在有效期限内提供信息等，方便档案信息收集工作，加强各个部门协调。其三，建立管理制度的权威性。在建立与落实档案管理制度时，要从激励与惩罚两个方面入手。根据实际情况，有奖有罚，全部落实。有合理性，有权威性，才能切实规范与限制档案管理者的工作行为。

2.2 关注档案管理人才

档案管理人才，是做好档案管理工作的人力资源基础。在给予档案管理工作重视的同时，要关注完成工作的人。从人才管理的各个环节入手，让专业、热爱档案管理工作的人员，担当档案管理重任，是新时期下企业完善管理工作的正确选择。

首先，要关注档案管理人才的选聘。招聘，是引入人才的第一步。将档案管理作为一个独立的岗位、独立的专业去选择，重视应聘者的档案管理专业水平、工作热情、工作理念与工作技能，才能打好档案管理的人才基础。

其次，要关注档案管理人才的培养。在档案管理队伍组建之后，企业要在各岗位培训时，为档案管理人员安排专业技能培训。通过先进档案管理设备使用方法、操作技巧培训，专业知识传递等方式，提高档案管理人员的工作水准。同时，让档案管理人员了解企业性质与发展目标，从而更好地处理档案信息。

2.3 优化档案管理手段

在档案资料管理数量与用处逐渐增多的今天，档案管理电子化已经成为必然发展方向。企业要跟上档案管理发展的步伐，积极加强电子档案的设施采购与建设力度，给一线档案管理人员必要的支持。

在企业管理中，建立档案管理专项资金，采购计算机、软件使用权。根据实际需求的数量，以节约成本，保证工作质量为前提完善硬件设施。另外，不得轻视纸质资源的管理。建设档案室，对所有纸质档案进行有效分类，科学存放。与此同时，对纸质档案资源进行电子转换，保证档案的安全性与准确性。在档案的提取工作中，要求每一位档案管理者合理使用计算机、扫描仪、复印机等现代化设备，提高工作效率，满足企业发展需求。根据企业的信息使用需求，可以要求档案管理人员根据信息的类型，做好独立硬盘存储工作。做好备份与保密工作，保护企业关键信息。在使用企业信息时，要验证使用者身份，明确使用用途，提供对应格式的档案。尽可能使用电子档案信息，保护好纸质原始版。加强同工作双人负责制度的落实，让每一份档案管理工作都有一人以上工作人员复核，使档案管理手段在现代化发展的同时，具有安全性。

3 结语

综上所述，在企业对信息的需求逐渐增大的今天，档案管理工作的价值越来越大。新环境中，创新与完善档案管理的基本模式，构建高素养的企业档案管理队伍，更新档案管理手段，才能提高档案管理工作效率，使档案管理为职工发展与企业竞争力提高服务。

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作者简介

邱立珉（1983-），男，汉族，山东枣庄人，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。