浅析档案管理工作面临的问题和对策

摘 要：我国的档案发展过程中，对于档案的管理一度引起了人们的高度重视。现如今，不同领域、不同环境下的档案管理工作都面临着前所未有的机遇与挑战，本文便针对档案管理中的现代人事档案管理、事业单位档案管理、健康档案管理这三大领域进行具体阐述，分析其在发展过程中所面临的棘手问题并给予一定意见。

关键词：档案管理;人事檔案;事业单位档案;健康档案

1 现代人事档案管理

1.1 面临问题

1）对人事档案管理工作的认知不足。人事档案管理的过程中，很多工作人员对于这一职位并不熟悉，对于人事档案管理的服务理念和管理认知并不明确，档案管理工作本身又是一项具有固定流程的岗位，许多工作人员在管理档案的过程中便会出现一些消极应对的情绪产生，这便导致了人事档案管理在工作过程中并没有发挥其原有的工作价值。另外，一些人事档案管理工作中的领导和相关部门对于档案管理的开展工作不够重视，也是导致人事档案管理发展停滞不前的主要原因[1]。2）人事档案管理设施缺乏。人事档案工作的开展环境相较于以前有了较大变化，由于互联网技术的快速发展，电子档案管理逐渐出现在了人们的视野之中，很多企业都开始用电子档案取代了纸质档案，因为纸质档案无论是从保存时间还是从便携程度上来说，都较电子档案落后许多，所以，现如今的人事档案逐渐开始通过网上运营来实现信息的管理与录入，但由于一些地区对于档案管理工作重视程度不够，导致了很多企业并没有使用电子档案保存信息，这也成为目前最为棘手的问题之一。3）档案管理人员的综合素质普遍不高。由于很多企业内部没有专门档案管理工作的培训，导致了很多工作人员并不熟悉档案管理工作中的流程，加之工作人员自身的综合素质较差，这便造成了现如今人事档案管理工作中频繁出现疏漏与问题。同时，许多企业的人员对接与转调问题并没有通过相关规定进行记录，这也促使很多用人单位之间无法对档案管理记录进行核对，这种长时间不遵守档案对接记录的情况也间接导致了整体档案管理工作质量的下滑。

1.2 解决现代人事档案管理问题对策

1）推行责任管理制度。想要从根本上减少人事档案管理问题的出现，首先是要落实好责任管理制度，把工作任务与责任分配到每一个工作人员的身上，并再具体实施的过程中要公平公正，不能够出现徇私舞弊的现象。如果在工作过程中出现了档案丢失或是其他失误，便要追究负责该项目的工作人员，并给予一定惩罚，只有这样才能够使人事档案管理工作的流程更加规范和严格。2）推进管理工作的信息化进程。一些档案管理工作基础较差的企业要对公司内部进行信息普及，保证工作人员在对接信息与档案管理工作中的准确性[2]，并配备好在工作中所用到的基础设备，比如打印机、扫描仪器、电脑等等，使人事档案管理工作更加趋于信息化运营。3）加强人事档案管理队伍的建设。在保证了基础设施完备的情况下，各企业要对人事档案管理的工作人员进行统一训练，加强人事档案管理人员的综合素质，通过培训与教学，使工作人员能够从思想与行动上认识到人事档案管理的重要性，让其具备一定的专业化水准，并进行定期考核，没有通过考核的人员要进行相应惩罚或裁员。只有塑造出一支优秀化、专业化的管理团队，才能够让人事档案管理工作有效的进行下去。

2 健康档案管理

2.1 面临问题

1）居民认知度偏低。居民的健康意识程度偏低是健康档案管理发展中的主要问题所在，很多社区中的居民对于自身的健康管理程度不够重视，并且通常会隐瞒自己的病情不说，甚至很多老年人的文化水平有限，很多偏远的山区卫生档案管理的实施条例不够完善等，这些原因都是导致健康档案管理工作出现问题的重要因素。2）居民健康档案管理不集中。很多的居民健康档案管理不集中，这样不仅会使健康档案管理难以保存，还会造成健康管理的整体工作方式呈发散性，很多企业医院与卫生院之间的改造受到地形影响，很难形成集中的管理制度，这会促使社区居民的健康档案与使用造成极大阻碍。

2.2 解决健康档案管理问题对策

1）加强基层的宣传工作。目前，由于互联网信息发展的速度较快，很多微信公众号、微博等社交网站已经开始全面普及健康保护知识[3]，而对于一些不常使用网络的老年人，社区卫生服务站可以成立一个社区免费门诊小组，对前来询问病情的老年人予以解惑，并通过一些传统的宣传方式，对健康知识进行普及，确保居民能够主动帮助社区的健康档案管理进行相应完善。2）加强相关工作人员的专业素质。现如今，我国的专业档案管理人员较少，所以必须重视从事健康档案管理工作人员的自身专业素质是否完善，并定期对这些健康管理人员进行训练和培养，使相关工作人员对健康档案的内容进行熟悉，并通过相关法律对其进行条例的普及，有一定资金基础的企业还可以培养工作人员多学习一些信息技术及其计算机知识，使健康档案管理工作的价值能够发挥到最大。

3 大数据环境下的档案管理

3.1 面临问题

1）档案管理的网络安全问题。由于现如今的互联网技术发展较快，大数据环境下的档案管理也会随之出现一些安全问题，其中较为主要的便是病毒入侵和木马的侵袭，而大多数的档案管理人员对于网络安全意识并不高，很难对突如其来的病毒进行有效处理，网络中的一些私有信息和档案材料便会随之公布在网络。有些工作人员的警觉意识不够强，在打开或关闭网页的过程中忽略了一些危险信息，也会导致网络系统的整体崩盘，继而一些黑客会通过这些网络漏洞寻找机会进行网页攻击，非法篡改一些重要信息。2）档案管理人员的综合能力问题。档案的管理具备一定复杂性，其相关人员必须了解相应的计算机知识与档案管理知识，同时也要具备自身的综合能力素养。但从目前发展的现状来看，很多档案管理人员在具体实施的过程中并未体现出管理的专业性，很多人因计算机知识的技术性较强也会放弃报考档案管理工作，因此我国的档案管理人员综合素质便难以得到有效完善。

3.2 解决大数据环境下档案管理的问题对策

1）加强档案管理的网络安全.想要保证档案信息的安全程度，首先便要做好网络安全的防护工作。档案管理人员要加强网络安全意识，按部就班的对网络安全的每一道关卡进行排查，并了解相关的病毒木马入侵条件等，很多顽固性病毒木马会藏在一些插件和程序之中，所以相关工作人员要具备一定的警觉性，不能在工作期间接收一些来历不明的文件与链接。2）提高档案管理人员的综合能力.档案的管理工作与我国档案机密与经济的发展有着较为主要的联系，有关部门要及时规划好档案管理发展的策略，不断提高档案管理人员的个人素质与素养，加强档案管理在社会发展中的地位，转变人们对于档案管理的偏见与误解，并根据实际情况择优录取具备相应能力的人员，不断加强其基础的计算机技术及其档案管理能力。

4 结语

总之，对于档案管理工作来说，只有明确自身存在的问题，转变管理理念，同时积极引进先进的大数据技术，提高档案管理人员的综合素质，才能真正提高档案管理水平，使档案管理工作满足企业以及社会的发展需求。

参考文献

[1]戴婧.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].中外企业家，2020（8）：140.

[2]王瑞玲.新形势下档案管理现代化问题及相应的对策[J].科技经济导刊，2020（3）：243.

[3]周颖.事业单位档案管理存在的问题及对策研究[J].现代营销（信息版），2019（4）：131.

作者简介

孙迪（1984-），女，汉族，山东潍坊人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。