中等职业学校教学档案管理策略初探

摘 要：在中职学校，教学档案是促进教育教学发展的重要资料，但在管理和利用中出现不少问题。本文主要对中职学校教学档案管理中的问题进行了分析，探讨了提高档案管理工作的策略。

关键词：中等职业学校;教学档案;档案管理

1 中等职业学校教学档案管理工作概述

教学档案是在培养人才的综合教育活动过程中形成的档案，教学是学校的中心工作，教学档案应该成为学校档案收集的主体。教学档案内容包括上级教育行政管理部门制订的关于教学活动文件、本校制订的教学计划、教学大纲、教学工作计划、教学改革方案、教学总结、试卷分析总结、教学经验资料等。中等职业学校，专业技术教学尤为重要，各类教育教学的技术方法、教学资料、教学示范参考等都必须妥善保管，存档备用，并且可以随时调阅，才能满足师生上课所需，因此教学档案种类繁多、更新频繁，要做好教学档案管理工作，必须与时俱进、整合各科室多方资源、增强档案管理人员的业务水平、提高工作效率，才能完善教学档案的各项管理工作。

2 对当前中等职业学校教学档案管理工作不足的分析

1）中职学校档案意识薄弱，教学档案收集不全。以我校为例，教师在开展教学活动中，各科室的教学总结、教学计划、学生实习报告等资料均存在“短斤少两”上交不全或应付了事的情况。制作的纸质教学课件或PPT课件也存在收集困难的问题，部分教师不舍得将自己辛苦制作的教学课件、教学经验上交存档，有所保留，学校也缺乏相关的考核制度，都是靠教务部门的催缴和教师自觉，这样使得教学资料不全，校领导无准确的资料参考布置教学任务、制定计划，新进教师也缺少参考课件，重新制作课件降低了工作效率，而且形成恶性循环，不利于教学档案的管理。

2）档案室管理人员缺乏专业培训，对教学类档案了解不足，不能区分存档主体和重点。中职学校很多档案管理人员并不是档案管理专业，一般都是兼职或者临时抽调，有些档案员平时还要兼课或者做其他行政工作，这导致档案管理工作专业性不高，使得诸多材料处于堆放状态，没有进行有效的整理，无法实现档案资料自身的真正价值，教学档案的利用更无法正确规范进行，影响教育教学工作。

3）中职学校缺乏较强的档案管理观念，对教学档案管理重视不足。在中职学校，档案室一般只是应付检查评估时调阅文件的部门，平时不注重教学档案的更新与完善，对各科室交档情况缺乏监督管理，到了使用相关材料时才会急忙的寻找和补充。特别是教学档案，种类繁多、利用频繁，平时不注意回收管理，丢失概率很大。

4）中职学校档案管理规范性不强，缺乏现代化管理手段。随着信息化建设的普及，数字技术在档案管理方面得到大范围推广，但很多中职学校的档案室还在使用老方法，教学档案的存放和利用还停留在纸质借阅和人工手动查询操作的层面，例如完成一次班级学籍查询或教学方案的利用，平均会花个半小时来申请、审批和查找，这样大大降低了工作效率，很难与时代发展相适应。

3 提高中职学校教学档案管理工作的策略

1）强化宣传，提高教师对教学档案的意识和认知。学校可以邀请专業档案管理讲师、专业档案机构人员或本校从事档案管理经验丰富的教师开展讲座，为教职工讲述教学档案的作用、价值、重要性，树立教师档案管理意识。学校还可以通过党委办公室，提高档案宣传效率，党员教师带头执行，起到先锋模范作用。通过人事科向教代会提交教学档案管理方面的执行办法，与绩效挂钩，专人负责制，落实依法治校，营造出一个全员支持档案工作的良好环境。教职工的档案意识和认知提高了，教学档案的管理工作也随着提高。

2）通过业务培训，提高中职学校档案管理人员业务水平。由于档案管理工作的专业性比较强，教学档案收集与管理比较繁琐，要想将普通教师任命为档案管理员，首先就要通过专业的培训提高档案管理人员的责任心，要以培养高素质的、有职业道德的、有敬业精神的、务实肯干、乐于奉献的人才为目的，才能使学校教学类档案管理更加科学、规范、有效率。其次要重视档案管理人员的专业技术培训工作，档案员要定期参加本地区档案局或上级部门组织的关于档案管理方面的相关培训。学校人事部门也要做好相关的培训、考核，并要求档案管理岗位的教师对《档案法》等相关法律进行学习;熟练掌握《学校档案管理基础》等知识;必须精通收集、归档、整理、利用教学档案。最后建立检查制度，主要检查年度参加的业务培训情况，培训总结是否完成、年度工作计划的完成情况等。为提高档案管理人员的工作效率，应适当减轻档案室教师的工作量，尽量少安排课时、少抽调做其他事务工作、保证岗位任职的稳定性、开通职级晋升渠道给予技术指导等。

3）规范中职学校档案管理工作，重视教学档案的收集。中职学校发展、教学改革、科研创新离不开教学档案的密切利用，没有原始资料采集的全面性和真实性，就没有教学档案的科学性和指导性，因此学校必须提高教职工的重视度和参与度，在原有教学档案资料的基础上不断积累、完善，最后总结经验，吸收精华才能将学校的教学工作不断发展和创新。成档的教学文件材料必须是反映教学管理、教学实践过程中重要节点的信息，具有完整性、准确性、系统性，所以要专人管理，不能是临时添加、随便填补、随意堆放的，规范化管理尤为重要。

要提高教学档案的管理工作，完整的资料收集是第一要素。首先需要得到学校领导的支持，分管领导加入执行监管。档案室牵头做好计划，拟好完整的教学档案管理工作办法。然后学校办公室拟通知，明确负责人和定好实行和验收工作时间，档案室解决技术问题推进实施。最后各科室负责人将工作任务分配给相关人员，档案室做好资料收集记录，并将结果反馈人事部门，人事部门将教学档案上交情况做汇总，根据各科室工作实际情况与年终绩效挂钩。只有从上至下的层层监管，按计划实施，才能完成教学档案资料收集等相关工作。

4）利用信息管理技术，提高教学档案的管理工作效率。中职学校档案室空间较小，档案存放密集，但在信息技术的支撑下，种类繁多的教学档案容量得到了释放，不需要大量的房间和纸张来存放、记录教学资料信息，保证了学校内部空间利用效率。

随着科技发展，档案室可以制作数据库，利用网络校园平台，将相关的教学档案资料预先分类、上传，形成大数据，这样学校师生就可以通过办公电脑、手机APP就可以进行各类教学资料的查询和利用，无需到档案室进行繁琐的审批流程、无需花费大量纸张复印、档案人员也不需花大量时间查找档案，不仅为学校节约了经费，而且提高了教学档案的管理效率。

在不久的将来，中职学校在信息技术的支撑下中职学校的教育教学可以完全摆脱实物教学档案和实物教学设备档案的束缚，教师可以通过全息投影模拟操作、感知操作来完成相关的技术学科的教学，我们档案管理人员只要学会相关电脑运用就能实现远程管理、远程利用和相关审批工作，这样就使教学档案管理工作效率有质的飞跃。

4 结语

综上所述，要提高中职学校教学档案管理工作，离不开学校各级领导、各科室、各位教职工的协助。档案管理人员不仅要坚持学习提高自己的业务水平，而且还要多想办法完善教学类档案管理，利用现代信息化管理，将工作做得更科学、更有效率，使教学档案发挥出最大价值。

参考文献

[1]徐蔚.新时期高校教学档案的作用及管理策略初探[J].黑龙江史志，2010（2）：61-64.

[2]刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011（3）：53-56.

作者简介

杨亮（1981-），男，仫佬族，广西罗城县人，本科，教师，研究方向：档案管理。