试析乡镇医院病历档案管理存在的问题及对策

摘 要：病历档案是医院档案工作的一个重要门类，是医院管理的重要信息资源。加强和做好病历档案是提高医院管理水平的重要基础。笔者就目前基层乡镇医院在病历档案管理方面存在的问题进行分析，提出措施对策，以供交流借鉴。

关键词：乡镇医院;病历档案管理;问题;对策

病历档案作为医院档案工作中的一个重要门类，它在医院开展的为医疗、教学、科研及管理服务工作中具有十分重要的参考借鉴和凭证作用。尤其是在处理医疗矛盾、医疗纠纷及医疗事故中更有着不可或缺的第一手资料和法律依据，这在依法依规快速处理新形势下的医患矛盾中显得尤为重要。因此，切实加强病历档案建设和规范化管理已成为各级医院做好整个档案工作的重中之重。

1 乡镇医院当前病历档案管理存的主要问题与不足

1.1 档案人员兼职过多，专业素质不高

当前，受各方面条件限制，绝大多数的乡镇医院一般规模都比较小，人员编制也不多，专业技术力量不足，更谈不上配备专门的档案工作人员。从事档案工作的同志大多数是兼职，一般由医院办公室的文秘人员或是负责信息和宣传工作的同志负责，往往是一人兼数职，在开展医院档案工作的过程中很难投入过多的时间和精力，通常是心有余而力不足。特别是工作忙起来的时候，只能先干领导交办的紧急和相对重要的工作任务，不可避免的就忽略了档案这一重要的基础性工作。加之工作杂而多，缺乏对档案业务知识的学习研究，其专业素质很难适应和满足开展档案工作的需要。

1.2 病历档案归档不及时不完整

乡镇医院普遍存在重视业务工作，而对档案管理这样的基础性工作明显有认识不足、重视不够、管理不到位的现象。其档案工作中的重要门类病历档案，由于受制度不健全、工作条件差、人员专业素质低等因素影响，往往是不能按要求及时归档，部分归档的档案经常存在不完整、书写不规范等问题，少数病历档案由于不能及时归档而出现丢失、损毁现象。

1.3 档案管理设施落后，安全保管条件差

乡镇医院属于基层医疗卫生单位，与县级医院相比，难免存在经费不足、办公条件差等实际困难。因此，在档案安全保管方面，一般没有按档案管理的“九防”要求建立专门的档案室，档案、图书资料、办公用品等“一室多用”现象居多，档案装具也多是铁皮橱、木质橱为多，只有极少数的有条件的乡镇医院配备了档案密集架、空调、去湿机、温湿度记录仪等现代化的设施设备，档案安全隐患十分严重，直接影响了医院病例档案的有效利用。

1.4 管理标准不统一，缺乏规范

按照《档案法》的规定，乡镇医院的档案工作由其业务上级行政主管部门即各地的县级卫生行政部门负责监督指导。县级档案行政部门的依法监督职能目前仅限于一级单位（县直科级部门），像乡镇医院这样的二级单位还没有列入档案主管部门的监管范围。因而，乡镇医院由于没有档案部门制定的统一管理标准，故只能参照其他行业的有关标准和方法，往往是各地有各地的管理体制，各家有各家的标准要求，没有像机关档案工作那样全国一个标准。这就造成了在档案管理上的各自为政、各行其是的现象。

1.5 重管理轻利用，病历档案的作用发挥不够

档案保管的目的，就是为了利用。当前受多方面条件限制，乡镇医院在档案管理方面普遍存在“说起来重要，做起来次要”和“重管理轻利用”的偏面认识及做法，让很多有参考借鉴价值的档案信息资源被束之高阁，得不到充分开发利用，其潜在的价值和作用也得不到有效发挥，失去了加强和做好档案工作的重要意义。

2 加强乡镇医院病例档案管理的有效对策

2.1 坚持依法治档，切实加强对档案工作的领导

要通过召开会议，印发宣传材料、宣传栏等多形式多渠道，广泛开展和加强《档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规的学习宣传贯彻力度，大力提高医院全员档案意识，不断增强医院领导依法治档的自觉性，为档案工作的健康开展营造良好的外部环境。同时要切实加强对档案工作的领导，将档案工作列入重要议事日程，成立档案工作领导小组，切实解决开展档案工作的组织、协调和落实工作，切实解决开展档案工作所需的人、财、物等难题，做到档案工作与医院的业务工作同步规划、同步发展，实现总体工作有人管、面上工作有人抓、具体工作有人干的良好工作局面。

2.2 加强业务培训，提高档案管理人员专业素质能力

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，它要求档案人员必须具备熟练地专业知识和实际操作技能，否则很难适应和满足档案工作的开展需要。为此，一方面，要通过专业培训、以会代训、继续教育等方式，将档案人员的专业培训纳入相应的人才培养计划中，有条件的还要积极支持他们参加档案管理专业的进修、函授学习，不断提升专业水平。另一方面，要按照“一专多能”的要求，在档案管理上多培养一些既懂档案业务，又熟悉医疗业务的复合型人才，只有这样，才能收到事半功倍的效果，进而推动医院病历档案的规范化建设和健康发展。

2.3 健全规章制度，提高档案科学化管理水平

没有制度不成方圆。建立健全一套完整的档案管理工作制度，是做好医院档案管理工作的有效保证。要根据上级有关规定，结合本单位实际，进一步建立和规范档案收集、整理、归档、保管、保密和查阅利用的一系列规章制度。依靠制度来管人管事，来保证和促进档案工作的依法监管，依规开展，依序进行，照章办事。同时，医院的相关科室人员也要积极配合支持档案人员的工作，特别是在病历档案的形成阶段、收集整改阶段、归档移交阶段，一定要按档案人员的要求把好质量关口，确保形成的病历档案质量过关、手续完备、程序规范，齐心协力共同提高档案管理水平。

2.4 加大资金投入，切实保证档案的安全保管

改善档案安全保管条件、提高档案现代化管理水平，是做好医院档案工作的重要基础。一方面，要加强档案的实体安全保管措施，要积极争取各方面的支持，加大资金投入，建立标准档案室，配备计算机、复印机、密集架、空调、除湿机、扫描仪、灭火器等现代化设施设备，保证档案的绝对安全。另一方面，要加强对档案信息数据的保证措施，在加快推进档案信息化和数字化建设步伐的同时，可以通过异机备份、异地备份、刻录光盘等形式，来确保档案信息数据的安全性、保密性。

2.5 多措并举，提升医院病历档案的服务作用

利用档案是档案保管工作的最终目的。档案工作人员要与时俱进，勇于树立服务意识，增强服务观念，“想利用者之所想，急利用者之所急”，由被动服务转向主动服务，拓宽服务领域，扩大服务范围，创新服务方式，注重利用效果。在认真做好日常查档接待工作的基础上，可以通过编写《大事记》《典型病例汇编》《病例数据统计分析》《科研成果简介汇编》等形式，积极开展高层次的档案信息开发利用服务工作，以满足不同利用者对各类档案信息的需求。

总之，乡镇医院档案工作受客观条件的制约难免存在很多问题和不足，也一定程度上影响了医院管理工作的快速健康发展。为此，新形势新任务要求乡镇医院必须引起高度重視，采取有效措施，把档案工作常抓不懈，促使其在医院的管理工作中发挥出应有的作用。

参考文献

[1]刘祥.新医改背景下医院档案管理存在的问题及对策[J].山东档案，2019（06）：74-75.

[2]黄永萍.浅谈医院病历档案管理存在问题及对策[J].办公室业务，2016（07）：95.

作者简介

高玉玲（1977-），女，山东胶州人，胶州市医疗保障局，护师，大学本科，研究方向：档案管理。