以强化档案意识提高档案管理水平的策略分析

李钰

摘 要：档案管理在行政单位工作中一项重要工作内容，它是对部门过去以及现有的发展情况、发展问题进行的数据记录，可以为部门的改革与创新提供数据支持。因此长远发展的需要，机关单位需要分析档案管理特点，针对如何强化工作意识、加大档案管理队伍的建設力度提出相关的策略，为部门未来的长远发展提供帮助。

关键词：档案意识;管理工作;管理水平

强化档案意识不仅能增加部门职工人员对工作经验，提升工作效率，同时对于提高档案管理水平也有极大的帮助，因此需要结合部门的发展需要调整管理策略，加强内部人员的档案意识，提高部门对档案的重视性，实现对档案在运转过程中产生的数据信息的良好记录。

1 档案管理特点

档案是一种资料保存形式，它的形态多样，以数据、文字或者视频影音等多种形式对行政单位的日常运作、服务内容以及发展情况进行全方位记录。特别是对于行政单位而言，行政单位以社会服务为基础，其公益性质和管理性质较突出，且不具备盈利性，因此对于资源的使用和分配必须精打细算，科学且合理的投入到正确的地方，才能为社会大众提供最好的社会服务[1]。所以行政单位的档案具有健全性、丰富性和多样性的特点，有效利用档案资料能够为行政单位的管理和发展提供准确、可靠的资料与经验。单位职工和单位领导也能够依靠档案库提供的资料参考，加强决策的有效性。

2 档案意识不足的原因

2.1 工作性质的认知错误

在档案管理工作中，管理人员都将之视为一种养老的工作。大部分从事档案管理工作的人员认为只要完成了工作就可以了，并没有管理工作后期产生了结果进行思考。致使其在从事档案管理工作的过程中，出现了工作效率低下，工作结果无法保证的现象。

2.2 项目内容过于琐碎

行政单位的档案内容相对细碎，在以国家发展战略为最高方针的大前提下，管理内容又细划出了不少子项目，如部门未来的工作计划，单位职工和干部的工作经验总结，经办事务、管理服务、信息统计等内容的汇总记录，辖区居民的个人基本情况信息表，财政补助资金的结算和划拨等等。由于行政单位的档案子项目众多，且因为内部人员的档案意识相对落后，要进行统一化管理的困难就相对较高，加上行政单位的业务和工作模式相对复杂，档案材料的来源也相对分散，导致在进行数据资料记录时会出现多种格式，造成了档案管理的工作效率受到制约[2]。

3 以强化档案意识提高档案管理水平的策略

3.1 增强意识教育

在机关单位的档案管理工作中，会有工作团队负责资料、数据、信息收集工作，以及档案的处理、整合、保存工作。但是，其管理环节一般不会深入到后续管理当中，这使得档案管理工作无法发挥其对行政单位发展的促进作用，行政单位管理人员也无法从档案资料获取有用的数据信息。长此以往，就会严重的影响行政单位的发展方向与管理方向。就目前行政部门内部档案意识不强的问题，产生原因主要存在于行政单位对档案资料分析程度不到位、档案管理方法不科学、以及档案管理人员素质水平偏低等方面。因此，有意识的强化档案管理意识，提升档案管理质量，是保证行政单位的档案管理技术发展与档案管理方向正确的重要措施[3]。档案意识的培育可以创新档案管理的模式，从而使得档案资料得到更好的运用，提升行政单位整体的管理水平。通过对行政单位预算编制、决算报告、相关业务的经办事务、政策宣传、经办人员培训、内控和稽核工作等内容的详细记录与分析，从而对行政单位未来发展方向、工作方向、政策执行方向提供有力的数据支撑与帮助。

3.2 加强人员培训

行政单位当加大对于档案管理工作队伍人员的建设与培训，从而有效的建设出一批专业素质强、文化水平高、工作能力强的档案管理队伍，进而促进档案管理工作的质量与效率得到有效的提升。通过合理的分配档案管理人员，保证从事档案管理人员数量充足与档案管理工作的正常运转。同时在通过对内部筛选、对外招聘的方式，科学合理的引进优质的档案管理人才，从而有效的提升档案管理的整体素质。然后在通过定期组织档案管理人员进行系统的专业技能培训会、工作交流会、工作学习会等方式，提高档案管理人员的专业技能。并且通过定期的学习与交流，还能使得档案管理人员能深刻的认识到档案管理工作的重要性，从而使其在工作的过程中做到严格细致。

3.3 细化工作内容

管理人员要对档案管理工作的前期收集、中期保管、后期使用进行科学合理的管理，使得档案管理工作更加科学化、规范化，特别是在档案的收集、编制工作当中，档案管理工作人员应当要能够明确收集区间，根据单位自身的实际活动情况、工作情况以及相关要求来进行电子档案的编制，确保档案信息内容全面、完整;在后期的保管工作当中，必须要能够全面保证电子档案的信息安全，不能发生损坏、丢失的情况，更不能发生泄密的情况。并且行政单位也要加强对于档案管理工作人员的工作结果与效率进行考核评价，将考核评价的结果纳入管理工作人员的年终绩效评定中，从而有效的提升档案管理工作人员的工作热情与效率，提升档案管理工作的质量。最后在通过将档案管理工作过程中各个环节的负责人进行明确，将档案管理责任落实到个人，从而有效的提高档案管理人员的工作责任心，进而有效的促进档案管理的综合素质的提升。

4 结语

综上，档案管理工作是对行政单位日常工作与发展状况的综合反映，意识行政单位不断调整自身行政框架，优化社会服务质量的依据。因此，有效的提升档案管理意识，提高档案管理水平，并且科学合理的将档案管理过程中所存在的问题进行解决。

参考文献

[1]杨扶宁.新时期对图书档案管理实现一体化的策略探究[J]人力资源管理，2018，05，33.

[2]吴明裕.档案管理信息化建设途径探讨[J]城建档案，2019.05.023-024.

[3]赵金华.档案管理工作存在的问题与思考[J].兰台内外，2019（07）：21-22.