论新形式下企业档案管理存在的问题和解决方法

杜亚利

摘 要：随着时代的进步和市场经济的不断深入，企业档案管理工作也有了新的变化。一些陈旧的管理模式已适应不了企业的飞速发展，找到行之有效的解决方法成为档案管理人员的当务之急。

关键词：新形式;档案管理;解决方法

随着社会的发展、时代的进步和市场经济的不断深入，企业档案管理工作也有了新的变化。一些陈旧的管理模式已适应不了企业的飞速发展，出现的问题越来越突出，如何妥善解决好档案工作中的这些矛盾，成为我们企业档案管理工作的当务之急。

1 企业档案主管领导重视力度不够

存在问题：企业档案是企业重要的信息资源，同时也是企业工作的重要组成部分。随着社会的不断发展，企业对各项工作的资金投入也随着增大，而档案工作也应从档案管理人员素质、软件硬件建设等方面加大资金投入力度，以适应企业的高速发展。但部分企业主管领导因认识不足，档案意识淡薄，对档案工作缺乏重视。大部分主管领导虽然分管档案工作，但却并非档案专业管理人员，不懂专业，不了解档案管理的重要性，只單纯从管理的角度进行例行安排，逐渐就会发展成为“分而不管”的局面，企业档案工作因主管领导的不作为，极易导致基层档案管理人员工作懒散、不负责任，档案工作停滞不前。

解决方法：对于企业档案分管领导重视不够的问题，应通过上级单位和当地政府的档案领导部门加强管理，做好监督检查工作，通过逐级签订责任书，对档案工作开展情况进行奖惩，把压力变成动力来推动企业档案管理工作。同时，上级主管部门要积极组织下属企业档案分管领导参加档案工作会议，及时传达相关文件精神，言明档案管理的重要性，加深认识，助力企业档案工作良性发展。

2 企业档案制度建设有待加强

存在问题：旧的档案管理制度早已跟不上新形式下的企业档案管理步伐，然而企业因各种原因并未及时更新档案管理制度，这将直接导致企业档案管理无章可循，管理混乱。传统的档案管理制度在企业档案机构设置、档案门类范围、信息化运用及设备设施要求等方面都需要创新改革，以此适应企业的发展。一套规范完善的企业档案管理制度对加强企业档案标准化、科学化管理有至关重要的作用，这将进一步提升企业在竞争激烈的市场中的核心竞争力。

解决方法：建立系统科学的档案管理体系必然会极大提升企业档案管理的规范化、标准化、科学化程度。企业档案管理部门应首先对企业原有档案管理制度进行认真梳理，根据国家、省、市、区档案管理部门及企业上级管理部门的档案管理规章和相关要求，同时结合企业实际和档案工作具体情况，不断完善各项档案规章制度，有力推进企业档案的标准化和规范化管理进程，以确保档案管理与企业发展步调一致，高效助推企业高质量发展。

3 档案管理人员专业素养有待进一步提高

存在问题：当前企业档案工作正向信息化、数字化和网络化的方向迈进，而档案管理工作开展的主体是档案管理人员，其自身素质的高低将直接影响企业档案管理工作质量水平，这对于传统的档案管理人员来说是一个很大的挑战，人员专业素养不足与档案管理的高标准形成了极大的矛盾冲突。因企业人员流动性较大，基础水平较低，对档案管理认识不到位等问题，档案专业人才缺乏，部分企业甚至安排一些不符合要求的其他岗位人员从事档案工作，不经专业培训和严格考核就上岗，这样势必会造成企业档案管理工作的严重滑坡，导致档案工作出现很大的纰漏。在人员考察方面，不注重其职业素养的要求，这与档案管理的保密性要求也相背而行，容易发生泄密事故。

解决方法：企业管理层应高度重视档案专业人才队伍建设，通过开展专题培训、现场学习观摩、座谈交流等多种灵活的方式不断提升人员专业素养。从其他专业或岗位调换到档案管理岗位的人员，因其在年龄、文化水平、专业技能等方面存在很大的差异，要经过严格审查筛选，通过系统的专业培训，同时达到考核标准，才能负责档案工作。档案管理部门应做好档案人员的选拨任用工作，不能随意安排。只有具备了过硬的专业技能和职业素养，才能够胜任本职工作，肩负起自身的档案管理责任。企业只有建立起一支高素质、专业化的档案管理队伍，企业档案才能变成价值高的信息资源，快速高效转换为企业的经济效益，助力企业改革发展。

4 企业档案设备设施配置需进一步更新改善

存在问题：科技进步日新月异，档案管理设备设施也应与时俱进，才能跟上时代的步伐。部分企业因管理不到位，效益不好等等问题，档案设备设施陈旧老化，或者配置不到位等问题，使得档案人员工作量加大、效率低下等，档案资料也得不到安全保管，这些都严重阻碍了企业档案工作的推进速度，影响了企业的快速发展。

解决方法：作为企业档案的分管领导，应正确认识档案信息资源的重要价值，高度重视档案工作的设备设施配置情况，积极组织档案管理部门召开专题会议，研讨档案设备设施购置方案，按制定的工作计划稳步推进工作，督促档案管理人员及时完成相关工作。目前档案信息化、电子化程度越来越高，与之相配套的专业档案管理系统、网络电子设备（比如电脑、多功能打印复印一体机）等设备设施需及时更新，逐步达到办公自动化。档案资料保管从最初的木制柜到后来的铁皮柜，再发展到现在的密集柜，在防潮、防虫、防火等方面都有了很大的进步，有力确保了档案资料的安全保存。

5 档案利用价值有待进一步挖掘

存在问题：档案信息资源的开发利用是档案管理工作的重要内容。部分企业的档案开发利用工作没有起色，就像一潭死水，档案进库以后难得有机会重见天日。如何才能把死档案用活，让历史档案焕发生机，这需要档案管理人员努力挖掘其潜藏的信息价值，使其转换为生产力，助推企业高质量发展。

解决方法：企业档案管理部门要加大档案宣传力度，让企业全体员工了解档案，知晓档案的重要价值。同时要积极开展档案开发利用的相关工作，进行深层次挖掘，做好档案编研工作，不断提升档案信息价值。

信息化时代的飞速发展，促使档案管理工作面临更大的挑战。企业档案管理工作在竞争日趋激烈的市场环境下，要想做出突出成绩，必然要在领导重视的前提下，积极做好制度建设，人才队伍培养，更新设备设施及开发利用等重要工作，把档案信息资源积极转化成生产力和效益，助力企业高效快速发展。