备考表功能抑扬建议

宋雪

摘 要：新时代背景下，根据不同门类档案的发展实际，抑扬处理备考表的功能，将有效提高档案的查阅利用效率。文章梳理了现行行规中对备考表的定义，以供相关人员参考。

关键词：档案;备考表;功能;抑扬

备考，留作参考、记载杂事之用。文书档案、科技档案、照片档案和专门档案等盒（册）内都存放有备考表，虽然说法不尽相同，但摆放位置相同、功能相近。如何提高档案的查阅利用效率，为高质量、快速发展的工作服好务是摆在我们兰台人面前的一项重要任务。笔者认为，根据不同门类档案的发展实际，抑扬处理备考表的功能将是一条便捷的途径。

1 现行行规中对于备考表的定义和功能解释

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）对于备考表的解释是：置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。中国文史出版社2016年5月北京第1版《归档文件整理规则解读》（李明华/主编）对备考表进行了进一步的解释：用于记录整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以便后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）称之为“卷内备考表”，定义为卷内文件状况的记录单，排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。项目包括说明（案卷内科技文件的总件数、总页数及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题）、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号、档号。

《照片档案管理规范》（GB11821-2002）称之为“册内备考表”，放置在册内最后位置，项目包括本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。

不难看出，备考表的基本功能是记载立卷有关情况、记载案卷变化情况和供案卷利用者查阅利用[1]。

2 不同门类档案备考表的发展现状

随着计算机的全面普及和办公自动化的深入推进，特别是信息技术的快速发展，不同门类档案对备考表的功能需求发生了不同的变化。

2.1 文书档案备考表功能趋于弱化

以“件”为单位的文书档案盒内文件独立性非常强，即便是分散地存放于不同的案卷盒内，其关联性借助计算机系统通过查找关键字段即可实现[2]。一些盒内文件说明已经输入到归档文件的备注项，无需在备考表中重复注明。文书档案备考表的查阅利用机会不多在事实上是客观存在的。因此，业界有人提出在一定条件下可以取消文书档案盒内备考表。

2.2 科技档案卷内备考表记录内容有待充实完善

与文书档案不同，科技档案盒内文件是成套的，一个科技项目档案盒内文件彼此是相关联的。翔实的卷内备考表有利于查阅者阅读案卷，并查出与之相关的档案[3]。《中华人民共和国政府采购法》颁布实施以来，各机关企事业单位的科技档案（主要指设备、基建档案）中的采购环节增加了许多内容。无论案卷的总件数、总页数，还是该项目涉及的审批程序、审批部门、服务公司都增加了不少。案卷利用者在查阅利用档案时需要仔细阅读卷内文件目录甚至逐个翻阅每一份文件才能找到有用的信息。这无疑给档案的查阅利用工作带来了难度，不利于现代社会快速、高效的办公需求。如何提高档案的查阅利用效率？笔者认为，可以为每个项目的科技档案增加一个一目了然、提纲挈领性的说明，而这个一目了然、提纲挈领性的说明的落脚点就在卷内备考表上。

3 功能拓展建议

3.1 完成基本功能

针对实体档案本身，从档案管理的角度出发，按照行业规范的要求，如实記载好档案整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。对于文书档案备考表，在保住基本功能的前提下顺应时代潮流该抑则抑。照片档案和专门档案因归档内容相对简单，其备考表的功能抑扬原则参照文书档案执行。

3.2 添加个性化功能

针对科技档案，着眼档案产生、发展的过程，从档案查阅利用需求出发，适当地拓展备考表的功能、增添个性化描述，即在整理档案时提取必要的数据信息，言简意赅地罗列在备考表上。个性化描述与基本功能描述并列排列。个性化描述有以下内容：

1）设备档案：设备名称，规格型号，产地，购买费用预算（招标控制价），采购方式（公开招标、竞争性磋商、单一来源采购等），招标代理机构，采购项目编号，历经几次招标，中标供应商，中标价，安装验收日期，报废日期，重要缺陷、纠纷（诉讼）记载等。

2）基建档案：基建项目名称，施工具体地址，招标控制价，招标代理机构，历经几次招标，设计单位、监理单位、施工单位及相应中标价，重要时间节点（开工日期、竣工日期等），竣工结算审计价、建成后建筑面积，重要缺陷、纠纷（诉讼）记载等。

4 总结

高质量发展是现代社会的根本要求，我们兰台人肩负“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命，虽然身处“故纸堆”，但应该与时俱进。在提高档案查阅利用效率上，熟练掌握运用现代高科技手段，多途径地编制和开发查阅利用工具。其中，针对不同门类档案适当抑扬处理其备考表，不乏为一条有效途径。

参考文献

[1]杨九梅.一个值得深入研究的课题——关于档案备考表的功用和填写问题的思考[J].机械电子档案，1994（06）：28-29.

[2]艾涛，曹酉虹.文书档案盒内备考表优化可行性研究[J].兰台世界，2016（S2）：68-69.

[3]崔锋，胡永贺.关于卷内备考表的思考[J].山西档案，2009（04）：34-35.