事业单位档案精细化管理路径探讨

刘永凤

摘 要：针对事业单位档案管理工作，实行精细化管理模式，能够实现档案管理工作的进一步优化，促使档案管理水平的提升，进而为事业单位管理与决策提供依据。故此，本文结合笔者工作实践，重点探讨了事业单位档案精细化管理路径。

关键词：精细管理;事业单位;档案

精细化管理提倡的是不增加管理成本的前提下，良好改进管理工作的细节。这种管理方式是在精细化、规范化及个性化的基础上发展而来。第一，精细化管理强调明确日常管理的分工，落实好具体管理责任，在将具体要求良好落实的前提下，做好各项工作检查，以将问题目标及时消除;第二，精细化管理在重视分工的前提下，不断提升技术水平，重视面临日常活动中的问题，采用先进生产管理技术进行解决，通过科学的技术手段提前控制档案管理过程;第三，个性化是精细化管理的一个重要方向，注重在实现现有设备与人员合理配置的前提下，将人员和设备进行有机结合，以获得理想的管理成效，以达到过程的良好管控。所以，应积极探讨事业单位档案精细化管理路径，以促进事业单位良性发展[1]。

1 事业单位档案精细化管理的积极意义

1）有助于提升服务利益。推动事业单位档案管理精细化，有助于档案管理工作向更高层次发展，进而使档案管理取得最大化的服务利益。在精细化模式下，能对整个档案管理工作做有效审视，进而及时发现相关问题。同时，通过融入精细化管理理念，有助于单位内部档案运行良好氛围的营造，加强相关人员对档案资料价值的重视

程度。

2）实现档案事业的长远发展。运用精细化管理模式，可以更好完成工作目标，一方面，现如今对于公共服务供给有着更多需求，推动精细化管理，能够帮助事业单位对各种数据进行良好收集，并对各项数据信息进行记录，对于相关人员更多挖掘出数据中的价值起到积极作用。同时，有助于事业单位将自身档案管理存在的问题及时查处出来，采用相应措施将之解决。此外，对于单位档案管理体系的优化、改进也有着显著作用，从而给单位档案管理工作迈向更高台阶形成有效促进;另一方面，将精细化融入到事业单位档案管理工作中，能够明确工作战略目标，对自身发展进行更为科学地规划，进而不断提升工作和服务的质量[2]。

3）有助于档案管理人员素质的提升。在提高档案管理人员素质、专业水平等方面，精细化管理也起到积极意义。这是因为，推动事业单位档案精细化管理，能促使档案管理制度不断改进、优化，使相关岗位的工作职责得以明确。同时，新的档案管理制度提出了对相关人员的要求，要求人员按照制度严格进行各项操作。工作人员在制度的有效约束下，能够明显改善工作效率和态度，从而实现档案服务质量的提升。另外，档案精细化管理，也会对工作人员提出一些新的硬性要求，这能使工作人员工作热情得到更好调动。

2 事业单位档案精细化管理所遇问题

虽然，当前更多事业单位意识到档案精细化管理的价值，但在具体实施过程中仍存在一些问题，主要体现在如下：

1）相关制度不够细化。当前，关于档案管理精细化，我国尚未建立完善的规章制度，在实际工作中部分事业单位忽视建立相关制度。由于缺乏制度，就可能导致事业单位档案管理工作开展出现混乱、无序的情况，缺乏标准的理论与规范支持，也无法实现档案精细化管理。

2）不重视信息技术的使用。伴随科技的不断进步，当前出现了大批先进的系统设备，通过对这些信息技术设备的运用，能够提高档案管理工作的效率。然而，客观来讲许多档案管理部门在日常工作中都存在缺乏资金的情况，许多事业单位不重视先进档案软件系统的引进，进而影响了档案精细化管理，无法获得理想的档案管理效率。

3）档案利用率较低。当前仍有部分事业单位不能及时利用档案，思想存在滞后，进而很大程度影响了档案的良性发展。单位提出实行精细化管理的，但当前档案有着较为复杂的流程，无法高效利用档案，不能对档案资料进行快捷有效地查询，从而给档案精细化管理工作的进行形成负面影响。

3 事业单位档案精细化管理的路径

1）健全档案管理制度，严格落实责任。要想推动事业单位管理的精细化，需要相应规章制度的支撑，给各环节的顺利开展提供指导，将档案功能良好发挥出来，实现档案管理效率的提升。对此，事业单位管理者对档案管理工作应予以足够重视，并为其提供相应的经费，以使精细化管理不流于形式，并在不断实践中完成经验的积累，促使档案管理制度的建立健全，从而良好保障档案资料安全[3]。同时，加强部门职责，档案资料须专门存放，为了提升档案管理工作水平，应利用信息化系统辅助工作的开展。另外，重视责任制度的制定，思考如何激发员工工作热情，确保责任落到实处，促使档案管理工作规范化、标准化发展。

2）树立档案管理目标，确保资料安全。要想将精细化模式良好引入到事业单位档案管理中，应进行精细化管理目标的设立，并且根据相关标准着手优化配套的档案管理模式，確保档案资料能够结合规范流程有序进行，形成一套完整的管理流程。做好档案资料的安全保护，结合档案管理实际需要，保存电子档案和纸质档案资料，以免丢失资料导致单位利益受损。做好档案管理工作基础条件保障，能够使档案管理工作更为高效开展，使得后续决策或管理均有依据参考。

3）改进档案管理流程，转变管理方式。在信息时代下，档案管理工作在管理流程、服务路径、管理方式及工作环境等方面都出现了一定变化，档案精细化管理离不开现代信息技术和素质过硬的管理队伍提供支持，如此才能提高管理效率与质量。实现档案管理标准化、规范化，提高归档卷宗的完整度，保证服务检索的便利性，提高档案利用价值，是实行精细化管理的目的所在。管理流程精细化，才能保证立卷归档的时效性，并对档案资料的信息收集、归档、整理、保密、利用、销毁等环节做精细化管理[4]。值得注意的是，在进行精细化管理的时候，要保证相关制度和理念，能良好贯彻到档案管理每个环节，并采用可行、有效的管理措施，以使档案精细化管理效果得以提升。

4）加大基础设施投入，提升利用效率。档单管理的信息技术水平会直接影响到档案管理的精细化程度。因此，事业单位应通过加强信息技术的运用，实现精细化程度的提升。具体而言：第一，加大资金投入，完善配套的检索、存储、服务器与管理设施，全面落实信息化设备，以使档案管理效率得以提升;第二，对先进的科学技术做积极引进，将效率和质量之间的关系处理好;第三，树立数字化和智能化的理念，提高服务质量;第四，重视技术更新，以使事业单位档案管理能够始终保持技术上的优势。通过引进技术、投入设施，使档案信息使用者能够准确、快速地提供数字化档案信息，实现档案利用效率的提升。

4 结语

综上所述，在现代社会下，要想实现事业单位的可持续发展，就必须做好档案管理工作，而实行档案精细化管理，则能够将档案资源的价值更多挖掘出来，提高使用者的档案资源利用率，从而为单位管理和决策提供有效依据。

参考文献

[1]于斌，马健.试论事业单位档案管理的创新思路[J].现代经济信息，2019（21）：14-15.

[2]王丹.关于事业单位档案管理思路的新思考[J].兰台世界，2019，000（0z1）：39-40.

[3]家乐符.提高事业单位档案管理有效性的策略探析[J].2019（10）：46-47.

[4]赵耀.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务，2019，312（07）：92.