事业单位财务共享模式下的会计档案管理工作探究

陆魁蓉

摘 要：随着科学技术快速发展，信息技术发展也十分迅猛。事业单位对财务共享模式进行应用，使会计档案管理工作更加科学更加规范，提升了会计档案管理工作的质量。

关键词：事业单位;财务共享;会计档案;管理探究

从我国事业单位发展现状来看，有一部分事业单位应用财务共享这一档案管理模式。随着财务共享模式的深入应用，会计档案管理工作势必需要随之进行调整。因此，相关工作人员需结合财务共享模式深入探究会计档案管理工作，以提高会计档案管理工作的质量和

水平。

1 事业单位财务共享模式下的会计档案管理工作存在的问题

调查研究显示我国部分事业单位会计档案管理工作仍采用传统模式，档案资料以月、季度或是年度为单位进行整理。传统的档案管理模式存在诸多不足，首先档案资料的收集、整理工作皆需依赖人力、工作量巨大，相关工作人员在执行工作任务时难免效率低下。其次，传统的纸质档案不容易储存，一旦遗失或是损坏，将对事业单位造成一定影响。早在2015年我国有关部门便对纸质档案管理提出要求，事业单位的会计档案资料保留时间被进一步延长，更是增大了档案管理工作的负担。事业单位采用财务共享模式之后，不仅这些问题可以得到有效解决，而且工作人员的工作负担被进一步减轻。虽然大部分档案管理工作人员已经意识到财务共享模式下会计档案管理工作的重要性，但因自身能力不足、经验匮乏，使得无法在管理工作中充分利用财务共享模式的优势，造成会计档案管理工作效率低下、质量不高的问题。

2 事业单位财务共享模式下的会计档案管理工作的策略

2.1 精确及时录入会计档案资料

为便于档案资料充分发挥作用，为事业单位的发展提供指导，应及时将会计信息录入事业单位内部共享系统之中，相关工作人员方可根据最新信息进行会计档案管理。同一个会计信息有两种基本形式，分别为纸质资料和电子文件，实现纸质资料和电子文件的共享同样大有必要。在录入会计档案资料的过程中，需要特别注意的是，事业单位可建立一个专门的管理团队负责会计档案管理工作，以便于及时发现和纠正资料和录入过程中的错误。同时，事业单位应注重对管理团队的培训工作，发挥培训作用提升团队专业素养和管理能力。除此之外，事业单位可加强会计档案管理工作中的信息建设，善于利用信息技术为档案管理服务，进一步提升会计档案资料录入的准确度和自动化程度，最终提升会计档案管理工作的效率。对于工作人员而言，信息化建设的不断加强以及信息技术的利用，可大大减轻工作人员的工作负担，提高会计档案管理精准度。对于事业单位而言，信息化建设的不断加强以及信息技术的应用，可大大减少会计档案管理工作中人工的投入，从而为事业单位节省成本支出、创造更大的经济效益。

2.2 建立统一处理会计档案的平台

财务共享实际上是利用信息技术打造数字化平台得以实现的，为使会计档案管理工作更好地适应财务共享模式，自然需要保障会计档案的数字化，通过网络实现档案信息收集、整理、保存、利用一体化，从而进一步提升会计档案管理工作的便捷性和高效性。为此，事业单位需要建立一个统一处理会计档案管理的平台，完善会计档案管理相关制度，从而为工作人员进行会计档案管理创造良好的网络环境。会计档案管理工作不仅需要良好的网络环境，还需要硬件环境、软件环境。特别是在财务共享模式下，会计档案管理工作对硬件环境的要求更高，事业单位着手打造统一的处理会计档案数字化标准平台在一定程度上也是创造良好硬件环境的体现。通过这一操作，事业单位会计档案管理工作会更具网络化和数字化特点，从而进一步提高会计档案的被利用率，使得档案更好地为事业单位发展服务。

2.3 不断完善会计档案管理体系制度

首先，系統化规定会计档案归档制度，对于尚未打印成纸质文件的电子档案内容进行妥善保管以及备份，避免档案资料的丢失。任何一笔资金的流入和流出都需要被打印成纸质形式，并记录好日期信息，会计部门可根据各项项目编制账簿，从而形成会计档案，交由管理部门进行管理，待银行机构或是事业单位开展工作时拿出作为参考资料。其次，需要成立一个完善的会计档案储存制度，可准备专门的磁盘将会计档案储存在磁盘内，尽可能准备两个磁盘，选择一个磁盘为备用磁盘，并将两个磁盘放置于不同位置保管。事业单位应采取相应措施确保磁盘保管环境防潮、防腐，如若磁盘数量较多，则需要对磁盘进行编号和分类，以便于更好地查阅。与此同时，还需建立标准的档案使用制度。如若工作人员需要查阅档案资料则需要进行登记，并经过档案保管负责人的同意，以保障会计档案在保管中的安全。同时，可便于保管人员了解档案使用记录和去向。最后，还应建立健全的会计档案备份制度，规定事业单位内需要进行备份的档案资料，并对备份方案的保管、使用、数量和时间进行明确规定，特别需要关注性质特殊的备份档案。为更好地管理备份档案，事业单位还应安排专门人员定期检查备份档案的完整情况，一旦发现损坏，及时采取措施补救或是重新备份。

2.4 重视会计档案风险控制和安全防范

会计档案管理工作包括保障会计档案的安全性和真实性，在财务共享模式下，会计档案的真实性和安全性面临着前所未有的挑战，事业单位需要提高安全防范意识、开展会计档案资料真实性审查工作，提高对会计档案质量的重视程度、尽可能避免档案出现偏差，从而最大程度地避免出现威胁事业单位发展的风险。同时，事业单位应注重为会计档案管理创造良好的基础环境，即确保会计档案储存设备的安全性，定期安排专业人员对储会计档案存设备进行检查，尽可能防止会计档案信息的丢失和损坏。与此同时，财务共享模式下，网络会计档案管理工作越来越多，事业单位还应注重对网络环境的保护，防止黑客入侵会计档案管理系统，定期对网络环境进行排查，严格限制相关工作人员在电脑设备上随意安装或是下载软件，严格防控计算机网络病毒的入侵。

3 结束语

通过以上内容分析可以得出，在事业单位普遍应用财务共享模式的背景下，加强会计档案管理工作是必要的。相关工作人员应在具体实践中不断探索和创新管理模式，从全新的角度看待会计档案管理工作，充分利用财务共享模式的优势，从而提高会计档案管理质量，推动事业单位向更好的方向发展。

参考文献

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