事业单位档案管理规范化措施探讨

杨玚

摘 要：在事业单位档案管理中要以实现规范化、标准化管理为目标，实现可持续发展。当前大部分事业单位在这一方面还需要不断完善和充实。为此，本文将对事业单位档案管理工作存在的问题进行分析和探讨，分析和研究了实现规范化管理所需的措施。

关键词：事业单位;档案管理;问题;规范化措施

档案规范化管理有助于提高事业单位档案归类的合理科学性，能够促进事业单位工作效率的提升。因此，在实际的事业单位档案管理中，要遵循事业单位档案管理的要求及规定，加强规范化建设，促进事业单位档案管理的科学有效，服务于事业单位相关部门的工作。

一、事业单位档案管理工作的重要性

档案是对历史情况最为客观的记录，也是确凿的原始材料与历史证据。对事业单位而言，档案管理工作在事业管理工作中发挥着十分重要的作用。事业单位的档案材料不仅是事业单位建设、发展的第一手资料，更是评价事业单位职工职业发展的重要参考依据。通过对事业单位信息材料的汇总，促进事业单位健康、稳定发展;通过对事业单位档案信息的应用，为事业单位的内部管理工作提供重要的参考依据;通过对事业单位职工个人档案的查询，更加准确地判断职工的个人素质与个人能力，帮助事业单位的部门领导更加客观地评价职工，挖掘优秀人才，并对事业单位的各类人员进行科学合理的调整。因此，做好事业单位的档案管理工作对促进事业单位的良好发展，进一步提高事业单位的工作质量，提高事业单位职工的工作积极性有着至关重要的作用。

随着我国事业单位档案管理工作数量的不断加大，工作难度的不断提高，为了更好地适应经济社会的现代化发展需求，应该持续推进事业单位档案管理工作的规范化，只有如此，才能确保事业单位稳定、健康发展。

二、事业单位档案管理所存在的问题

（一）缺乏健全的档案管理制度

现阶段我国事业单位内部并没有制定严格的档案管理条例，这就使得事业单位在进行档案管理时，缺乏相应的理论指导，使档案管理流于形式，不能得到彻底的贯彻与执行。除此之外，缺乏健全的档案管理制度，也无法对档案管理的具体职责进行划分，事业单位内部管理人员常会因为责任划分不清而发生纠纷。另外，我国事业单位在档案管理制度不完善，也就无法建立健全的档案资料编制体系，在进行事业单位档案管理工作时，管理人员要按照制度对档案资料进行编制，目前我国在档案资料编制时，通常使用的纸张为A4，这种纸张其实并不适用档案的归档与修剪，但是由于事业单位缺乏相关的档案资料编制标准，给管理人员带来了不便，影响档案管理的工作效率。

（二）档案管理模式与实际发展不相适应

当前事业单位档案管理模式与实际发展不相适应，缺少相关的硬件设施。在日常档案管理工作过程中依然采用传统的人工统计管理方式，由于单位内部档案资料多，这种粗放的管理模式会在一定程度上加重工作人员的工作压力，影响档案管理工作质量。采用人工统计的管理方式无法实现档案工作的有效管理，大量纸质档案资料的整理需要花费较多的时间和精力，枯燥冗长的工作内容可能导致员工在工作中出现失误，无法保证档案工作的效率和准确性。

（三）缺乏相关工作部门的重视

在进行事业单位档案管理的过程中，部分相关部门不够重视对档案的归纳与整理。在借阅事业单位档案时，不按照程序进行合规的借阅工作。同时相关事业单位档案管理人员也缺乏对借阅人员的监督，对相关事业单位档案借阅后的回收、检查工作不够重视。因而在借阅档案及回收档案的过程中，可能造成档案的丢失、损伤等问题，这不仅影响了事业单位档案的完整性，而且在一定程度上也不利于事业单位部门工作的正常有序开展。

（四）相关工作人员的素质有待提高

相关工作人员的意识匮乏是阻碍档案管理工作有效开展的一大因素，部分工作人员过于注重经济效益而忽略日常管理工作，普遍认为档案管理工作无法帮助单位获取更多的经济效益，所以相关工作方面的人力、物力、资金支持多比较匮乏。在日常工作过程中往往忽略对档案工作的重视，大多数工作人员认为只要保证档案资料的完整性，没有资料丢失和错误的情况就可以，这种观念意识导致了档案管理工作水平不高。

三、事业单位档案管理规范化的有效措施

（一）健全事业单位档案管理的制度体系

健全档案管理制度体系是事业单位进行档案管理的重要环节，可以使档案管理变得有法可依，事业单位要结合自身实际情况和国家的法律法规，对档案的管理制度进行完善，档案管理制度需要具有合规性，所以要以国家准则为基础进行完善。在完善事业单位档案管理制度体系时，要对其具体职责进行划分，将具体的职责落实到每一个部门和人员，避免工作人员和部门责任划分不清而出现纠纷、业务拖沓的情况，进而对事业单位的档案进行系统化的管理。以档案资料的管理为例，在档案资料的管理上，需要健全查阅流程与系统保管制度，而档案资料管理的具体职责则包括归档要求、材料移交等，其中在进行材料移交这一环节时，要对档案资料的清单进行检查，以此来确保档案资料的完整性，以免在事后出现问题而发生责任纠纷。

（二）升級档案管理方式

事业单位在实施档案管理工作时应该充分利用现代化信息保存方式，存储文字资料、照片、录像等数据，在进一步提高档案管理工作效率的同时，使档案管理、信息查阅更加便捷、省力。此外，在档案管理过程中，还要做好档案资源的维护工作，进行数字化扫描，对重要的档案进行备份，并且要严格执行国家档案管理工作的相关技术标准，最大限度地统一并且规范数字档案资源，促进档案资源的共享。

目前，我国档案局针对档案管理工作出台了相应的档案管理行业准则，这为规范档案管理工作，促进档案信息化建设作出了巨大贡献。因此，事业单位的档案管理部门在前期开发档案办公自动化系统时，应该以此标准作为依据，从数据的最前端进行规范，让事业单位的档案管理人员参与到OA系统的开发中，结合档案管理工作的实际特点与具体需求，打造出与档案管理软件无缝对接的办公自动化系统，实现对事业单位档案文档的一体化管理。

（三）提升重视程度

事业单位领导层和全体员工应给予档案管理工作足够的重视，因为这是档案规范化管理的重要保证。所以，事业单位应做好宣传工作，使单位员工真正了解档案管理工作，并积极参与到档案管理工作中来。档案管理工作应由专人负责，建立明确的奖惩机制来提升相关工作人员积极性，同时单位领导还应定期听取档案管理工作人员的汇报，及时发现其中存在的问题并积极予以解决。

（四）加强档案工作管理工作人员的知识素养建设

为了适应事业单位档案管理的需要，健全和规范档案管理工作，单位应配备专职档案人员，并定期开展员工培训，对各类档案的收集、整理、编目、编号等各项工作进行详细地说明和讲解，使档案管理人员对档案有初步整理知识，在平常工作中按照归档要求保管相关材料，初步整理完毕后，再集中统一移交到综合档案室。同时积极推进员工考核制度，制定科学合理的奖惩机制，帮助工作人员树立正确的管理观念，不断提高工作人员的专业意识，从而促进事业单位档案管理工作健康有序的发展。

（五）加强监管工作

部分单位存在档案管理工作监管缺失的状况，要想提升档案管理的规范性，就需要对档案管理工作进行有效监管，定期对档案进行核查，对于工作中存在的问题及时指出并限期改正。对于档案管理工作中表现突出的人员，应给予适当的表彰和奖励，充分发挥其榜样的力量。事业单位可以根据自身实际情况，成立督查小組，专门负责对档案管理工作的检查与监督，促进档案管理工作规范化的开展。

（六）运用自动化媒体技术促进事业单位档案管理规范化

随着我国高新科技的不断发展，智慧档案馆的应用不断深入。智慧档案馆的运用不仅促进了事业单位档案管理科学化自动化发展，还有效提高了事业单位档案管理的工作效率，减轻了事业单位档案管理人员的工作负担。同时，在一定程度上提升了事业单位档案借阅工作的准确化，表现在能精准无误地寻找出需要借阅的档案文件，保障了事业单位档案借阅工作的高效率和规范化。

四、结语

总之，在社会全面发展的背景下，事业单位档案管理工作也出现了一定的变化，要想保证档案管理作用的发挥，就应该与时俱进探索档案管理工作的规范化、标准化建设，促进档案管理水平的提高，为事业单位的综合管理工作创造良好的条件。

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