新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考

代路英

摘 要：随着社会经济的不断发展，各个领域都发生了新的变化，档案管理在新形势下也发生了新的变化，管理标准也更加成熟，这使得档案管理在实际工作中发挥出了更为关键的作用。而随着互联网时代的到来，和信息技术的飞速发展，人们的生产、生活方式发生了巨大的变革。档案管理标准有着自身独有的特点和优势，在基层单位的档案管理过程中结合当下形势建立档案管理标准，能够使档案的利用效率得到进一步提升，从而提高档案管理的效率和质量，促进档案管理工作的规范性。

关键词：新形势;基层单位档案管理;标准化

一、引言

在基层单位档案管理工作中，标准化建设能够帮助基层单位的决策者实际了解本单位的情况，根据工作实践中总结出的经验教训，对档案管理人员的综合素养加强了解，对整个档案管理工作结构调整和发展规划有着重要作用，在新形势下，对档案的内容和管理形式进行数字化处理，能够提高档案的利用效率和档案管理工作的实效性，但在标准化过程中还存在着一些问题，需要相关人员进行深入研究。

二、新形势下基层单位档案管理标准化建设过程中出现的问题

（一）没有重视对档案标准化管理的认识

没有体现出对档案管理标准化管理的认识首先体现在制度建设的力度不够。基层单位的工作内容相对较多，涉及的业务范围相对广泛，常用制度的完善使得相关人员忽视档案标准化管理制度。大多数基层单位的档案管理制度不够健全，一些基层单位虽然已经建立档案管理制度，但在实际的管理工作中没有和本单位的实际情况相结合，导致档案管理制度和实际工作不匹配。主要体现在档案管理室没有对产生的档案及时整理和录入，并且没有明确规定档案保管的期限，而对到期的档案也没有明确的处理方法。

其次，还体现在档案管理过程中没有设立专门的档案管理人员，一般情况下，基层档案管理过程中都是由办公室人员兼管，而档案管理人员在工作中除了管理档案之外还需要完成其他工作，这在一定程度上降低了档案管理效率。

（二）档案管理人员业务水平有待提高

基层单位的档案管理人员大多不是专业人员，一般情况下，档案管理人员都是办公室人员兼管，这种情况导致档案管理人员的专业技能缺失，难以达到档案管理的标准化。即使有一些基层单位配备了专业的档案管理人员，其职业素养和专业能力都需要加强，除此之外，还有一些基层单位的档案管理人员不少都是临退休的老同志，他们的计算机水平有限，难以满足新形势下档案管理工作标准化的需求。但由于基层单位没有对档案管理标准化引起足够的重视，因此没有对档案管理人员进行定期培训，从而导致档案管理的标准化难以体现。因此，在新形势下档案管理向信息化转变，更需要擁有档案管理的专业人才进行标准化建设和标准化管理。

（三）档案管理人员的标准和素养不高

在新形势下，基层档案管理人员还没有适应信息环境下标准化档案管理的转变，在现有的档案管理模式下，基层单位的档案管理人员没有掌握信息化的档案管理方式，也几乎不具备信息技术设备的应用能力，因此难以实现新形势下档案管理的标准化需求。除此之外，基层单位也没有对档案管理人员进行标准的量化考核，导致档案管理人员在管理过程中没有根据标准化的要求进行档案管理，档案管理人员的工作积极性和工作效率低下，档案管理工作随意，也没有根据新形势的转变对纸质档案进行电子化、数字化，这些问题的出现都导致新形势下基层档案管理标准化难以实现。

三、基层单位档案管理标准化建设路径

（一）提高档案管理的规范性

提高档案管理的规范性首先要求档案管理人员做到管理标准，提高档案管理的规范性，这就需要基层单位根据本单位的实际情况和档案管理工作的现实需要制定标准化的管理制度，明确档案管理的操作方法，从而在工作中形成有效的管理模式，制定科学化的档案管理工作与操作依据，结合单位的实际情况和档案的实际情况。在新形势下，还需要结合档案管理的未来发展路径，制定明确的管理体系。除此之外，基层单位的决策部门还应当联合单位内的各个部门，共同配合协作，形成档案管理操作的规范流程。

（二）体现信息化

在新形势下，只有档案管理工作适应信息化发展，才能发挥出档案管理的标准化价值，在现代档案管理标准化过程中，应当充分把握时代特点，以现代信息技术为依托，强化档案管理的标准化方式，转变传统的档案管理形式，运用信息化的方式对档案内容和管理方式进行数字化，为提高其便利性打下坚实基础，还应当深入挖掘档案的使用价值。

（三）提高档案管理的便利性

标准化建设的目的是为了提高档案使用的效率，因此，在提高便利性的基础上进行标准化的档案管理方式变革，才能真正体现出档案管理标准化的真正价值。在新形势下，基层单位档案管理标准化工作应当具有动态性的特征，根据本单位内档案的实际情况和使用需求不同，不断更新档案保管和应用的标准，除此之外，还应当在新形势下依托新型的信息技术不断改革档案标准化的内涵，提高业务规范的同时开发出标准化的档案应用模式，使档案信息能够具有共享性，并且在共享中体现其档案的基本价值。

四、针对新形势下基层单位档案管理过程出现问题的解决策略

（一）加强对档案管理标准化的重视

档案管理具有极其重要的现实价值，基层单位的相关部门应当对档案管理形成正确认识，在此基础上强化对档案管理标准化的重视。实践中，可以通过会议、宣传等方式，在基层单位内部培养人员的档案管理标准化意识，在此过程中，根据实际情况提高管理人员的标准化管理意识，提高相关人员档案借阅、维护标准化意识，通过这样的方式实现加强对档案管理标准化重视的目的。此外，还要健全基层单位档案管理的制度，并且针对制度不断优化，使其与本单位的实际情况和档案管理的实际模式相适应。其次，在档案管理工作中应及时对档案进行录入和归档整理，明确档案的保管期限，对于已到保管期限的档案做出明确的处理方式，接下来，还要制定专职人员进行档案管理。

（二）加强基层单位档案管理人才队伍建设

档案管理是基层单位工作中不可缺少的一环，因此，基层单位要为档案管理人员提供培训和深造的机会，加强档案管理人员的专业素养，促使其达到档案管理标准化的要求。在实际工作中，基层单位要为档案管理人员的培训提供场地和资源，通过在职培训、兄弟单位对口交流等方式，强化档案管理人员的专业技能和职业素养。除此之外，基层单位也可以在人才选拔之初提高选拔门槛，实现人才择优录取、择优选拔，并且构建档案管理人员的福利待遇体系，吸引优秀的人才。在新形势下，基层单位要结合时代发展趋势，引进具有组织信息化档案建设、数字化档案建设的人才进行档案标准化管理。在此过程中，可以聘请其他单位的优秀人才到本单位举办讲座，以提高单位档案管理人员的能力和素质。为了促使档案管理人员专业能力的成长，还需要进行人事考核，对于没有达到考核标准的人员进行培训，通过利用针对性的培训方式提高其业务技能和思想认知。而基层单位在此过程中应当成立专项的标准化建设资金，用于引进设备和人才培训，从而使人才队伍更好的满足新形势下档案管理标准化的需求。

（三）加强档案管理的设施建设

档案管理的设施建设是实现档案管理标准化的硬件基础。在新形势下，基层单位应当配备档案管理所需要的设备，为进行档案信息化建设提供硬件设施基础，利用网络和信息技术构建档案管理的专用系统，并且由专人管理。其次，要开发适合本单位实际情况的档案借阅系统，保证档案借得出去，还得回来，保证每一份档案从出到入都能落实到个人，这样才能提高档案管理的安全性，有效防止档案的损毁。最后，在档案信息化过程中，将纸质的档案进行数字化，档案借阅时可以根据实际情况，出借阅电子档案，从而有效避免原始的纸质档案被损毁。除此之外，在档案设施建设过程中还应当考虑到档案管理的系统安全，利用信息技术对档案管理安全系统进行保护，建立用戶登录身份识别系统，从而避免档案信息被恶意攻击而导致数据丢失。

五、结语

综上所述，要想在新形势下实现基层单位档案管理标准化建设，首先要分析当前档案管理工作中出现的问题，并且针对问题做出解决策略，在具体建设过程中明确标准化档案的运作制度，做好信息化档案设备的基础建设，提高档案管理人员的标准化意识，并且选用专业的档案管理人员进行管理，定时或不定时对档案管理人员进行培训，在提高其管理标准化意识的同时提高其业务能力，在实际工作中应当结合基层单位的具体情况和实际档案管理需求，这样才能更好地满足现阶段档案信息化标准化建设的要求，从而为本单位的档案管理制定标准化的建设方案，使档案管理标准化发挥其应有的价值。

参考文献：

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