新时期医院档案管理存在的问题及对策

毛伟

摘 要：医疗文件记录了各自医院发展的变化。包括了时代的主要历史事件。现代管理在医院档案管理中发挥了非常重要的作用，医院档案材料可以反映医院的医疗进度。随着医疗体制的不断改革和完善，对新时期医院档案管理提出了新的要求。以前的工作集中在文档的收集和保存上，将来将集中在开发和利用上。本文讨论了医院档案工作中存在的问题，并提出了相应的解决方案。新时期的医院和档案管理具有现实意义。

关键词：新时代的;医院的文件;现代化;管理

引言

医院文件管理包括许多方面，包括病历、人事文件、管理文件、科研文件，财务会计文件和设备文件。 原则上，每家医院必须形成一个良好的文件管理系统。 医院的正常档案管理非常重要，但是如何在当前背景下改革和实现病历管理的最大利益仍然是研究的重点。通过将大数据与医院档案管理相结合，对于促进医院档案管理的发展，提高经济效益和社会效益具有重要意义。

一、医院医疗档案管理的现状

1.档案管理人员素质偏低

医院中的档案管理人员大部分没有专业的档案管理知识，医院也不重视这方面的培训。医院在引进人才时未将档案方面的人才作为引进的对象。大多数医院档案目前由医院办公室管理，医院工作人员经常忙于日常琐事，没有足够的时间来管理文件和档案。年度文档材料无法及时分类和存档，从而导致文件档案积压。一些档案管理专业人员具有非专业背景，学历不佳，缺乏相关知识不具备档案管理的基本素质，这会影响档案管理的质量和效率。医院很少为办公室和档案管理人员提供培训或发展档案管理技能的机会，导致办公室和档案管理人员使用传统经验管理中的旧概念，并且法律意识差，无法适应为适应新形势下档案管理的现代发展需要。同时，由于缺乏适当的激励机制，档案管理人员对工作并不热情，缺乏责任感，导致档案内容不完整，装订混乱，页码不正确和分类不规则，导致档案管理的严重滞后。

2.管理意识比较淡薄，档案的收集率不高

首先，大部分医院将工作的重点放在医疗方面，医院的管理层只注重怎样提升医疗技能和水平上，对档案管理工作比较不重视。认为医院的主要职责是治疗疾病，档案工作可有可无，没有完全理解档案的重要性。第二，医院工作人员没有足够的重视档案工作，大量的数据和医疗文件不及时收集。每个部门中没有系统的排序和医疗数据引进人才，不知道哪些资料有用，哪些没有用。医院中大部分职工都属于医护专业，对档案的重要性认识不足，也没有充分利用档案来提升医疗技能。

3.制度不健全，管理手段落后

大多数医院都有自己的管理系统，每个部门都有自己的工作职责和规章制度，档案馆很少有管理规章制度。在年底对医院目标进行全面评估时，评估未包括文件管理系统。没有健全，科学的管理模式。其中包括安全问题和正常系统运行的关键。 在医院文件管理中，内部网络和外部网络之间安装了适当的防火墙设施，可以有效地保护文件的安全性。 但是，有些医院并不关心构建防火墙。 越来越多的医院正在使用计算机来完成所有医疗工作，而入侵防御设备可以在将网络检测为入侵者之前为医院文件提供安全保护。 但是，大多数医院的文件管理网络系统入侵防御系统较旧，并且没有及时更新。甚至处于无人监督的状态。在这种状态下，威胁医院的电子文件很容易入侵病毒。由于医院的文件管理工作是涵盖医院各个方面的系统性工作，因此每个子系统必须相互协调和沟通。一旦将新的安全技术集成到医院的文件管理中，各种可控和不可用的控制因素将导致文件管理安全性建设的速度和效率下降。从而导致现有文件管理安全系统无法适应医疗技术发展相对较高。考虑到医院的医疗文件管理系统中存在不同的子系统，如何划分不同文件类型的使用权也非常重要。由于医疗行业的特殊性，使用权可能并不总是相同的，因此仍然存在隐藏的安全风险。

4.缺乏科学的现代化管理手段

随着科学水平的不断提高，越来越多的科技设备应用于档案管理工作当中，但医院将更多的资金投入到医疗设备的采购中，很少引进现代化的硬件设施对档案进行管理。陈旧的管理设备阻碍了档案的科学化管理。现在很多医院都没有专门的档案室，都是由每个科室自己收集整理各自科室的病例和资料，没有统一的标准。医院医疗档案包含各种形式，例如文本，图片，视频等。不僅存在不规则存储问题，而且存在管理方法问题。各种文件格式未以统一格式实现，并且存储需要大量时间才能在以后使用转码。此外，一些工作人员在归档时没有对文件进行清晰的分类，导致不能保证档案的质量和真实性，而且有价值的文件也被埋在日常文件中。随着医院整体信息建设范围的扩大，各种档案数据库已经建立并投入实际使用，数据库中包含的各种医疗信息为用户提供了良好的数据支持，但是各种此类无用的数据也占用了数据库中的大量空间。这也将导致存档管理系统的不稳定运行。还有许多垃圾数据没有标准化并且没有被认真对待。大量垃圾数据的存在，以及各种新数据的存储，加剧了两者之间的矛盾。

5.领导层注意力不集中，档案管理人员意识淡薄

医院领导者普遍认为，只要医院在医学、教学和科学研究领域运作良好，就可以促进医院经济和社会效益的双收。他们认为医院档案管理的质量不会影响医院的发展。在收集和整理文件方面增加投资是浪费劳动和资源，是不值得去做的事情。结果，医院对文件和档案管理的投资少，设备和设施陈旧，以及计算机化程度低，严重影响了文件和档案管理的现代化过程。由于缺乏领导，一些员工没有意识到文件和文件管理的重要性，缺乏档案管理意识和相关的法律知识，并认为在文件和档案管理中工作非常容易，没有专业知识的每个人都可以胜任收集文件档案的工作。

6.文件档案的利用率低

医院文件和档案可以为各种医院计划提供参考服务。由于一些医院管理者缺乏关注，档案系统的长期处于封闭或半封闭环境，许多档案保管员仍然保持“注重管理，缺乏利用”的概念，这导致了档案资源的低效使用。文件和档案的管理方法落后且设备条件过时，严重影响了档案的使用。

二、新时期加强档案管理的对策

1.大力宣传和提高医院工作人员对档案管理的认识

文件档案管理是医院管理的重要组成部分，领导的关注是良好文件管理的前提。有必要大力宣传文件和档案管理工作，以便医院管理者能够引起人们对文件和档案管理工作的关注，以获得他们的大力支持。文件和档案管理人员应主动向医院管理者报告工作进展，并及时向管理人员提供最新的文件和档案管理工作情况以及相关的档案管理指南和规定。此外，我们必须努力做好档案服务，及时为管理人员提供服务，完成对机构和档案部门有关文件和材料的整理和分类，并向管理人员提供有关如何使用档案的信息，以便管理人员逐步使用认识到存档工作的重要性。医院管理人员应通过医院培训和业务讲座，提高医院工作人员对文件记录管理的认识，并强化法律观念，使中层干部和每一名员工充分理解文件记录的重要性。

2.提高档案管理人员的业务水平

提高文件管理人员的专业素质是后续工作的重点。通过提高文件管理人员的专业水平，与提高文件管理服务水平有着直接的关系。档案管理人员作为医院病历管理的主力军，应从四个方面提高档案管理人员的服务意识，业务水平，技术水平和实践技能。特别是，各种档案的技术更新和新设备的出现不断挑战文件管理人员。

首先，医院通过邀请专业的档案管理人员参加专业培训，组织现场观察，进行业务交流，提高了档案人员的档案管理能力。采取措施改变档案管理人员的工作作风，以提高文件负责人的知识水平。其次，在引进人才方面，医院可以引进专业的档案管理人才，为医院的档案工作增加活力。医院提供进一步研究的机会，工作人员积极鼓励学习新的管理技能，充分发挥他们的主动性，经常组织根据医院之间的交流学习，有相当丰富的经验可以借鉴和分享，档案管理工作优秀的员工，给予适当的鼓励和奖励，提高员工的学习和工作的主动性。

3.增强服务意识，提高文件综合利用率

医疗档案管理的最终目的是为医院的临床工作提供更好的服务，从而为患者提供更好的诊断和治疗等服务。在医疗改革的形势下，医疗医院的医疗档案管理不仅仅是改变医院的医疗档案管理的状况，而是有必要在医疗改革的良好环境中利用信息建设的优势获取详细的患者信息和信息。丰富的文档信息的积累为医院内部信息数据库的构建提供了更多信息，达到提高服务意识的目的。这就要求医院病历管理人员要在日常工作中寻找需要改进的地方，从而进一步提高医院病历管理水平。另外，在实际过程中，医院医疗档案管理人员应不断总结工作经验，优化工作流程，在档案信息收集，传输和资源共享过程中实现最大的利用。收集整理档案的最终目的是为了更好的服务，使医院档案充分利用。档案管理人员要努力提升自身的服务意识，不断发掘档案资源，提高档案综合利用率，更好地为医院服务。加强网络建设，采用先进便捷的办公软件，将纸质档案统一扫描成电子档案，存入现代化的档案管理管理系统中。管理员由专人担任，档案的查询权限分配到各科室，每个部门可以查询自己的档案部门，其他部门必须授权的管理员访问权限，方便文件有效的集中管理。

档案管理的最终目标是充分利用档案。结果，医院档案管理人员需要利用多种方式发展服务意识和档案信息资源，以便将医院档案用于临床、医学、教学和科学研究。档案管理人员应提高认识，充分利用档案资源，深入处理宝贵的档案材料，并为医院管理者提供有效的参考资料，以帮助他们通过统计，分析和采用做出决策。此外，通过汇编各种主题汇编，例如，编写科学期刊，以多渠道的方式开发档案信息资源，为用户提供多层次、多层面，有效的信息，档案信息资源在深化改革，在提高医疗质量，改善医院管理档案状况和促进医院的可持续发展方面发挥作用。

4.建立健全管理制度，提高档案的管理

医院的档案管理不仅是医院内部的工作，而且涉及法律方面。由于患者的医疗档案覆盖了患者的个人信息，因此，为了防止泄漏个人信息的严重后果，有必要建立一种安全机制，为将来的医患纠纷等提供直接的证据支持。

医院档案的管理不仅是医院内部的工作，还涉及到法律层面。 患者的医疗档案涵盖了患者的个人信息，甚至包括隱私。为预防泄漏患者的个人信息造成的严重后果，一定要建立相关的安全机制，为将来的医患纠纷提供直接的证据支持。

通过建立安全机制，确保医院病历管理的合法性。在日常临床工作中，将保存大量文档，医院治疗方法和相关信息文件，而仅忽略其他扩展信息。在这种情况下，不仅会影响档案管理系统的安全，而且还存在相关的安全隐患。通过建立安全预警机制，消除各种安全隐患。有效提高医院病历管理人员的安全意识，加强管理力度。加大对文件安全机制法律法规的研究。档案管理人员必须加强对"档案法"的研究。改善文件管理人员的安全预防措施可以帮助他们在日常工作中处理病毒。其次，要求文件管理人员不要在工作计算机上下载其他程序，尤其是风险较高的程序。某些深度隐藏的程序包含一些不容易发现的病毒，这可能导致系统瘫痪。此外，避免使用工作计算机访问外部网络。最后，要求文件管理人员不要随意打开来源不明的文件。在医疗改革的大背景下，中国医疗行业医疗档案管理同时面临着机遇与挑战。

根据医院的实际情况，建立相关的档案采集、整理、归档、保管、传阅等方面的管理制度;用安全、保密和其他环节建立并改进档案管理完备的制度，并且该制度的实施包含在档案管理工作人员的岗位职责中。确保所有阶段都符合档案保管规定，并在年底对结果进行全面审查，以使档案管理工作与其他工作保持一致性， 进一步规范文件和档案工作，促进医院文件和档案管理的高效发展。

5.增加硬件投资，改善设备的现代化水平

医院管理部门应增加资金投入，购买一批先进的文件管理硬件设备，建立专门的现代化文件室，配置专用计算机，打印机，扫描仪，电子文件和纸质文件中的文件，为了档案易于存储和分发。在安全性能方面，第一步是加强防火墙的安全性能建设。作为医院病历管理最基本的网络安全设施之一，医院必须在考虑医院病历管理特点的基础上，加强防火墙的安全性建设，选择适合医院病历管理的防火墙软件。其次，加强网络入侵检测系统的建立。系统的建立需要医院特殊的硬件设施，以确保患者信息增强了检查测试系统的内部数据，并有效地保证了数据的安全保密性。再次，建立外部病毒防御系统。病毒的存在会对整个档案管理系统造成非常严重的损坏，因此在优化医院医疗档案管理系统的过程中，必须做好相关的防御工作，建立病毒防御机制，定期进行数据库数据安全检查。并有效控制病毒攻击系统。

结语

医院文件档案见证了医院的发展，是医院的宝贵文化资产。 因此，做好文件管理尤为重要。医院在医学档案管理的过程中，现代管理起着至关重要的作用。为了适应现代文件档案管理发展的要求，医院应加强文件和档案管理的软硬件设施，建立健全相关管理体系，提高服务意识，进行科学管理，全方位提供服务。 文件和档案资源的社会和经济利益医院能重视档案在医学进步中的重要作用，通过现代化的设备进行档案管理，这样就能使档案资源得到充分的利用。

参考文献：

[1]黄燕华.医院档案管理中存在的问题及对策[J].中国继续医学教育，2015

[2]刘喜珍.新时期医院档案管理工作存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2015

[3]焦 钧.国内医院档案管理工作存在问题及对策[J].档案管理，2018

（作者单位：山东省菏泽市中医医院）