企业财务管理中电子影像技术应用

李秋香

随着信息技术的广泛应用，财务信息化、集中化成果越来越显现，财务信息化系统建设稳步推进，集中报账平台、银企互联等系统的相互嵌入为财务信息化提供了良好的基础。新形势下，企业集团对财务集中管理有了更高要求，集中核算模式对报账审批效率、会计档案共享和实时传递提出了新的挑战，从而电子影像技术的应用成为可能，甚至是必需。

一、电子影像技术在财务集中核算中的应用

随着时代的发展和信息技术的广泛应用，企业管理对财务支撑能力和风险管控能力提出了新的要求。财务从简单重复的核算业务向管理控制转变，财务角色的变化，使得越来越多的企业集团采取财务集中核算和财务共享中心的运作模式，通过建立集中化的核算体系，可以构建更为高效的财务管理架构，推动财务转型。

但在财务集中核算初期，凭证信息分散在各个业务部门和分子公司中，需要通过打印出纸质凭证的方式来进行凭证的归集整理才能生成完整的会计凭证档案信息，存在地域跨度的还需要邮寄报销凭证才能达到审核和汇总整理的目的。

这种纸质单据实物传递的模式不仅要耗费较多的时间，还不利于对单据信息的实时查询利用，不能适应电子化、信息化管理的需求。为了实现高效的集中财务处理，就必须解决这个问题。在基于集中核算的基础上，电子影像技术的运用能有效破解这些障碍，电子影像技术能够将纸质单据影像化，实现单据的实时流转和随时调阅，推动业务模式向全电子化流程的转变。

二、电子影像技术在财务集中核算中的应用优势分析

1.电子影像技术自动化程度高

财务核算集中之初，为了确保审核的顺利进行，要求报账人员在提交实物单据之前通过扫描仪逐张扫描附件，打包上传到电子报账平台，但是一份报销单据少则几张多则上百张，逐页扫描效率极为低下，而且经扫描的文件较大，数据服务器功能要求较高，往往要经过压缩或分批上传等手段才能将附件传送到报账平台，报账人员人工干预较多，自动化程度低，严重影响了工作效率和工作进度。

电子影像技术利用其自动化程度高的特点能较好地解决上述难题。首先，电子影像技术采用光学成像影像设备，影像还原性好，比压缩上传至电子报账平台的电子扫描件有更高的图像清晰度，点击查看影像按钮打开即可阅读，免去下载和解压等操作，更加便捷。

其次，电子影像技术采用走纸通道优良的生产性扫描设备，报账人员仅需将叠放整齐的附件放在打印设备输入轨道，设备即可自动连续输入，无需手工递送，减少错、漏、乱的发生频次，有防卡纸、撕纸设计，扫描更顺畅，同时还能结合业务需求进行硬件改良扫描设备，满足生产设备实时更新。

再次，电子影像技术数据接口兼容性强，报账及付款流程结束后，ERP账簿生成的发票凭证和付款凭证能自动生成电子影像，回传到报账系統，匹配到目标报账单下，形成电子数据存储。

除此之外，电子影像技术具有良好的数据拓展性，具有自身检测管理功能，能监视系统各功能模块的运行情况，随时发现系统自身的问题。电子影像技术既能充分考虑和利用现有财务集中核算资源，又能考虑财务核算系统的先进性和有效性；既符合当前财务管理需求，支持各嵌入系统结构、数据联接的灵活扩展，又为将来业务财务融合拓展提供纵深空间。

2.电子影像技术提升报账审批和档案整理效率

财务集中核算的目标是更好地实现财务管理，但财务管理的基础数据仍然是来源于各项费用报销单，因此如何快速实现费用报账审核、付款制单是所有财务核算人员的关注重点。财务集中以前，多地点办公、跨地域经营的企业集团不仅凭证分散，账务也分散，即使是同一个账簿系统也存在多重权限设置，极为不利于公司管理层对数据的整体分析及控制。

当需要获取某一方面数据时，上级部门不得不先设置表格，统一发放到分子公司和业务机构填写，集团财务收集全数据后还需要进行二次整理汇总，经一定的修饰转化为统一的标准或者语言，使得该数据一定程度上失真或者偏离原来的意思，沟通方式上如语言描述、邮件、短信等也不同程度上加剧了理解偏差。

有了电子影像技术的支撑，各处理环节人员可以调阅电子影像数据，实时审批报账单，实现快速流转，不必等待纸质单据信息的层层传递，纸质单据的邮寄任务推移到单据审核完毕，极大地提高了审核审批效率。同时，会计在审核单据无误后，报账单一方面发送到ERP系统，生成发票凭证；另一方面与银企系统相连接，将报账付款信息自动传送银企系统由出纳进行资金支付，待资金支付操作完成，电子影像系统与银企互联自动对接，生成付款凭证。待全部流程结束后，分子公司提交档案寄交清单，将纸质单据直接寄送到共享中心档案管理处进行匹配统一管理，按录入顺序依次列示；共享中心的档案管理人员收到实物单据后，根据寄交清单顺序顺号扫描接收后，批量打印已经生成的发票凭证和付款凭证，实现与实物单据的目标匹配，无需再将凭证和报账单据进行比对就能达到无差匹配，减少人工干预和手工比照，极大地提高了档案整理的效率，完成装订成册，整个过程实物单据无需经过会计和出纳，减少人员接触纸质凭证，降低票据丢失和损毁等风险。具体流程如下图：

3.电子影像技术助力财会监督

财会监督主要指以会计机构和会计人员为监督主体依照国家有关法律法规对企业等核算主体的经济活动和会计工作进行监督，并利用会计信息对经济活动进行全面、综合地协调和控制以达到提高会计信息质量和经济效益的目的。习近平总书记在十九届中央纪委四次全会上发表重要讲话，将财会监督与审计监督、统计监督等一并作为党和国家监督体系的重要组成部分。指出要加强全国审计工作统筹，优化审计资源配置，做到应审尽审、凡审必严、严肃问责，努力构建集中统一、全面覆盖、权威高效的审计监督体系，更好地发挥审计在党和国家监督体系中的重要作用。要深化审计制度改革，解放思想、与时俱进，创新审计理念，及时揭示和反映经济社会各领域的新情况、新问题、新趋势。要坚持科技强审，加强审计信息化建设。要加强对全国审计工作的领导，强化上级审计机关对下级审计机关的领导。要加强对内部审计工作的指导和监督，调动内部审计和社会审计的力量，增强审计监督合力。

目前大部分企业集团及大中型企业财务集中核算存在会计基础薄弱、会计制度执行混乱、原始凭证失真以及原始档案管理分散等问题，给财会监督带来极大不便。

电子影像技术的应用可以一定程度上破解上述难题。首先，借助电子影像技术，总公司财务部可以进行自上而下的报账规范设计，横向对比各个成本中心，纵向设计统一核算口径，从而夯实会计核算基础；强化管理目标和考核要求，根据业务发展和生产需求制定管理规范，确保会计制度执行落地，减少理解偏差，提升财务集中核算管理价值。

其次，电子影像技术能够对财务凭证量大的企业集团或大中型公司，提供一种全新的线上凭证预览、查询取数、数据分析和档案管理手段，原始凭证从报账人员到档案管理员的流程管理，解决档案分散而引起的附件遗失、缺少等问题，实现会计原始资料入册、上架和集中批量管理，并且同步以电子化手段进行辅助存储，双重手段为财会监督提供实时支持。

再次，影像技术还可以嵌入如合同管理等其他应用系统，满足企业对全业务个性化的监督需求，实现企业内各个子业务系统的互通互联，财务人员审核报账时可以一览全部相关关键信息，将报账审批这个监督“点”扩展成财务管理和数据分析的监督“面”，形成业务与财务交叉融合，推动财务人员主动进行财会监督，成为财会监督的有效形式。

电子影像技术的应用为财务集中核算提供了有力的技术保障，为多业务、跨地域经营的企业和企业集团提升财务集中管理能力提供契机；将财务流程处理时效大大提高，极大地提升报账和审批效率；把广大财务人员从低效重复繁冗的低端核算工作中解放出来，更多地介入到财务管理工作中去，逐步推进核算会计向管理会计的角色转变。本文基于财务集中核算管理目标，从应用背景和价值分析两方面对电子影像技术在财务集中核算领域的应用进行了论述，具有一定的现实意义和推广价值。

（本文作者单位：中国移动通信集团江西有限公司）