新形势下事业单位档案管理与创新

王永翠 李善立

中图分类号：D630 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）04-114-02

摘 要 人事管理工作对于提高事业单位人才队伍质量具有十分重要的意义，但传统的事业单位档案管理方法比较落后，已经无法满足当前工作的需要。事业单位在档案管理工作方面存在信息化程度低、管理人员素质不足以及制度不完善等问题，需要管理人员针对实际的工作重点进行积极调整，提高对于事业单位内档案的管理工作的质量和效率。本文将从分析事业单位档案管理的重要性入手，进一步探讨该项工作中存在的不足，最后针对存在的问题提出相应的改进措施，希望可以为我国事业单位的档案管理工作贡献一份力量。

关键词 新形势 事业单位 档案管理 创新

新形势下，事业单位中进行的人事档案管理工作无论是在内容上还是质量上都有了更高的要求，但工作的重点还是要对事业单位各个部门的工作人员的人事档案进行管理工作，包含工作人员的年龄、受教育水平、掌握的能力以及各种绩效考核等。事业单位加强对于人事档案管理工作的推进力度，可以有效提高各部门的工作效率，对于确保事业单位的长久健康发展具有十分重要的意义。事业单位办公室要努力提高档案管理工作的信息化程度，提高工作效率，同时也要不断完善现有的档案管理制度，加强对于档案的保密管理工作。

一、事业单位档案管理工作概述

事业单位档案管理工作的内容是对单位内各部门工作人员的人事档案进行有效管理，提高各部门的工作效率，同时做好相应的档案保密工作。事业单位各部门人员的身份信息都保存在档案中，因此需要严格的管理方案，确保档案不会发生丢失以及泄密等问题。事业单位在进行档案管理工作时，首先要针对本单位的特点制定合理的档案管理方案。其次要努力提高档案管理人员的责任意识，实行责任落实制度，防止档案管理工作中出现失误。最后要努力提高档案管理工作的信息化程度，因为计算机软件的应用，可以大大提高档案管理工作的效率，实现快速的分类和保存，也提高了档案保存工作的安全性[1]。新形势下，事业单位档案管理工作要朝着高效性、智能性以及安全性进行发展，改变传统的档案管理方式，逐渐提高档案管理工作的质量和效率，加强事业单位各部门之间的联系，确保各项工作可以有序进行。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）事业单位对档案管理工作认识不足

由于人事档案管理工作具有长期性的特点，短期内并不会显示出多大的作用，导致部分单位对人事档案管理工作存在轻视心理，认为继续沿用过去的管理方式即可，又由于该项工作在内容上具有一定的繁琐性，导致管理人员存在厌烦心理，不能沉下心来思考该项工作中可能存在的问题。事业单位在进行日常的档案管理工作时，并没有将其重视起来，对于管理人员的工作要求是只是进行常规的记录和整理工作，不但会使得该项工作变成简单的重复性劳动，同时也无法发挥出档案管理工作的作用。事业单位的上级部门对档案管理工作不重视，导致下面的管理人员也存在轻视心理，工作散漫没有效率，档案管理工作的有序性很低[2]。

（二）没有具备完善的管理制度

目前许多事业单位在档案管理工作方面存在的一个主要问题是相关的管理制度落后，没有顺应时代的发展，大大降低了档案管理工作的质量和效率。好的管理制度可以有效提高人事档案管理工作的规范化，也能调动管理人员的工作积极性。一些事业单位在人事管理工作方面，实行的管理制度漏洞百出，比如说对于档案的存放与定期检查缺少规划，对于档案内各种信息的收集也存在问题。在对管理人员的日常工作方面，没有实行绩效考核制度，导致管理工作无论好坏都是一个样，自然无法提高工作人员的责任意識，档案管理工作变成了一种形式。

（三）档案管理人员综合素质不足

一些事业单位由于对人事档案管理工作存在轻视心理，在对档案管理人员的选择上也存在问题，认为负责档案管理的人员不需要具备太高的知识水平。一些事业单位的档案管理人员是通过关系进入事业单位工作的，本身并不具备很高的水平，自然无法意识到档案管理工作的重要性。在平时的工作中也缺少创新意识，只是按照规定按部就班地进行操作，无法发挥出档案管理工作应有的作用。甚至有些管理人员存在消极工作的情绪，对于自己的工作不满意，由于跟自己所学的专业不对口，觉得有些大材小用，导致档案管理工作无法有效展开。档案管理人员需要正视自身的不足，努力改进自己的工作方式，提高对工作的责任感。

（四）档案管理系统信息化程度低

传统的人事档案是以纸质材料为载体，这种纸质材料的档案不但在转运的过程中容易出现问题，在进行保存的时候也需要占用较大的空间，不利于档案管理工作的高效化发展。但随着计算机技术的不断进步，档案管理系统的信息化工作已经展开，但部分事业单位的干部受到传统档案管理方法的影响，比较排除新式的信息化档案管理方式，这不利于提高档案管理工作的效率。除此之外，提高档案管理工作的信息化程度是一件需要长期进行的工作，不但需要将纸质档案上面的内容转移到电子档案文件中，还需要对进行档案管理的软件进行不断的优化，主要是要提高电子档案的保密性，因为档案一旦发生泄漏，会造成较为严重的后果。目前我国使用的一些电子档案管理系统仍然存在着较大的问题，在档案转运的过程中会发生数据丢失的现象，这会大大降低电子档案的安全性，需要技术人员采取积极措施进行改进。

三、新形势下事业单位档案管理创新方法

（一）提高对于人事档案管理工作的重视程度

事业单位要想提高自身的人事档案管理工作质量，就要从领导层面强化对于该项工作的认识，了解档案管理工作所能发挥出的作用。为了提高单位成员对于档案管理工作的认识，事业单位首先要做好相关的宣传工作，可以通过微信公众号等网络平台进行宣传，通过文章和视频的方式加深员工对档案管理工作的认识。可以开展档案管理知识讲座，让单位内的员工了解档案的重要性，提高管理人员的责任意识。其次，要根据本单位的档案管理工作情况，设立专门的监督小组，定期对现有的档案管理工作进行抽查，对于工作态度不合格的员工要进行警示。最后，要加大对于档案管理工作的投入力度，选用具备专业管理能力的人才，对现有的档案管理系统进行升级，从而促进档案管理工作的全面展开。

（二）大力推动档案管理工作的信息化

如今的计算机技术越来越先进，各行各业都在推行信息化发展，对于事业单位的档案管理工作来说也是如此。将信息技术投入到档案管理工作中来，可以有效减少管理人员的工作量，运用智能化的软件可以提高档案管理工作的准确性，减少工作失误。事业单位在档案管理工作方面要注意升级现有的工作系统，提升系统的响应速度，优化档案处理方式，不断提高工作的效率。相比起传统的纸质档案，电子档案具备传递便捷的特点，而且可以节省很多的时间，有利于档案在不同地方的传递工作[3]。提高了档案管理系统的智能化，也要注意加大对工作人员的培训力度，保证工作人员可以对现有的信息系统进行熟练的操作。

（三）加大对管理人员的培训力度

对于事业单位的档案管理工作来说，管理人员自身所具备的工作能力以及工作态度将直接影响到工作的质量和效率，而目前的管理人员大多存在工作态度散漫的情况。因此，为了更好地推动事业单位档案管理工作的开展，就要努力提高管理人员的工作能力。首先在对管理人员的选择上，要聘用管理专业的人才，因为只有专业对口才能确保管理工作可以有效展开。其次在实际的管理工作中，要加大对管理人员的培训力度，要让管理人员学习目前较为先进的档案管理方法，鼓励管理人员之间相互学习，分享彼此的管理经验。定期对管理人员的工作情况进行考核，对于工作质量较高的员工要进行嘉奖，以此来调动管理人员的工作积极性[4]。

（四）实行绩效考核制度，提高管理质量

没有规矩不成方圆，对于事业单位的档案管理工作來说，完善的管理制度可以有效提高管理工作的质量。在完善档案管理制度的时候，可以实行绩效考核制度，对于档案管理人员的实际工作情况进行综合考核，对于考核不达标者要进行警示处理。由于档案管理工作无法在短时间内显示出效果，所以要制定一些硬指标，通过对这些指标的审查来考核管理人员的工作水平。对于不同部门员工的档案管理工作，可以实行责任落实制度，一个部门安排一个专门的管理人员，这样不但可以提高管理工作的有序性，还可以提高管理人员的责任意识[5]。随着信息化档案管理工作的不断推行，要针对性地完善有关信息化档案的管理方案，要对网上查阅个人档案以及转调档案的工作进行严格控制，防止出现档案丢失以及泄漏信息等事件。

四、结语

综上所述，新形势下事业单位要紧跟时代的步伐，针对档案管理工作中存在的各种问题进行积极改进，制定出更为合适的管理方案。事业单位领导人员要意识到档案管理工作的重要性，并加大对该项工作的投入力度，推动档案管理工作的发展进程[6]。同时要注重档案管理工作信息化的发展模式，提高档案管理工作的智能性，从而减少管理人员的工作量，提升工作效率。相信随着科技的不断进步，在管理人员的不断努力下，我国的事业单位档案管理工作会越来越好。

参考文献：

[1]刘宏.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].中外企业家，2020（05）：150.

[2]闫晨煜.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（18）：118.

[3]崔英姬.新形势下加强事业单位人事档案管理的有效措施[J].办公室业务，2019（10）：172.

[4]李铁玲.新形势下事业单位档案管理的质量保障体系建设探析 [J].科技经济导刊，2020，28（02）：189-190.

[5]李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（01）：147+149.

[6]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（24）：149+151.