浅析监理企业转型升级过程中提升合同管理能力的重要性及途径

乔亚男（山西协诚建设工程项目管理有限公司， 山西 太原 030009）

1 监理企业转型升级过程中提升合同管理能力的必要性

合同是平等主体之间建立、变更、终止民事法律关系的协议。市场经济活动中需要用合同来维护当事人的合法权益和社会经济秩序。建设工程合同是承发包双方为完成确定工程项目所指向的目标或内容，明确相互权利义务关系而达成的协议。在建设单位项目管理中，合同作为项目组织的纽带，是各参建方的最高行为准则，各参建方通过合同关系维系成一个整体。

工程合同管理是工程项目管理的灵魂，贯穿建设项目全生命周期。一个项目从策划到运营维护可能涉及到的合同，见表 1。

表 1 各个建设阶段的主要合同列表

表中每个阶段的合同区分两大类进行列项，其中：II类合同一般采用固定格式文本，条款上可以改进的地方有很大局限性，这类合同谈判签订过程中建设单位不占主导地位，属于建设单位合同管理的次重点；I 类合同中一般建设单位是主导方，不管是合作对象的选择、合同文本的拟定，还是谈判过程都占据了优势，是建设单位合同管理的重点，这类合同同样是全过程工程咨询企业的合同管理重点。项目在实际实施过程中，不管是 I 类合同还是 II 类合同，每个大类里面的每一种合同下都有可能存在几个到几十个的合同包，整个建设单位合同管理体系比较庞大，没有一定的管理能力和技术手段很难做好这项工作。作为项目管理灵魂的合同管理工作，不将其做为会引起各个目标的偏离，最终可能会造成达不到预期投资效益的后果。

《住房城乡建设部关于促进工程监理行业转型升级创新发展的意见》（建市 [2017]145 号）、《国家发展改革委 住房城乡建设部关于推进全过程工程咨询服务发展的指导意见》（发改投资规 [2019]515 号）都为监理企业的转型升级指明了方向，即发展全过程工程咨询。在实施全过程工程咨询前提下，作为建设单位委托的专业咨询团队只有具备较高的合同策划、谈判、履约跟踪监督、评价总结的能力，才能保证项目目标的实现。但是，目前多数监理企业因受实际业务经验等因素的限制，合同管理水平并不能达到这个要求，亟待提升。

2 监理企业提升合同管理水平的途径分析

2.1 储备一专多能复合型人才，进行全员合同法律意识培养

高质量的工程项目合同管理人才不仅需要懂技术、懂经济、懂法律，而且还要懂工程管理，还必须具备丰富的实践经验。目前监理企业懂技术、懂经济和工程管理且有经验的专业人才比较多，很多企业也配备有法务人员，但是深刻了解法律又有建筑行业技术知识经验储备的人员比较少，这一点不利于企业合同管理能力的提升。对于这种一专多能复合型的人员储备，建议可以采取外部引进、长期合作和培训等方式解决。

另外，合同管理只有全员参与，才能更好地得到实施，这就需要企业加强对内部员工进行法律知识培训和合同管理意识的培养。只有在更多地了解法律知识和提升合同管理意识之后，员工才能抓住合同管理的重点，才能在风险事件发生前或发生时及时处理，降低损失。

2.2 编写标准化合同文本，建立、完善合同管理制度流程，尽量达到事前风险控制的目标和提升管理效率的目的

2.2.1 编写标准合同文本，提升风险控制能力和管理效率

从企业内部抽出擅长投资管理、工程管理、设计管理、财税问题处理的员工与法律顾问组成团队，划分好职责，从各自的专业角度对合同文本进行审核（审核要点举例，见表 2），书面提出对合同文本的修正意见。文本起草人根据意见进行修改之后，再经由团队二次会审。标准合同文本应该根据后续合同履行情况、法律法规等外部环境的变化及时改进更新。

表 2 标准合同文本审核要点举例

全过程工程咨询涉及的合同类型比较多，监理企业可根据自身的发展目标和可能的业务范围进行策划，提前建立并不断完善各个种类的标准合同文本。这样有助于提升合同策划的效率，也在一定程度上降低了因合同条款描述矛盾、定义不清等而引起的管理风险事件。在此建议监理企业重点针对表 1 中的 I 类合同进行标准化文本编制优化。

2.2.2 建立完善合同管理的流程制度

（1）完善监理企业内部的合同管理制度流程

合同管理具有很强的协作性，不是依靠单一人员就能成功完成的，只有在各部门和全员协作配合下才能得到有效开展，而这个协作的过程就需要有明确的制度流程来规定各部门人员的职责范围、工作精细度要求、信息流转路线及要求、沟通协调汇报要求等。清晰明了的管理制度有利于提高管理效率，因此监理企业应根据企业内部部门的设立和职责划分情况，将合同管理工作细分落实到人，管理流程和信息流程要及时优化。

（2）针对具体项目，提前进行合同策划，建立、完善与参建各方之间的合同管理制度和流程

全过程工程咨询的合同管理不仅涉及监理企业内部的合同管理，而且还涉及与其他参建单位之间的信息沟通协调管理。这就要求全过程工程咨询服务企业根据建设单位的授权范围和自己与建设单位的合同管理能力，认真进行合同策划，合理解决问题。例如：本项目需要划分多少合同包；每种合同包订立的数量是多少，采用什么发包方式，采用什么合同文本；各个合同工作范围和时间怎么划分安排合理，是否进行招标，招标的顺序和进度如何安排；等等。同时，还需要在项目开展前就能与建设单位和其他参建单位将工作制度和流程制定出来，让各方人员照章办事。这样可以有效提升合同履约过程的跟踪管理效率。

2.3 从实践入手积累总结案例资料，提升自身合同管理水平，更好地为委托方提供合理化建议，不断拓展自己的服务范围，助力于企业的转型升级

合同管理涉及事前文本拟定、合同谈判、签约，事中合同交底、履约跟踪、争议处理、工程实施风险管理、履约过程中的定期评价和履约结束后评价，根据评价的结果再指导下一次的合同管理工作的循环过程。虽然每个工程可能出现的事件都不一样，但是我们依然可以总结提炼出经验方法用于规避相似工程的合同管理风险。

监理企业在工程项目管理过程中或者全过程工程咨询过程中，可以将每个项目实施过程中产生的变更、争议、目标偏离等事件记录下来，其内容包括：发生的原因、解决依据、用时长短、结论、合同文件中出现的问题等，形成自己企业的案例库。由专人定期对案例库数据进行分析总结之后，划分出可以转移或者规避的风险类及风险减少类，采取相应的调整或者备注标准文本等措施作出提示，以便降低后续项目的管理风险。在合同管理能力提升过程中学习他人的经验也是必需的，企业可以定期关注工程类的司法处理案例，从中学习提升自身的合同管理能力。

2.4 建立信息化的管理平台

全过程工程咨询过程中的合同相关方比较多，通过采用信息化的管理手段能显著提升管理效率。具体到合同管理中，一方面可以基于互联网协同工作系统实现各参与方的高效协同和信息共享，以提高合同履约跟踪效率；另一方面可以建立企业内部项目管理平台，用来更新、提炼、汇总各项目的实施信息数据库，联动建立企业的合同管理案例数据库、供应商分类名录、工程指标数据库等，用于自身管理的改进提升和下一次咨询服务的辅助决策。

《住房城乡建设部关于印发 2016－2020 年建筑业信息化发展纲要的通知》显示，未来建筑业将跨入基于 BIM技术、互联网、云计算、大数据、智能化、移动通讯等信息技术上的信息化管理时代，监理企业想往前发展，就必须适应这种变化，积极探索尝试。从现在的信息化发展水平来看，根据自己需要订制开发自己的信息管理平台已经可以初步实现。

3 结 语

全过程工程咨询作为监理企业转型升级的主要路径，尽管现在还处于政策积极引导，各地试点总结，相关法律法规不太完善的初期发展阶段，我们还是要看到它的发展前景，积极提升自己能力，迎接挑战。《2017 年建设工程监理统计公报》显示，监理企业全年的工程勘察设计业务、工程招标代理业务、工程项目管理与咨询服务业务、工程造价咨询及其他业务收入为 2 096.37 亿元，占监理企业全年营业收入的 63.88%，此类收入与上年相比增长31.78%。从这一数据可以看出，很多监理企业都在积极探索拓展自己的工程咨询服务业务范围，不断向真正的全过程工程咨询服务范围迈进。

全过程工程咨询本质是属于建设单位角度的项目管理，合同管理是其灵魂。在合同管理方面有短板的监理企业还需要积极剖析自我，发现问题所在，采取措施提升自己的合同管理能力和全过程工程咨询服务水平。