工程项目实行财务共享的问题及应对措施

郭志雄

摘要：目前，越来越多的建筑施工企业开始了财务共享的探索之路，但是新的管理模式在执行过程中必然会存在一些问题。本文主要是从建筑企业工程项目基层财务人员的角度，对实行财务共享后发现的相关问题及应对措施进行探讨。

关键词：工程项目;财务共享;问题;应对措施

引言

2013年12月6日财政部颁布的《企业会计信息化工作规范》第三十四条明确指出子（分）公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心。共享服务即是将分散的、重复性高且易于标准化的业务集中并重新进行流程再造和标准化，有利于企业统一的战略协调、信息分享，加强流程可视度及风险管理。由此可见，财务共享服务中心会给建筑施工企业带来业务流程标准化、财务行为规范化、降低各种风险、强化资金管控等一系列优势，所以越来越多的建筑施工企业开始了财务共享的探索之路，但是新的管理模式在执行过程中必然会存在一些问题。

一、工程项目实行财务共享后存在的问题

（一）项目内部沟通、学习成本提升，部分员工存在抵触情绪

实行财务共享之前，工程项目员工的报账手续较为简单，员工只需要将审批单附上合法合规的票据并经相关部门和领导审批后交由财务部门核算支付即可。以上流程容易掌握，但是实行财务共享后员工需用自己的共享系统账户填写和发起业务的表单，所填表单涉及会计科目、支付方式、资金计划类别引入、票据类型、税率、摘要等一系列内容，这些内容的填列在财务共享的初期给非财务人员带来了不小的挑战。由于施工企业人员流动性较大、年龄结构不一致以及文化层次不同，导致员工操作起来比较困难且容易出错，即使表单填列正确，还需要扫描报销资料并进行编号上传至财务共享中心，这些报销流程走下来会给项目财务工作带来较为消极的评价，部分人员会认为项目财务报销流程过于麻烦及烦琐，以至于在业务开展时会存在消极怠慢的情况，尤其是涉及需要员工事先垫付部分资金的业务。项目财务人员针对以上出现的情况，一是需要花费足够的耐心和时间给非财务人员进行沟通和解释;二是需经常组织非财务人员对相关共享业务进行培训学习，导致学习成本的上升。

（二）項目基层财务人员与共享中心人员在远程业务的沟通成本较高

在财务共享的模式下，项目财务人员作为一线人员，直接与现场业务人员接触，对分包结算付款、材料采购、机械租赁、竣工结算等信息掌握得更为全面。但共享财务人员远离现场，且需按照既定的流程节点来操作各项业务，使得有些较急的付款、账务调整等业务处理需要现场财务人员花费较多时间与共享财务进行及时沟通和详细解释，这些都会给工程项目基层财务人员带来较高的沟通成本。

（三）财务共享模式下部分业务的审批流程较多，操作复杂

建筑施工企业实行财务共享中心的目的之一是有利于提高企业财务工作的效率、降低财务工作的成本，但就当前工程项目基层财务工作来看，财务共享中心部分业务的审批流程较多，操作较为复杂。现以项目安全生产费支出的业务结算为例，在实行财务共享之前，一项安全生产费结算的入账需要合约部从协作单位取得发票，并附上相对应的安全生产费结算单及安全生产费投入清单，依次由协作单位负责人、安全部、合约部、财务部、项目经理等签字就可以交到项目财务作为入账依据。但是实行财务共享之后，以前的全套纸质版资料依然需要提供，并且需扫描提单到财务共享中心，在这个过程中要生成一笔安全生产费结算的凭证需要经过如下流程：

合约部门制单员在共享系统填写安全生产费结算表并提交→扫描资料并根据编号命名上传至共享系统→提交项目财务初审→合约部门主管审核→财务主管审核→项目安全负责人审核→项目经理审核→共享中心稽核→共享中心复核→生成凭证。

以上流程中的每一个节点都需要相关人员进行操作，其实这笔安全生产费的结算，项目部相关部门负责人及领导已经在纸质版文件会签并审核过，但是实行财务共享后还需在财务共享流程上再审核一遍，造成一笔经济业务的审批流程重复化。又比如在项目部月末、季末、年末出具报表时，根据完工百分比法确认收入、成本也都需要相关部门领导和项目经理审批，由于此类业务处理的专业性，在成本已经确定的情况下，确认期间主营业务收入和成本是项目基层财务人员的职责，项目财务人员提单，共享中心审核即可。

（四）基层财务人员在基础工作方面耗费较多的时间和精力

实行财务共享的目的之一就是能较大幅度的提升财务工作的效率，让基层财务人员从烦琐、重复的事务性工作中解脱出来进行更深层次的财务管理工作，从而进一步提升财务人员的价值创造。现以某财务共享中心2019年9月份付款时效性举例（见表1）：

2019 年 9 月，某财务共享中心完成资金付款单、通用报销单及差旅费报销单付款共计 4385 笔，付款流程平均总时间为 8.33 天。单据流程的时效性会影响原始凭证整理归档的时效性，一笔单据发起后原始资料就已经给到了项目财务，随着时间的推移，由于记账凭证没能及时生成导致原始资料不好整理归类，造成原始凭证越积越多，财务人员后期需要耗费较大精力来整理凭证。当一笔业务有误中途被共享中心退单则会比较麻烦，需要财务人员从原始资料中找出对应附件给单据发起人进行补充扫描，实际操作过程中更多的情况是财务人员帮忙实现这个任务，一是因为要求项目部业务人员从施工现场赶回来补扫不现实，二是因为需补扫情形及出现的问题，项目财务人员更清楚，由财务人员操作效率会更高。如是退单情形，项目财务人员则需要把附件资料全部找出来退回单据发起人，重新走共享流程。

所以，基层财务人员在繁重的资料上报、扫描、单据流程跟进、原始资料及会计凭证的整理归档中耗费了大量的时间和精力，难以进行深层次的财务管理工作，不利于企业和个人的发展。

二、工程项目财务共享的应对措施

（一）鼓励冲突领域的对话和全员参与，加强人员的培训与学习