加强基层档案管理工作的有效措施

邵继仁

摘要：基于新时期的背景之下，档案管理工作的重要性也得以凸显。如何加强基层档案管理工作，全面发挥档案的使用价值，是基层档案工作者应当思考的问题。本文就基层档案管理工作中常见的问题进行阐述，并提出针对性的改进措施，以能够使得档案资料更好的服务社会和群众。

关键词：档案管理;加强;措施

基层档案是由基本的人事档案和各项基层管理工作的过程资料组成，其是基层工作开展的重要资料。加强基层档案管理工作，不仅能够促进基层文明管理，还能够发挥档案价值，解决基层矛盾。

一、基层档案管理工作的主要问题

（一）组织管理方面

1.档案部门工作职责不明确。虽然大部分的基层档案管理部门已经制定了专门的工作制度，并要求工作人员严格执行。但是由于相关职责没有落实到人头，甚至个别档案管理人员身兼数职，从而造成了基层档案管理工作流于形式，出现问题的时候追究不到责任。

2.对档案管理工作重视程度不足。部分档案管理人员对于档案管理工作认识不够深刻，其应用价值了解不足，在实际的工作过程中，态度不专一，没有将档案工作摆在应有的位置对待。与此同时，在工作的时候马马虎虎，投入的精力较少，以至于在工作中出现了不同程度的問题也不能及时发现并解决，在有效管理上相对弱化。

3.档案管理制度不健全。一方面是个别基层档案管理部门所建设的制度和现实还存在一定差距，尤其是针对档案工作中的保密、鉴定销毁、应急预案等方面没有完全覆盖到。另一方面是个别单位虽然有完善的管理制度，但是缺乏一定的适用性，从而限制了基层档案管理工作的开展。还有些工作人员没有严格按照制度进行检查和登记，档案借阅手续不完善、填写不规范，都制约着档案管理工作质量的提升[1]。

（二）业务工作方面

1.档案工作操作不规范。一是工作人员在收集档案资料的时候，收集不齐全，使得档案资料出现遗漏或失真现象;二是归档规范性问题突出，只是凭借自己的工作经验进行分类、装订、归档，反映出对工作文件的学习不到位;三是针对一些科研资料、技术资料的收集时，没有按照规定要求进行鉴定、整理、归档、移交。

2.档案没有统一管理。由于在个别基层档案管理部门中，保管条件有限，甚至个别档案还由其形成部门自行保管。同时，针对档案管理没有编制成统一的检索目录，相应的登记手续和审批不够完善，使得二次调阅的效率大大降低，鉴定销毁流程不完善等。

3.档案保管利用等方面问题较多。一是体现在档案的收集上把关不严，没有规定统一的格式要求，使得归档的文件不够统一规范。二是档案接收审核把关不严，个别工作人员没有办理清点签认手续，使得接收到的档案并不符合归档要求。三是调阅利用程序不够严谨，安全保密措施没有做到位，尤其是体现在档案工作价值的典型利用效果收集归纳差距较大。四是安保制度执行不到位，没有建立专门的检查制度，也没有派遣人员定期巡视，缺乏一定的应急预案，造成了档案发生泄漏等安全隐患时无法第一时间有效处理。

（三）设备设施方面

随着信息技术的飞速发展，加快档案工作信息化建设是基层档案工作的重中之重，基层单位必须要加大资金和设备的投入力度，购置相应的办公设备等，并安装阻燃窗帘、防盗门、摄像头等安全防护设施。而个别基层档案管理部门由于资金不足，造成了设备设施滞后，防潮、防霉、防虫、防高温等基本“八防”措施无法满足[2]。甚至个别偏远地区的库房、阅览室和工作人员办公室都没有隔离分开，大大增加了档案管理的安全隐患。

（四）队伍建设方面

由于个别单位领导对于档案管理的重视程度不够，在一定程度上忽视了档案管理队伍的建设，使得档案工作人员不管是在专业水平还是操作技能上都不能够满足档案管理工作的开展需求。再加上个别档案管理部门的工作人员是由其他部门的员工兼任，没有招聘专门的员工参与工作，从而使得档案员工的自我管理意识较差，对档案工作的认识不够深刻，大大降低了档案管理工作的效率和质量。与此同时，档案管理工作本身就比较单一枯燥，且工作人员每天都要面对大量的信息数据，如果工作中不够严谨认真，缺乏对档案管理的经验，那么就会降低信息数据的准确性。

二、加强基层档案管理工作的有效措施

（一）完善档案管理制度

由于基层档案管理工作比较繁杂，涉及资料较广，这对于档案管理人员也提出了更高的要求。在日常管理工作中，上级领导应当制定针对性的规章制度，要求工作人员严格执行，构建完善的管理体系，确保各项工作规范性的进行。立足于宏观角度上，以国家颁布的法律法规作为基础，深切剖析档案管理中存在的问题，让档案管理工作更加的清晰化和规范化。针对档案的各个种类，要实施分开管理，不断丰富档案管理的类别。根据各个部门的档案信息数据，加强部门之间的交流沟通，确保各个部门能够在第一时间上交各项资料数据。实施严格监督制度，将各项工作细化，开展合理分工，确保每一位工作人员都能够保质保量的完成自己的工作任务，并深刻认识到真实性才是档案管理工作的核心内容。由专业的管理人员对档案信息进行收集和分类，对于任何人有调用档案的需求，也要严格按照规章制度进行登记审查，不能够随意操作。

（二）开展档案审核复查工作

个别档案人员可能存在着档案管理工作可有可无的错误认识，觉得档案管理只是一个简单的收集资料工作，所以常常由于操作不规范，及其他多方面因素影响，使得档案资料可能存在不完整、遗漏等现象。因此基层档案管理部门应当强调二次审核复查工作，自上而下对部门内进行整改。将档案工作中的各项条例细化，明确哪些员工应当负责哪些板块，并制定出档案审核复查的工作通知文件。加大档案复查工作的培训力度，采取实践操作等形式不断提升档案人员工作的规范性和熟练性，有效的避免资料遗漏情况的发生。对存量档案进行数字转换，将档案资料按照存档的目录进行扫描输入。同时，要兼顾电子档案的清晰度，提高电子档案的分辨率等，使得档案资料符合一定的存档标准。档案管理者还要对档案资料进行统一的编制，通过规范化的文档目录，为方便日后的提出利用奠定基础。注意将电子档案的格式进行规范，全面考虑到电子文件的统一和数据的共享，有效避免重复建设而造成的资源浪费[3]。

（三）引入先进设施设备

首先，基层档案管理部门应当注重信息化建设，积极借助大数据、云平臺等，加大投入资金，强化基础设施的建设，提升档案工作质量和效率。通过引入计算机、打印机等设备，定期更新各项软件，提前做好财政预算工作，才能够使得设备设施满足档案管理的需求，档案的整合与反馈才能更加准确与有效。其次，对于档案工作人员，需要在上岗之前对其实施专业化的培训，让其对每个设备设施足够了解并熟练操作。做好日常维护管理工作，设立相应的身份验证码和防火墙等，定期对电脑杀毒更新，确保档案资料的安全性。尤其是对于个别重要的资料，还要加密，对其进行差异性存贮。工作人员还可以将档案氛围短期、长期和永久三个部门，由此有效避免信息外泄，提升档案的保密程度。最后，为了提升调用次数，档案管理部门还要建立云端共享服务器，按照审查等级进行划分，要求每个工作人员建立专门的档案查阅账号，由此不仅能够加强信息数据的共享程度，还能够切实发挥其利用价值。

（四）打造高质量的档案管理队伍

高质量的档案管理队伍是基层档案管理工作质量保证的重要支撑，部门领导应当积极重视人才的培养，加强对档案管理工作的重视程度，并聘请专业的人员对档案工作实施科学有效的管理。提高档案管理部门的招聘门槛，选择专业水准高、职业素质高的人员上岗，并适当提升其工资待遇，避免人才的流失。通过定期的培训活动，制定详细的培训方案，不断提升管理人员的综合能力，积累更多的工作经验。鼓励广大档案管理工作者创新日常工作，全面发挥信息技术的应用价值，并将其融合到档案管理工作中，在减轻工作负担的同时，提升数据的准确性。制定相应的惩罚制度和激励制度，督促每一位档案管理人员在工作中保持认真负责、恪尽职守的工作态度，将档案工作进行统一有效的管理，切实提升其工作质量，为基层档案管理工作的稳定发展奠定基础。此外，还要增强工作人员的安全意识和主人翁意识，学习《保密法》等相关规定，在工作中树立安全保密意识，并能够严格按照工作流程审批档案，不随意对外泄露[4]。

结语：

总而言之，基层档案管理工作虽然看似简单，但是其也承担了重要的工作使命。随着信息技术的飞速发展，档案管理工作也应当朝着信息化建设迈进。基层档案管理部门应当积极重视其应用价值，通过多个层面加强改进力度，结合自身实际发展情况，完善相应的制度和措施，利用先进的信息技术和科学有效的管理机制，推动档案管理工作质量的提升，实现其信息化、可视化和智能化。

参考文献：

[1]吕艳宁.新时代加强基层党建档案管理的探讨[J].办公室业务，2020 （05）：11-12.

[2]许丽.基层单位档案现代化管理工作的思路[J].兰台内外，2020 （12）：54-55.

[3]段文龙.浅析档案管理中存在的问题和解决办法[J].陕西档案，2020 （02）：50+49.

[4]王娜.如何做好基层档案管理工作[J].国际公关，2020 （03）：171-172.