水利工程档案管理信息化建设思考

陈红

摘 要： 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等各种载体形式的历史记录。既是工程建设过程中的真实记录，记载着工程建设过程中成功的经验和失败的教训，具有重要的凭证和依据作用;同时，对其他工程而言，也起着重要的借鉴作用和参考作用，为国家的长远建设发展服务。特别是各行各业都高质量发展的新时代，具有全局性、战略性的全国重点水利工程，档案管理工作高质量开展更显紧迫和重要。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对水利工程档案管理信息化建设思考提出了一些建议，仅供参考。

关键词： 水利工程;档案管理;信息化建设;思考

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）09-0297-02

引言：水利工程档案管理信息化建设从实际使用需求出发，体现水利特色，提高了档案管理效率，为其他大型水利工程提供了可借鉴的经验。档案信息化管理是实现现代化管理的要求，也是未来水利工程档案管理的发展方向。大中型水利工程应及时转变档案管理理念，在工程开工之际尽早实施档案信息化管理，实现档案管理现代化、智能化，提供更方便、快捷、高效的档案管理与服务，提高档案管理水平和效率，为今后档案高效利用提供便利条件。

1 水利工程档案分类

（1）立项文件材料。包括水利工程立项的有关文件、项目年度申报、批复文件、项目建议书、工程许可证、可行性研究报告及附件、调查资料及工程评估研究材料等。（2）建设用地、征地、拆迁文件材料。包括工程选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案、建设用地规划许可证及附件、国有土地使用证等。（3）勘察、测绘、设计文件材料。勘察设计承包合同、工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、工程设计工作报告、水土保持方案及批复、环境影响评价报告及批复等。（4）行政主管部门对工程的规划、施工许可证、审批意见、竣工验收等文件材料。（5）水利工程勘察设计、施工、监理招投标、定标、预结算文件材料。包括相关文件、合同、协议、委托函、设计、施工及技术图纸和说明、设计计算书、开工审查表、概算、预算、审计文件。（6）水利工程管理对建设、监理、施工机构及负责人的任命书。（7）其他需归档的文件。在工程实施过程各个阶段的图片、音像、图纸、光盘、磁盘备份等资料。认真做好水利档案管理，确保工程档案合法、真实、全面、完整，及时掌握第一手资料及水利工程各阶段文件、政策法规，正确指导水利工程日常的运行工作。

2 水利工程建设档案信息化的驱动因素

（1）以往的水利工程建设档案管理大多以传统的纸质载体与图片、音视频等材料为对象，档案载体形式多样、信息内容构成复雜，导致水利工程建设档案的收集、整理、编目、鉴定、保管及统计等基础业务工作均需由手工操作完成，其过程环节极为繁琐、耗费时间极大，影响到管理人员将业务重心与时间精力投入到水利工程建设档案的开发利用领域。实施水利工程建设档案信息化可以使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，把业务重点和时间精力转向档案信息的开发与利用领域，从而提高水利工程建设档案管理的效率。（2）水利工程建设档案信息化有助于将来源主体分散、载体形式多样、信息内容固化的档案信息转变成为具有逻辑链接、彼此互通等功能的数字档案信息资源集合，在计算机与网络环境的支撑下，提高水利工程建设档案的管理水平与服务能力。（3）现代信息技术的普及应用已成为当今社会的主流发展趋势，得到了社会的高度认可，包括水利工程建设档案管理在内的整个档案工作亦应顺应社会发展的实际需要，将自身的业务工作纳入社会发展的整体洪流之中，真正成为社会发展的成员，与社会发展同步。

3 水利工程档案管理信息化现状分析

3.1 档案信息化管理重视程度不足

水利工程档案本身涉及的内容宽泛、数据量大，需要大量先进的电子化、信息化管理设施，解决人工管理模式效率低下的问题。但是，由于档案管理人员未能充分认知到信息化建设的重要性、未能开展信息化管理的探索、工作人员没有对国家政策和相关文件内容进行深度的学习以及缺乏资金投入无法及时建立先进科学的档案信息化管理体系及平台等，导致不能在实际工作中充分落实信息化管理的目标。

3.2 档案经费投入不足，保存条件简陋

档案库房、设备、信息化建设等是重大水利工程档案建设的重要硬件保障，需要有一定的资金投入，但在实际中有的项目法人、参建单位及分包单位为了节省资金，并未给予足够的档案经费投入。一是未设置专用的档案库房，把档案柜混放在办公室，或者把办公室隔出一定区域作为档案库房，有的甚至把杂物间作为档案存放的基地。二是达不到“十防”的要求，恒温恒湿设备等档案保护设备较少。三是开展音像档案、电子档案的设备缺少，缺少符合档案工作要求的照相机、摄像机等相关设备，相当一部分照片、音像是以手机拍摄的。四是开展档案信息化建设所需要的专业软件等在参建单位中很少见到，归档、整理和查找利用仍是手工为主的传统方式，管理手段落后于时代的要求。

3.3 未实现制度化管理

水利工程档案管理工作烦琐庞杂，档案整理归档不规范、资料欠缺残损等问题层出不穷，对水利工程档案管理工作质量产生了严重影响。而产生上述现象的原因很大程度上是因为档案管理体制不完善，没有可行的档案管理制度，或制定的制度仅仅是为了应付检查，内容流于形式。另外，单位体系不够健全，组织分工不明确，没有有效的监督机制对制度的执行情况进行制约，从而导致对制度的执行力度不强。最终，档案管理工作松散无力，不能有效发挥对工程建设的保障性作用。

4 水利工程档案管理信息化建设的思考策略

4.1 完善水利工程档案信息化管理的软硬件设施

档案信息化管理离不开先进的信息化管理软硬件设施及平台。信息化时代，水利工程项目为了能够紧跟时代步伐，大力发展信息化、数字化档案，从而科学归档水利工程档案信息，就必须做好前期顶层设计，搭建水利工程档案信息化管理系统平台，科学制定管理流程及内容。同时，随时科学技术和信息化技术的不断发展以及水利工程建设项目的大型化、复杂化，能够保证档案信息化管理平台不断拓展，使得档案信息化管理与水利工程建设项目的发展相适应，根据实际情况购买相关的硬件设备和软件设施，给信息化管理提供更好的设备支持，避免平台因拓展性差、兼容性差等，早期便形同虚设，起不到应有的作用。因此，在推进工程档案信息化的过程中，效益首先是摆在第一位的，购置水利工程档案信息化管理的软硬件设施应在档案信息化管理体系的顶层框架下，统筹规划、精心布局、科学安排，避免盲目投资和重复建设，应该明确不同阶段的目标、任务和对策，做好整体部署和规划，有条不紊地推进实现。最大限度的以有限的资金投入不仅能够满足现在的档案信息化管理需求，而且能够为后期的扩容、改造等预留空间，从而全面提升档案资源不同阶段的充分共享，发挥档案信息的最大价值。

4.2 构建大数据档案资源平台

目前，要加快建设更加统一和开放的档案资源共享平台，对其中的功能予以完善和优化。一是应当借助于大数据技术来推动水利档案材料的整合，进一步挖掘信息技术的功能，对档案资源共享平台予以优化，让其能够带来更加便捷的档案利用服务。二是应当让更多实现数字化的档案资料都能统一纳入到共享平台来，进而推动水利工程项目档案信息化建设的深度发展。除此之外，水利档案信息化并非是仅仅将纸质档案实施数字化，还需要制定统一的格式规范，根据具体情况，在档案信息录入时严格按照统一的格式、目录以及编码进行输入，唯有确保档案格式的统一，在后续的查询使用时才能够更加便捷。

4.3 落实档案信息安全管理

推进落实水利工程项目档案信息化建设工作，应当强调安全管理的重要性。对关键档案资料开展好备份工作，确保档案资料不遗漏，促进档案信息管理系统安全级别的提升，及时对数字档案资源的管理平台和系统予以更新升级，防止安全事故的出现。一是应当组织开展针对档案管理人员的培训活动，确保档案管理人员可以树立较强的安全意识，充分掌握数字档案的安全保护技术，定期组织开展安全检查活动，发现漏洞后及时上报并实施相应对策。二是应当构建更加完善的安全管理机制，确保安全责任贯彻落实，将档案信息化安全管理活动纳入到议事日程。三是要加强数字化档案管理安全宣传，组织进行多元化的安全教育宣讲，不断增强相关人员对数字化档案安全的重视度。四是应当构建具有可行性的应急处理机制，根据水利工程项目档案信息化建设管理工作的实际情况，拟定符合实际情况的安全应急预案，做好突发性事件的处理。

4.4 加强对水利工程档案管理信息化工作重要性的认识

要加强对档案管理信息化工作的宣传教育力度。一是加强对参建单位的宣传教育力度。组织深入学习与贯彻档案管理工作相关的法律法规、部门规章及相关文件精神，让参建人员认识到档案管理工作在项目建设各个阶段的重要作用和所能发挥的社会效益和经济效益，提升参建人员，特别是档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，激发他们主动做好档案管理工作的积极性。二是加强对档案管理工作的监督检查力度。要建立完善的水利工程档案监管标准，充分利用好稽察手段，实现档案管理工作检查的常态化，用检查来督促各参建单位重视档案管理工作，把做好档案管理工作的责任层层传导，树立档案管理工作重在平时的观念。

4.5 建立档案信息化管理系统

目前市场上有很多档案管理系统，大多数是将文件采集、文件归档、档案检索、档案统计、档案借阅等功能集中于一体，属于档案通用型系统，系统的模板相对固定，灵活性较差，不能针对某行业或某类型档案特别定制。纵观峡江水利枢纽工程档案管理过程，在立卷归档过程中由各参建单位独立完成，由于参建单位数量较多，难以管理，不便在档案系统上分别著录归档，故峡江档案信息化管理系统可在文件采集、在线著录等功能上予以简化，着重于档案数字化后的数据录入、档案分类管理、档案检索利用等功能。

4.6 加大设施投入

开展水利工程建设档案信息化，必须不断完善和优化基础设施与信息环境。在水利工程建设档案信息化过程中，要多方筹措，争取必要的经费投入，加大基础设施建设、完善信息环境，包括网络系统的建立、软硬件的配置、数据库的开发等，通过不断完善、优化基础设施建设，推动形成良好的信息环境，力求将水利工程建设档案的全部信息内容纳入水利工程建设档案信息化系统之中，实现科学管理水利工程建设档案、有效利用水利工程建设档案的“理想愿望”高质量地推动水利工程建设档案信息化的实施步伐。

4.7 加强信息化建设提高档案服务水平

改变档案管理传统观念，融入信息化思想，推进数字化建设，增设档案管理制度，运用档案管理系统，建立案卷级和文件级目录数据库，提高档案的利用率及管理水平。

结束语：综上所述，档案管理工作是水利工程项目建设管理工作的重要组成部分，事关工程的建设施工和运营管理。做好档案管理信息化工作，不仅可以提高工程建设的质量和效率，而且可以为以后留下参考依据。要做好新时代的水利工程档案管理工作，就要提高对此项工作的认识，加速人才培养，建立健全管理制度，利用信息化技术，实现水利工程档案管理信息化对各类水利工程的全覆盖，提高档案管理的价值，促进档案管理信息化工作的不断发展。

参考文献

[1] 陈磊.分析水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施[J].地产，2019（19）：111.

[2] 梁小荣.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].办公室业务，2019（12）：77.

[3] 尚彥伯.水利工程档案管理信息化建设的思考[J].农业科技与信息，2019（03）：103-104.

[4] 卜芸芸.水利工程档案管理的信息化建设[J].兰台内外，2018（05）：3-4.

[5] 袁园.水利工程档案管理信息化建设思考[J].农民致富之友，2018（18）：245.

[6] 周红梅.水利档案信息化管理现状及对策[J].水科学与工程技术，2018（03）：93-96.

[7] 张琪梅.水利工程档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2018（06）：84.

[8] 陈芝兰.新时期水利档案管理信息化建设相关思考[J].四川水利，2018，38（06）：115-117.

[9] 钟小鹏.水利工程档案管理的信息化建设[J].兰台世界，2018（S2）：160-161.

[10] 孙立夫.水利工程档案管理信息化建设的思考[J].江西农业，2018（15）：55.