浅谈如何做好企业档案信息化管理工作

张海燕　范捷

摘 要： 在我国经济实力逐渐壮大，科学技术不断创新的今天，档案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。

关键词： 企业档案;信息化;管理工作

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）09-0296-01

引言：近年来，我国社会经济持续发展，众多企业获得良好的发展，企业档案管理工作的重要性异常重要。企业档案管理信息化建设就是以当前先进的信息技术为载体，构建符合本企业实际的档案管理体系，旨在通过系统组织档案信息资源，进一步实现企业档案信息管理的安全、高效，省时省力，在促进企业更高效地开展管理工作的同时，在一定程度上提高企业的核心竞争力。

1 现代企业档案管理实现信息化的意义

信息化的手段作为当前时期企业档案管理工作的主要实现途径，有着极其重要的作用。首先，有助于提高档案的安全稳定性，将传统的纸质档案经过处理转化成电子档案的形式，加密储存于硬盘中，并做好备份处理，不仅减少空间的占用，通过安全网络传输数据，避免了文件丢失毁损的问题。其次，有利于减轻管理人员的工作强度，改变传统人工收集、整理、编辑的模式，只需一次数据档案录入，就可以重复查询使用。再者，有利于提高档案管理的工作效率，传统的纸质档案管理程序冗繁，效率低且容易出错，而信息化运用科学的处理方式，大大提高了工作的效率。

2 基于信息化背景的企业档案管理改革措施

2.1 完善档案信息化管理系统与制度

企业在大数据时代不断改革，档案信息化管理是企业发展的必然趋势，所以档案信息管理系统就是必然存在的。建立完善的档案信息管理系统，需设置多种储存格式与方式，方便多种办公软件的查看与使用;可扫描并上传纸质文件，网络中实现双重备份，系统中实现资源共享，更加方便各部门人员对资料查阅与使用。而档案信息化管理制度也是必须建立的，企业需根据本企业的发展方向，积极学习其他优秀企业的先进管理经验，在积极整理内部资源后，建立严格的档案信息化管理制度，建立由企业高管直接管理的档案信息化部门，帮助档案馆有充足的资源保障及权限，日常管理中还需不断探索帮助完善管理制度。不断完善企业档案信息化管理系统与制度，在计算机下帮助管理人员处理繁琐的工作，减轻人员负担，提高了企业内部运行效率，帮助企业稳步发展。

2.2 完善企业档案管理信息化建设的硬件、软件技术设施

硬件技术和设施的完善，需要企业根据自身功能需求，购置和安装配套的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。软件技术和设施的完善，则需要企业立足现实管理状况，围绕原有的企业档案网站，构建档案管理系统，进一步开发和利用更多的功能，争取使档案管理信息化向智能化方向发展。企业档案网站是现实中档案管理部门的线上模式，在档案管理系统构建过程中，要注重档案工作的细化，根据需求查詢相关档案信息以及关键功能服务的开发利用等。同时也要根据企业档案信息的实际调整和改变，不断更新网站上的档案信息，以便企业用户随时查找和了解所需的档案信息。

2.3 重视档案信息管理安全系统建设

倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。

2.4 加强电子档案信息安全评估

档案信息化管理中心在电子档案信息安全建设过程中必须加强信息安全风险预判。通过有效地进行风险预判，提前发现风险因素或风险漏洞，做出有效防范，更大程度地保护电子档案信息安全。档案信息化管理中心需要充分利用先进的保护技术，对存储介质、基础设施等进行全面性保护，构建出一个完整的电子档案信息安全屏障，防止电子档案系统受到非法入侵、网络攻击等。

2.5 提高档案服务能力

企业档案管理工作能为企业决策者提供全面、详细、具体的信息资料，有助于企业更好地完成运营管理活动，提高管理效率，促进企业的发展。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，服务内容有限，很难发挥档案信息的作用，造成企业不重视档案管理工作。因此，必须优化和提升档案服务能力。第一，优化现有档案服务功能。当前档案管理的主要功能是档案资料的借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，可以借助数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，提升服务效率，便于利用。此外，还要根据企业发展的需要，加强信息技术的应用，开拓更多的服务功能，提升档案管理系统的服务水平。第二，加强新功能的开发和应用。企业要在确保档案信息安全的基础上，科学梳理档案信息，并根据部门开放相应的档案信息调取权限，使更多的企业人员能够利用档案信息，提升档案信息服务范围。

结语：在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。

参考文献

[1] 李宜锋.新形势下企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2018（8）：80，91.

[2] 岳玲.强化企业档案管理信息化建设的方法[J].时代金融，2018（2）：150，156.