推进事业单位档案的规范化管理的路径

摘 要：目前，事业单位在发展过程中的档案资源数量不断增加，面对大量的档案资源，工作人员需要通过规范化的管理方式来保证档案管理工作的开展效率，以此来使档案管理工作更好地适应事业单位发展的战略目标。规范化的管理，还可以对如今事业单位档案管理中存有的问题进行有效处理，从而保证事业单位档案的可靠性、安全性。

关键词：事业单位;档案管理;规范化

事业单位档案包含了单位发展的历史资料及人事档案信息，其在实际中对单位的发展有一定的影响。因此，为了充分开发档案的价值，事业单位需要加强规范化管理工作，使档案管理工作规范化、标准化，并达到有效提高档案利用率的目的。本文分析了对事业单位档案进行规范化管理的要求及管理方向，在此基础上提出了推进档案规范化管理的措施。

1    事业单位档案的规范化管理要求

1.1  对档案收集的规范化管理

档案收集是档案管理工作的基础环节。档案收集的质量与其后续管理工作的开展有着直接的联系，因此，需要对档案收集进行规范化管理来保证其整理及鉴定等工作能够顺利地开展。为此在实际中需要明确档案收集的各项内容及流程，按照制度的要求来确认具体的档案收集范围，避免在档案收集过程中出现疏漏，以此来规范档案收集工作的内容[1]。

1.2  对档案整理的规范化管理

完成档案收集后，工作人员需要及时对档案资料进行整理来分类、组合及编制，从而为档案的归档提供依据。同时，加强档案整理的规范化管理能够保证档案资料的清晰化、条理化，在档案整理过程中应根据规定要求进行编目，使档案资料的分类更为清晰、明确，有序的档案资料可以使档案的查询及使用更为高效[2]。

1.3  对档案鉴定的规范化管理

档案鉴定工作的开展主要是为了确认档案资料的价值，同时还需以档案内容为基础来确认具体的档案保管期限，根据档案资料的类型来制定保管期限表，按照规定要求执行各项档案鉴定流程;对于价值不高及超过保管期限的档案资料需要及时销毁，避免不具备保管价值的档案资料影响档案管理工作规范化开展。

1.4  对档案保管的规范化管理

档案的保管质量影响其规范化管理，保管的失误会使档案利用率降低。高效化的保管会提升档案价值，提高档案的利用率;低效化的管理会造成信息的泄露，影响事业单位的健康发展。档案的管理应该环环相扣，档案管理人员和保管人员应相互沟通，确保其有序开展。

2    推进事业单位档案的规范化管理的策略分析

2.1  提高对档案管理的认知

事业单位各级领导和职员应高度重视档案管理工作，加大对档案管理工作的重视力度是档案规范化管理的前提。因此，应该加强档案管理工作的宣传，使本单位人员进一步认识和了解档案管理，意识到档案规范化管理的重要性。应配备专人管理档案，制定奖罚分明的长效机制，调动工作人员积极性。还应该加强对档案管理工作人员的管理，定期听取其工作进度报告，对于存在的问题及时进行总结。

2.2  健全档案规范化管理制度

档案管理制度需要结合事业单位的发展需求、发展情况进行细化及完善，以此来推动其向规范化管理的方向发展。首先，及时清理过时的制度。根据事业单位发展需求建立适合单位发展的档案管理制度，坚决杜绝不规范的档案管理行为。其次，明确档案管理中工作人员的具体职责。通过此项措施，保证各项规章制度在档案管理活动中都可以得到有效落实，通过职责的明确，对管理人员的行为进行有效约束，从而为实现规范化管理提供基本保障。最后，建立科学、合理的监督机制，对档案管理工作進行全面监督，以引导其向规范化的方向发展。

2.3  加强档案管理的信息化建设

现如今，在事业单位档案管理工作中，信息化建设已经成为发展的必经道路。采用信息化建设，可以对档案管理的模式、方法等进行全面的改进，实现信息化、现代化的管理要求，为提高档案管理的执行效率、执行质量提供一定的帮助。首先，单位需要为档案管理信息化建设配备先进的硬件设施，这样可以有效地加强对电子文档、影音图像等的收集及管理。其次，制定符合信息化建设要求的管理体系及管理内容。这使档案管理工作在开展中可以更为高效地对信息技术进行利用。最后，加强纸质档案与电子档案的同步管理。在档案管理工作中，需要及时对档案信息进行数字化处理，利用档案管理系统来对档案进行收集、分类、归档。

2.4  加强对档案管理的保密工作

在事业单位档案中含有大量与事业单位发展相关的重大决策及方针政策，这也使许多档案资料具有一定的机密性。针对此种情况，档案管理需要加强保密工作来避免档案出现泄漏问题。档案管理人员应以《保密法》的要求为基础，开展档案资料的保密工作，以档案资料的类型来确认其具体的保管期限。对于超过保管期限的档案资料需要上报，并在上级领导批准后由鉴定部门来确认档案资料是否符合销毁条件，之后由多个人员参与档案资料的现场销毁过程。需要在档案管理中，针对事业单位档案的不同密级程度来确认使用权限，加强对使用对象、使用范围的监管，并且机密文件的查阅仅限于阅文室内查阅，不可对机密文件进行抄录、复印、拍摄等。

3    结语

针对事业单位档案所具备的高价值特征，需要科学地开展规范化管理工作来避免档案出现泄漏、损坏等问题，为档案的安全性提供基本保障。现如今，事业单位档案管理工作受多种因素的影响，仍然存有一些不足，因此，需要科学地对管理理念、管理制度、管理方法等进行革新来提升档案管理效率，以规范化管理为基础来完善档案管理体系，从而保证档案管理可以高效化实行。

[参考文献]

[1]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）：56.

[2]冯娅.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].文化创新比较研究，2019（16）：17-19.

作者简介：吴艳（1980— ），女，汉族，黑龙江齐齐哈尔人，学士。