做好文书档案管理工作的实践策略分析

曹聪

摘要：本文首先阐述了事业单位文书档案管理现状，接着分析了做好文书档案管理工作的实践策略。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：文书档案管理;实践策略

事业单位在运行的过程中，文书档案的管理工作占据着非常重要的地位，同时也是事业单位发展中资产重要组成结构，对我国事业单位发展具有特殊意义。伴随着我国市场经济的快速发展，文书档案工作的管理难度大大提升，管理内容也在逐渐增加。因此，加强对文书档案管理工作的认知，提高文书档案管理工作质量，加快对文书档案管理工作模式和方法的创新，是保证我国文书档案管理工作紧跟时代步伐的重要举措。

一、事业单位文书档案管理现状

（一）管理模式不规范

现代事业单位非常重视管理模式，并通过高级业务管理模式改进其业务开发流程。但是，当涉及事业单位文书档案时，无法在日常任务中进行管理，可能是因为总体上缺少相关的管理模型，对文书档案管理不够重视，文书档案管理的机制不完善以及缺乏管理准则，没有长期雇用管理人员，导致缺乏对管理系统的支持，工作过程中缺乏相关机构以及特定的雇用标准，档案管理人员可能没有遵循相关政策。在工作中，档案管理不仔细，结果导致缺少文档，或文件信息不完整，以及在查询中发现遗漏、混乱。

（二）重视程度不够

长期以来，事业单位一直将经济收益作为一项主要的开发任务，但他们并未意识到提供大量支持的文书档案管理的重要性。许多高管没有完全理解文书档案管理工作，他们认为文书档案管理很简单，管理不需要大量人力和物力的投资，投资者不能迅速产生经济利润。同时，降低文书档案管理成本和提高效率也是许多事业单位的目标。其他相关部门和文书档案管理部门之间的协调也会影响对事业单位对文书档案管理工作的关注。一些领导认为，文书档案管理不是管理系统中的重点，不需要进行特殊关注，由此可见须进行积极的沟通。对于档案部门而言，这是个问题。另外，档案材料的要求还不完全清楚。没有大量的业务支持，档案管理的工作人员就缺乏目标，也无法进行自我调整，很难完全理解文书档案管理的重要性，而管理任务则更加困难。如果不对文书档案管理质量进行标准化，则管理工作很难改进，文书档案管理系统开发不足，利用率低。

（三）檔案管理人员水平较低

由于大部分中学学校并不重视文书档案管理工作，所以在档案管理人才队伍建设上也明显不足，高水平、高素质的档案管理人才严重缺乏，严重影响了学校文书档案管理工作的顺利开展。具体来说，目前很多中学中的档案管理工作基本是由学校的行政人员在进行，也有的是兼职人员在进行，这些人员的专业知识水平并不高，并不能够满足当前文书档案管理工作的需求。同时，中学文书档案管理工作的投入力度较小，相应的专业培训和教育工作也无法有效进行，以至于档案管理人员的专业知识和技能难以有效提升，最终导致学校文书档案工作始终处于效率低的状态。

二、做好文书档案管理工作的实践策略分析

（一）提高对文书档案管理的重视程度

文书档案作为记录事业单位日常经营信息的重要载体，在事业单位未来发展战略制定以及辅助决策方面发挥着非常重要的作用。因此需要领导者从心理层面上提高对文书档案管理的重视程度，才能够自上而下的带动文书档案管理的发展。基于此，需要领导者将文书档案管理工作纳入工作日程中来，保证相关文书档案管理工作内容得到切实有效的实施。与此同时，还应加强对文书档案管理工作开展的考核工作，并将考核结果纳入绩效评价中去，直接与薪资奖金挂钩，从而有效的凸显出文书档案管理工作的重要性，保证相关管理措施能够有效落实，提高文书档案管理工作质量水平。

（二）加强文书档案管理信息化建设

在信息化时代下，针对文书档案管理，需要管理者抓住信息技术带来的发展机遇，有效推动文书档案管理信息化建设。在实际建设过程中，通过引入事业单位级档案管理系统软件，顺利实现纸质化文书档案向数字化文化档案的过渡，有效提升文书档案信息化水平，成功打破以原始纸质资料作为第一文书档案管理内容的局面。在文书档案信息化建设方面，将建设重点放在发展数据库、电子档案与信息技术服务上，促使文书档案管理工作质量水平得到有效提升，充分发挥文书档案管理服务价值。此外，还应从提升文书档案管理人员专业化能力入手，做好文书档案管理人员信息化技术能力培训工作，在实际进行培训过程中，应注重理论与实践相结合，开展有针对性的文书档案管理操作技能培训，从而确保工作人员能够熟练操作各种信息化设备，有效提升工作人员文书档案信息化管理能力，保证文书档案管理工作能够高效完成。

（三）提升文书档案利用率

档案利用是文书档案管理工作存在的意义，同时也是文书档案工作开展的终极目的。只有做好文书档案利用工作，满足档案利用者的实际需求，才能够使得文书档案应用价值得到充分的发挥，这对于推动档案事业实现可持续发展也有着较为积极的影响意义。基于此，需要在实际进行文书档案管理工作过程中，注重提升档案的利用率，通过是结合文书档案日常利用情况，在现有的文书档案信息化管理基础上，针对现有的文书档案检索工具，做好优化改善，促使检索工具的适用性得到有效提升，从而更加方面进行档案利用者进行文书档案资源的利用。与此同时，文书档案管理者还可以开展文书档案资源实际需求调研工作，收集各方意见，了解实际文书档案资源的需求，从而更有利于文书档案工作人员有针对性地提供档案利用服务，从本质上实现文书档案利用效率提升。此外，还应做好文书档案基础业务的管理与完善，针对档案利用价值做好科学合理的评估，充分考虑各种价值因素，更好地推进档案基础业务建设，促使文书档案利用效果得到有效提升。

三、结语

在社会发展以及科技发展过程中，对于文书档案管理工作的要求越来越严格。文书档案管理工作直接关系到档案信息的利用价值，为了做好文书档案管理工作，就要综合实际状况探究现阶段文书档案管理存在的问题，完善管理对策与手段。为了提升文书档案管理质量，需要不断地完善档案管理工作内容，综合实际状况制定科学完善的管理模式，进一步加强文书档案工作的监督管理。通过合理改进，解决各种问题与不足，进而提升文书档案管理工作整体的质量与效果。

参考文献：

[1]刘冬华.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2018（15）.

[2]谭海军.文书档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息，2018（12）.

[3]毛英女.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].传播力研究，2018（18）.